Praxisbeispiel Projektmanagement: Papierlos durch den Entwicklungsprozess

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CADFEM Germany GmbH

d.velop AG

Kendox AG

Der Werkstoffhersteller Vacuumschmelze hat seinen Entwicklungsprozess vollständig digital abgebildet. Technische Auftragsklärung, Risikobewertungen, Aufgaben und Freigaben laufen in einem Projektmanagement-System zusammen. So bleiben Zuständigkeiten, Termine und Dokumentversionen über den gesamten Projektverlauf nachvollziehbar.

Mehr als drei Viertel des Portfolios der Vacuumschmelze sind kundenspezifische Entwicklungen. Vertrieb und Entwicklung sind daher eng in Kundenprojekte eingebunden. Um diese Vorhaben zu steuern, hat das Unternehmen seinen Entwicklungsprozess in ein Projektmanagement-System übertragen. Nach einer Testphase ab 2017 ging die Lösung 2019 in den Regelbetrieb.

Dabei wurde nicht der bestehende Ablauf an die Software angepasst, sondern der interne Entwicklungsprozess im System nachgebildet. Heute werden dort interne Projekte ebenso wie Kundenprojekte geführt. Risikobewertungen entstehen direkt im Projekt, Freigaben erfolgen elektronisch, Daten aus SAP werden importiert und auch Arbeitszeiten zurückgemeldet.

Projektmanagement: Klare Abläufe und Freigaben

Kundenprojekte folgen einem Prozessmodell mit festgelegten Abgaben und Freigaben. Ein Hauptprojekt gibt die Grundstruktur vor, zusätzliche Teilprojekte schaffen Spielraum für unterschiedliche Anforderungen. Sie lassen sich separat planen. An den Übergängen zwischen den Projektphasen stehen definierte Freigaben. Dadurch ist der jeweilige Status für die Beteiligten im System klar erkennbar.Ein Beispiel ist die technische Auftragsklärung, kurz TAKL. Dabei werden Herstellbarkeit und Risiken eines Auftrags geprüft. Früher erfolgte diese Prüfung auf einem handschriftlich ausgefüllten Formular. Das erschwerte die Nachverfolgung: Zuständigkeiten waren nicht immer eindeutig, Aufgaben ließen sich nur begrenzt kontrollieren und der Stand im Prozess war nicht abfragbar.

Heute wird die TAKL direkt im jeweiligen Projekt angelegt. Zu den einzelnen Fragen werden Antworten und Risiken erfasst; kritische Angaben lassen sich hervorheben. Verantwortliche und Termine sind hinterlegt, der Abschluss wird mit Datum dokumentiert. Aufgaben und Teilaufgaben erscheinen in einer persönlichen Übersicht. Damit sind offene Punkte und Fristen ohne separate Rückfragen sichtbar.

Varianten und Versionen im Blick

Für verschiedene Einsatzbereiche nutzt das Unternehmen Varianten eines gemeinsamen Fragenkatalogs. Fragenart, Reihenfolge, Themenblock und Variante lassen sich zentral steuern. So können etwa Anforderungen aus Automobilindustrie und Industriegeschäft unterschiedlich abgebildet werden, ohne separate Formulare aufzubauen.Auch Dokumente und Versionen werden direkt dem Vorgang zugeordnet. Unterlagen lassen sich in einer eigenen Kategorie ablegen und sind damit außerhalb des Formulars auffindbar. Wird eine Überarbeitung nötig, erzeugt das System eine neue Version und übernimmt definierte Daten. Die vorherige Fassung bleibt archiviert und einsehbar, kann aber nicht mehr verändert werden.

Projektmanagement: Weitere Prozesse sollen folgen

Damit ersetzt die digitale Abbildung nicht nur Papierformulare. Sie verknüpft Aufgaben, Zuständigkeiten, Termine, Freigaben und Dokumente in Planta Project mit dem jeweiligen Prozessschritt. Änderungen am Fragenkatalog können zentral vorgenommen werden, während unterschiedliche Varianten erhalten bleiben. Elektronische Bestätigungen dokumentieren Abgaben und Teilnahmen.Weitere Prozessschritte beim Projektmanagement sollen folgen. Geplant sind zusätzliche Formulare zur Bewertung von Projekten und Produkt-Checklisten. Auch die Musterabwicklung soll digital erfasst werden, einschließlich Musterdurchlaufbericht und Messprotokollen.