Verwaltung von Inhalten Microsoft Teams: Hyland integriert zentral verwaltete Inhalte

Anbieter zum Thema

Hyland Software Germany GmbH

d.velop AG

Millionen von Mitarbeitern nutzen täglich Microsoft Teams, während zentral verwaltete Geschäftsinhalte häufig in anderen Systemen liegen. Hyland will jetzt diese Lücke mit „Hyland for Microsoft Teams“ schließen, ohne dass Unternehmen zwischen Produktivität und Kontrolle abwägen müssen.

Hyland hat jetzt die Einführung von Hyland for Microsoft Teams bekannt gegeben. Die neue Integration bringt von Hyland verwaltete Inhalte direkt in Teams. Nutzer können zentral verwaltete Inhalte suchen, anzeigen, bearbeiten, teilen und erfassen, ohne ihre zentrale Kollaborationsumgebung verlassen zu müssen. Teams wird dafür mit unterstützten OnBase- und Nuxeo-Repositories verbunden.

Microsoft Teams hat sich für viele zu einem zentralen Ort für Zusammenarbeit, Entscheidungen und tägliche Aufgaben entwickelt. Geschäftskritische Dokumente und Aufzeichnungen verblieben bisher jedoch häufig in separaten Hyland-Repositories. Dadurch entstand eine Lücke zwischen dem Ort, an dem gearbeitet wurde, und dem System, in dem zentral verwaltete Inhalte lagen. Je mehr Arbeit und Inhalte über Teams laufen, desto größer wird das Risiko einer unkontrollierten Verteilung von Inhalten, doppelter Ablage, manueller Erfassungsschritte und Lücken bei der Governance. Fehlt eine integrierte Lösung, umgehen Mitarbeitende unter Umständen etablierte Content-Systeme, um schneller arbeiten zu können. Das schwächt sowohl den Nutzen bestehender Investitionen in Content Management als auch die übergreifende Governance eines Unternehmens.

Megan Caraballo, Director of Industry Solutions Product Management bei Hyland, erklärt: „Da Arbeit zunehmend schneller und flexibler über verschiedene Plattformen hinweg stattfindet, müssen wir sicherstellen, dass zentral verwaltete Inhalte diesen Weg mitgehen, anstatt außen vor zu bleiben. Hyland for Microsoft Teams trägt unserem Anspruch Rechnung, Mitarbeitende direkt in der Kollaborationsumgebung zu unterstützen, die sie täglich nutzen – ohne dass Unternehmen dafür Abstriche bei der Governance machen müssen.“

Hyland for Microsoft Teams trägt unserem Anspruch Rechnung, Mitarbeitende direkt in der Kollaborationsumgebung zu unterstützen, die sie täglich nutzen.

Megan Caraballo, Hyland

Zentral verwaltete Inhalte in der Umgebung von Microsoft Teams

Hyland for Microsoft Teams reduziert den Wechsel zwischen Anwendungen und hilft Unternehmen zugleich dabei, verbindliche Inhalte in unterstützten Hyland-Repositories zu halten, anstatt wichtige Dateien und Aufzeichnungen außerhalb kontrollierter Content-Management-Systeme anzusammeln. Nutzer können Hyland-Inhalte direkt aus Teams-Chats und -Kanälen heraus durchsuchen und Inhalte aus dem Repository finden, ohne die jeweilige Unterhaltung oder Arbeitsumgebung zu verlassen.

Anschließend lassen sich diese Inhalte direkt in Teams anzeigen und verwalten. Nutzer können zentral verwaltete Inhalte öffnen, prüfen und bearbeiten und müssen deutlich seltener zwischen Anwendungen wechseln. Zudem können sie Links zu von Hyland verwalteten Inhalten teilen, sodass mehrere Mitarbeitende gemeinsam an verbindlichen Dokumenten arbeiten können, während Governance und Sicherheitsvorgaben des Repositories bestehen bleiben. Inhalte, die in Teams-Unterhaltungen geteilt werden, können darüber hinaus direkt in Hyland-Repositories importiert werden. So lassen sie sich langfristig verwalten, aufbewahren und gemäß den geltenden Governance-Vorgaben behandeln, anstatt über Chats und Kanäle verteilt zu bleiben.

