Automatisierung Rechnungsmanagement: Warum die E-Mail nicht ausreicht

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Obwohl über 90 Prozent der deutschen Unternehmen bereits eine digitale Strategie besitzen, tun sich viele noch schwer mit der Umsetzung. Vor allem beim Rechnungsmanagement besteht dringender Modernisierungsbedarf. Kunden fordern heute flexible Zahlungsmöglichkeiten und einen einfachen Zugang zum Kundenservice.

Der schwedische Anbieter Billogram bietet einen innovativen Ansatz für das Rechnungsmanagement. Hierbei wird nicht nur der gesamte Rechnungsstellungsprozess automatisiert, sondern werden auch KI-Analysen genutzt, um das Zahlungsverhalten der Kunden zu verstehen und das Risiko von Zahlungsausfällen und Bearbeitungsfehlern zu minimieren. Cloud-basierte Systeme ermöglichen sowohl eine flexible Skalierbarkeit als auch eine effiziente IT-Nutzung.

Dass die Digitalisierung in Deutschland nur langsam vorankommt, ist kein neues Thema. Fast 50 Prozent der deutschen Unternehmen stimmen dem zu. Die digitale Transformation ist sowohl aus internen Effizienzgründen als auch aufgrund neuer Kundenerwartungen notwendig. Auch wenn das nach viel Arbeit klingt, erfüllen einige Initiativen beide Aufgaben individuell. Ein Bereich, der besonders im Rückstand ist, ist das Rechnungsmanagement. 

Obwohl fast 40 Prozent der Unternehmen ihre Rechnungen bereits als PDF-Dateien per E-Mail versenden , „ist das Potenzial noch nicht ausgeschöpft. Auch wenn Rechnungen per E-Mail verschickt werden, müssen sowohl die Unternehmen als auch ihre Kunden den Bezahlungsprozess noch immer manuell durchführen“, erklärt Jonas Suijkerbuijk, Gründer und CEO von Billogram.

Mit Rechnungsmanagement den Zahlungsverkehr orchestrieren

Vor allem im Energie-, Versicherungs- und Telekommunikationssektor kann dies zu einem Problem werden: von verspäteten Rechnungen und Zahlungseingängen bis hin zur Kundenabwanderung. An dieser Stelle kommt die Billogram-Plattform ins Spiel. Sie orchestriert die Rechnungsstellung und den Zahlungsverkehr. Das Besondere an ihrer Anwendung? 

„Während viele andere Unternehmen nur digitale Rechnungen anbieten und ihr Geld mit Gebühren aus dem Mahnwesen verdienen, bietet Billogram eine umfassende Automatisierung des gesamten Prozesses, von der Erstellung der Rechnungen bis zur Koordination der Zahlungseingänge. Darüber hinaus trägt Billogram durch Kommunikationsmöglichkeiten mit den Kunden zu einem pünktlichen Zahlungseingang bei. Das ist einer der Bereiche, in denen wir uns von anderen Anbietern abheben“, erklärt der CEO des schwedischen Unternehmens.

Digitales Rechnungsmanagement verhindert die Kundenabwanderung

Über 60 Prozent der deutschen Versicherungsunternehmen spüren bereits den Druck von Vorreitern moderner Technologien. Dieser Wettbewerbsdruck beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Versicherungsbranche: Auch in den Telekommunikations- und Energiesektoren verlangen die Kunden zunehmend ein verbessertes digitales Erlebnis. Um dieses zu erhalten, vergleichen und wechseln sie oft online den Anbieter.

„Es handelt sich um stille Branchen, in denen Dienstleistungen wie die Rechnungsstellung oft übersehen werden. Da die Kunden in diesen Branchen nur selten mit dem Anbieter interagieren, ist die Rechnung der einzige regelmäßige Kontaktpunkt. Das ist eine verpasste Chance, wenn sie nur als Kostenfaktor wahrgenommen wird, anstatt dem Kunden einen Mehrwert zu bieten. Wenn wir sicherstellen, dass die Rechnung reibungslos und fehlerfrei funktioniert, beugen wir auch der Kundenabwanderung vor“, sagt Suijkerbuijk.

„Wir beobachten seit einigen Jahren einen Anstieg der Wechselraten auf Verbraucherseiten. Neue Standards erhöhen die Erwartungen der Kunden an ein nahtloses und integriertes Erlebnis bei allen Interaktionen mit Dienstleistern“. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, nutzt Billogram die Rechnung zunehmend als neues Kommunikationsmittel zwischen Unternehmen und Kunden. Bevor jedoch neue Funktionen wie ein direkter Zugang zum Kundendienst oder eine proaktive Kommunikation hinzugefügt werden können, muss das Rechnungserlebnis nahtlos sein.

