gesponsertUmfrage zu Druck- und Outputprozessen Eigenbetrieb zwischen IT-Sicherheit und Kostendruck

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SPS Germany GmbH

Physische Kundenkommunikation bleibt, doch der Eigenbetrieb wird aufwendiger: IT-Sicherheit, Compliance, Fachkräftemangel und Kosten erhöhen die Anforderungen. Eine Umfrage zeigt, wie Unternehmen reagieren – und warum Outsourcing relevanter wird.

Verträge, Rechnungen, Policen und viele weitere geschäftskritische Dokumente werden auch heute noch in der Mehrheit der Unternehmen physisch erstellt und versendet. Was beim Empfänger als einfacher Brief ankommt, erfordert im Hintergrund komplexe Prozesse: Dokumente müssen korrekt erzeugt, vertrauliche Daten geschützt, Sendungen fristgerecht produziert und zuverlässig zugestellt werden. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an IT-Sicherheit, Datenschutz und Compliance. Für Unternehmen mit eigenen Druck- und Versandprozessen stellt sich damit die Frage, wie sie die wachsenden Anforderungen an Technik, Sicherheit und Personal bewältigen können.

Wie groß der Handlungsbedarf ist, zeigt eine YouGov-Befragung im Auftrag von SPS. Acht von zehn Unternehmen nutzen weiterhin physische Kundenkommunikation. Doch die Anforderungen an Druck- und Versandprozesse wachsen.

IT-Sicherheit und Datenschutz verlangen Investitionen

61 Prozent der Befragten betrachten IT-Sicherheit und Datenschutz als Herausforderung für ihre Druck- und Outputprozesse. 50 Prozent nennen wachsende Compliance-Anforderungen. Hinzu kommen hohe Betriebskosten (48 Prozent), steigende Portokosten (47 Prozent) und fehlende Fachkräfte (46 Prozent).

Insbesondere die Verarbeitung sensibler Kunden- und Geschäftsdaten verlangt hohe Sicherheitsstandards. Das betrifft den Schutz vor unberechtigten Zugriffen ebenso wie die sichere Übertragung und Verarbeitung von Dokumentendaten sowie die Verfügbarkeit der Systeme. Hinzu kommen branchenspezifische regulatorische Vorgaben, etwa im Finanz- und Versicherungswesen oder im Gesundheitssektor.

Mittelgroße Unternehmen mit 50 bis 999 Mitarbeitenden sehen sich hier stärker gefordert als Großunternehmen. 65 Prozent nennen IT-Sicherheit und Datenschutz als Herausforderung, 60 Prozent die Ausfallsicherheit ihrer Prozesse. Die Befragten erwarten zudem, dass IT-Sicherheit, Datenschutz und die Integration von KI-Systemen künftig weiter an Bedeutung gewinnen.

Eigenbetrieb bindet dauerhaft Ressourcen

Wer Druck- und Versandprozesse selbst betreibt, muss dauerhaft in Technik, Wartung, Sicherheitsmaßnahmen und qualifiziertes Personal investieren. Gleichzeitig gilt es, steigende Porto- und Versandkosten aufzufangen.

Viele Unternehmen reagieren bereits: 48 Prozent bauen ihre digitale Kundenkommunikation aus, 45 Prozent optimieren bestehende Abläufe und 43 Prozent reduzieren die Zahl physischer Sendungen. Doch auch bei sinkenden Versandmengen müssen die verbleibenden Prozesse sicher und zuverlässig funktionieren.

Hier bietet Outsourcing eine wirtschaftlich interessante Alternative. Spezialisierte Dienstleister verfügen über Infrastruktur, Technologie und Fachwissen, die Unternehmen andernfalls selbst bereitstellen müssten. Jeweils 40 Prozent der Befragten sehen Kostenreduktion und höhere Effizienz als Vorteile des Outsourcings, 38 Prozent erwarten mehr Flexibilität.

Outsourcing erfordert Vertrauen und Sicherheit

Noch wickeln 59 Prozent der befragten Unternehmen ihre physische Kundenkommunikation vollständig intern ab. Doch selbst unter diesen ist die Offenheit für externe Lösungen groß: Bei IT-Dienstleistern können sich 98 Prozent eine zumindest teilweise Auslagerung vorstellen, im Handel und in der Logistik sind es 74 Prozent.

Allerdings stellt die Übergabe geschäftskritischer Prozesse hohe Anforderungen an den Partner. 48 Prozent nennen Datenschutzbedenken als Hindernis, 43 Prozent befürchten Anbieterabhängigkeit und 37 Prozent einen Kontrollverlust. Umso wichtiger sind transparente Abläufe, klar geregelte Verantwortlichkeiten und überprüfbare Sicherheitsstandards.

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt die Versicherungskammer Bayern. Nach der Schließung ihres Münchner Druckstandorts entschied sich der Versicherer für SPS. Gefragt waren flexible Produktionskapazitäten, stabile Prozesse und Kenntnisse der BaFin- und VAG-Anforderungen. Zudem galt es, historisch gewachsene und komplexe Abläufe zu übernehmen.

SPS setzt beim Transaktionsdruck unter anderem auf ISO 27001 und PCI DSS sowie auf ein Mehrstandort- und Blue-Print-Konzept zur Absicherung der Produktion. Über eine Omnichannel-Lösung lassen sich physische und digitale Kommunikationswege zentral steuern; Datenspeicherung und Datenhandling erfolgen ausschließlich auf Servern in Deutschland.

Eigenbetrieb auf den Prüfstand stellen

Die Befragten rechnen damit, dass vor allem IT-Sicherheit, Datenschutz und die Integration neuer Technologien in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen. Gleichzeitig bleibt physische Kommunikation für viele Unternehmen notwendig. Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche Prozesse sich langfristig wirtschaftlich, sicher und mit dem vorhandenen Know-how intern betreiben lassen – und wo externe Partner sinnvoll ergänzen können.

Wie Unternehmen ihre Druck- und Outputprozesse heute organisieren, welche Herausforderungen sie sehen und welche Rolle Outsourcing künftig spielt, zeigt das Whitepaper „Druck- und Output-Lösungen in Unternehmen: Status quo & Zukunft“. Die YouGov-Umfrage im Auftrag von SPS enthält die detaillierten Ergebnisse und ordnet Handlungsoptionen für Unternehmen ein.