Integration über die Hyland Content Innovation Cloud

Inhalte können außerdem bestimmten Teams-Unterhaltungen zugeordnet werden, sodass relevante Informationen später leichter wiederzufinden sind. Administratoren konfigurieren die gesamte Integration über die Hyland Content Innovation Cloud und erhalten dort auch das für die Bereitstellung erforderliche Teams-App-Paket.

„Microsoft Teams ist der Ort, an dem unsere Kunden jeden Tag zusammenarbeiten und Entscheidungen treffen. Und die Qualität dieser Entscheidungen hängt von den zugrunde liegenden Inhalten ab“, sagt Jacquelyn Crowhurst, Chief Architect – Americas Enterprise Partner Solution bei Microsoft. „Hyland for Microsoft Teams bringt vertrauenswürdige und zentral verwaltete Unternehmensinhalte direkt in den Arbeitsablauf. So können Unternehmen schneller arbeiten und gleichzeitig die Kontrollmechanismen aufrechterhalten, die sie benötigen.“

Governance ohne Kompromisse mit Microsoft Teams

In regulierten Branchen sind unkontrollierte Inhalte nicht nur umständlich, sondern ein Risiko. Im Bankwesen können beispielsweise Kundenbetreuer, die sich auf ein Gespräch mit einem Geschäftskunden vorbereiten, Kreditsachbearbeiter, die fehlende Antragsunterlagen klären, oder Betrugsanalysten, die einen verdächtigen Scheckvorgang untersuchen, zentral verwaltete OnBase-Inhalte suchen, abrufen und bearbeiten, ohne die Teams-Unterhaltung zu verlassen, in der die Arbeit bereits stattfindet.

In der Versicherungsbranche kann ein Schadenteam Fotos, Kostenvoranschläge und Gutachterberichte, die in einem Schadenkanal geteilt wurden, sammeln und direkt in den entsprechenden Dokumententyp des Schadensfalls importieren. Dadurch wird automatisch der passende Schaden-Workflow ausgelöst, anstatt wichtige Nachweise lediglich im Chatverlauf abzulegen.

Auch HR-Teams profitieren bei der Personalgewinnung: Lebensläufe und Angebotsunterlagen, die in einem Recruiting-Kanal geteilt werden, lassen sich unkompliziert in einen zentral verwalteten HR-Dokumententyp übernehmen, anstatt in einem unkontrollierten Chatverlauf oder auf einem persönlichen Laufwerk zu verbleiben.

Allen diesen Szenarien liegt dasselbe Prinzip zugrunde: Die Kommunikation findet in Teams statt, während Inhalte, Workflows, Compliance und Governance jedoch auf der Hyland-Plattform verbleiben. So können Unternehmen in stark regulierten Branchen ihren Mitarbeitenden die Geschwindigkeit und Flexibilität moderner Zusammenarbeit bieten, ohne dass Compliance-, Rechts- oder IT-Teams dafür zusätzliche Risiken in Kauf nehmen müssen.

Für Unternehmen, die bereits in OnBase oder Nuxeo investiert haben, bietet Hyland for Microsoft Teams die Möglichkeit, die Nutzung dieser Systeme durch Mitarbeitende zu verbessern, bestehende Investitionen zu schützen und eine Grundlage für weitergehende Automatisierung zu schaffen. Gleichzeitig gelten für diese Inhalte weiterhin dieselben Governance-, Sicherheits- und Compliance-Vorgaben, die Unternehmen bereits etabliert haben. Hyland for Microsoft Teams ist ab sofort für bestehende Kunden von Hyland verfügbar, die Microsoft Teams als zentrale Kollaborationsumgebung nutzen.

Neue Partnerschaft

Hyland und Microsoft bringen die Content Innovation Cloud auf Azure