gesponsertEine neue Ära im Dokumentenmanagement Das neue DocuWare: Die Lösung für intelligentes Arbeiten

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DocuWare Europe GmbH

Dokumente enthalten wertvolles Wissen – man muss es nur nutzbar machen. Genau dabei hilft das neue DocuWare: Neue Web- und Mobile-Clients mit integrierter KI verwandeln Dateiinhalte in verwertbare Erkenntnisse, die Prozesse beschleunigen und fundierte Entscheidungen ermöglichen.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) schafft Ordnung, vereinfacht Prozesse und macht Dokumente schnell zugänglich. Doch wenn die Dokumentenmenge wächst, sollte ein DMS mehr leisten, als nur Informationen zu verwalten. Es sollte dabei helfen, sie zu verstehen und gezielt zu nutzen.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) schafft Ordnung, vereinfacht Prozesse und macht Dokumente schnell zugänglich. Doch wenn die Dokumentenmenge wächst, sollte ein DMS mehr leisten, als nur Informationen zu verwalten. Es sollte dabei helfen, sie zu verstehen und gezielt zu nutzen.

Dokumentenmanagement neu gedacht

Die neue DocuWare Generation vereint Innovation und Benutzerfreundlichkeit in einer vollständig integrierten Lösung und setzt neue Maßstäbe für Produktivität, Automatisierung und Sicherheit. Mit intuitiverer Bedienung, nahtlosem Zugriff von allen Endgeräten werden tägliche Arbeitsprozesse nun noch einfacher und effizienter. Dank modernster KI-Technologien arbeiten Teams außerdem schneller und gewinnen tiefere Erkenntnisse aus Dokumenten. 

Wie die Bausteine zusammenspielen

Am Beispiel einer Rechnung lässt sich einfach nachvollziehen, wie die Bausteine des neuen DocuWare ineinandergreifen. Zuerst erfasst DocuWare IDP (Intelligent Document Processing) das Dokument und klassifiziert, indexiert und verarbeitet es automatisch. Die mithilfe von KI extrahierten Dokumentdaten werden dabei mit vorhandenen Stammdaten abgeglichen, um Datensätze korrekt zuzuordnen, Ergebnisse zu prüfen und die Datenqualität und -konsistenz zu verbessern.

Dann stellt sich die Frage, ob alles stimmt. Taucht auf der Rechnung beispielsweise ein unerwarteter Lieferzuschlag auf, kann der User den neuen, integrierten KI-Assistenten DocuWare Aura in natürlicher Sprache direkt fragen: „Ist dieser Lieferzuschlag durch unserem Lieferantenvertrag abgedeckt?“ DocuWare Aura ermittelt und analysiert dazu relevante Vertragsklauseln, um die Abrechnung zu erläutern und die Einhaltung der Vorschriften zu bestätigen, wobei auf den genauen Vertragsabschnitt verwiesen wird. Die anschließende Rechnungsfreigabe erledigt der Verantwortliche bei Bedarf auch unterwegs in der neuen Mobile App.

Anders als ein allgemeiner Chatbot nutzt DocuWare Aura weder frei verfügbare Informationen noch externe Datenquellen. Der KI-Assistent durchsucht ausschließlich die Dokumente in den Archiven des Unternehmens und beachtet dabei stets die bestehenden Zugriffsrechte. Es gilt also, was ohnehin gilt: Wer ein Dokument nicht sehen darf, bekommt daraus auch keine Antwort.

Aus Dokumenten wird Wissen

Das neue DocuWare verändert nicht nur einzelne Funktionen, sondern die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Dokumenten arbeiten. Informationen, die bisher in Ablagen verborgen waren, werden sehr viel einfacher zugänglich, lassen sich gezielt abfragen und direkt in Prozesse integrieren. Für IT-Entscheider rückt damit eine zentrale Frage in den Vordergrund: Welches Wissen steckt in den eigenen Dokumenten – und wie lässt es sich sinnvoll nutzen?

Entdecken auch Sie die nächste Entwicklungsstufe des Dokumentenmanagements. Unser Infosheet zeigt Ihnen, wie ein KI-basiertes DMS manuelle Tätigkeiten reduziert, die Informationssuche beschleunigt und Freiräume für die Aufgaben schafft, die wirklich zählen. Jetzt kostenfrei herunterladen!