Es sollte einfach sein, die Rechnung im bevorzugten Format zu erhalten und klar zu verstehen, wofür man bezahlt, wann sie fällig ist und ob sie bezahlt wurde. Sobald diese grundlegenden Anforderungen erfüllt sind und reibungslos funktionieren, kann ein zusätzlicher Nutzen geschaffen werden, beispielsweise durch den Zugang zum Kundendienst über die Rechnung oder durch Erläuterungen zu Kosten und zusätzlichen Dienstleistungen. Dies könnte einen neuen Marketingkanal eröffnen. „Die angepassten Zahlungs- und Kommunikationsmöglichkeiten sorgen für eine langfristige Kundenbindung“, ist der CEO überzeugt.

Skalierbarkeit erfordert Anpassung der Zahlungslösung

Der Umsatz in der Telekommunikationsbranche ist in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Ende 2023 betrug er rund 59,9 Milliarden Euro. Eine Steigerung von 1,2 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Im Energiesektor bietet der Ausbau der erneuerbaren Energien Wachstumschancen. Allerdings kann das Wachstum aufgrund mangelnder Skalierbarkeit zum Problem werden. „Rechnungsmanagementsysteme, die an die aktuelle Situation angepasst sind, können nicht mitwachsen. Wenn größere Transaktionsvolumina umgesetzt werden müssen, stößt das System an seine Grenzen und wird ineffizient“, erklärt Suijkerbuijk.

Billogram nutzt für sein Rechnungsmanagement KI-gestützte Analysen. Damit ist es nicht nur möglich, große Datenmengen zu analysieren und Muster zu erkennen, sondern auch das Zahlungsverhalten der Kunden zu verstehen und Risiken finanzieller Unsicherheit durch Zahlungsausfälle oder Bearbeitungsfehler frühzeitig zu reduzieren. „Diese Daten bieten einen echten Mehrwert für Unternehmen. Das Zahlungsverhalten der Kunden wird ausgewertet. Daraus lassen sich gezielte Maßnahmen entwickeln, um mehr Zahlungseingänge pünktlich zu erreichen“, erläutert der Geschäftsführer sein Konzept. Durch die zusätzliche Nutzung von Cloud-basierten Systemen können die IT-Kapazitäten je nach Bedarf an die Rechenleistung angepasst werden, ohne dass zusätzliche Hardware oder IT-Ressourcen benötigt werden.

Rechnungsmanagement: Nahtlose Integration für die Verarbeitung

Der Übergang von manuell erstellten zu automatisierten Rechnungen kann eine Herausforderung sein. Dessen ist sich der Geschäftsführer durchaus bewusst: „Viele Unternehmen nutzen mehrere unterschiedliche Systeme und Partner für verschiedene Teile des Invoice-to-Cash-Prozesses, sei es für den Rechnungsversand, die Zahlungsabwicklung oder das Mahnwesen. Diese fragmentierten Systeme führen oft zu Verzögerungen und erhöhen die Fehleranfälligkeit. Billogram führt diese Prozesse in einer zentralisierten und automatisierten Lösung zusammen, die den gesamten Prozess effizienter und weniger fehleranfällig macht.“

Genau hier kommt die API-Integration ins Spiel: Über standardisierte Schnittstellen können verschiedene Softwaresysteme miteinander interagieren. So ruft beispielsweise ein Programm für das Rechnungsmanagement automatisch Daten aus verschiedenen Softwaresystemen und Kundendatenbanken ab. Rechnungen werden erstellt und Zahlungseingänge ohne manuelle Eingriffe verarbeitet. Damit werden Prozesse nicht nur automatisiert, sondern auch zentralisiert. Billogram verfügt über eine PSP-Lizenz (Payment Service Provider Lizenz).

Neben einer verbesserten Sicherheit und Compliance bedeutet diese Lizenz auch, dass das schwedische Unternehmen Zahlungen abwickeln kann, ohne auf Drittanbieter angewiesen zu sein. Auch bei der Expansion in andere EU-Länder funktioniert das System reibungslos und ermöglicht den Zugang zur SEPA-Infrastruktur. „Modernes Rechnungsmanagement bietet deutschen Unternehmen die Möglichkeit, digital vernetzt zu bleiben, Kundenabwanderung zu verhindern und eine unkomplizierte Zahlungsabwicklung zu etablieren“, so das Fazit von Jonas Suijkerbuijk.

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