Digitaler Rechnungseingang: 7 Schritte zu einem optimierten Belegaustausch

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Wie kann man den Belegaustausch digital optimieren? Gastautor Tim Roßky gibt Empfehlungen, wie KMU die Prozesse im Rechnungseingang optimieren können.

Praxisorientierte Ideen, Strategien und (schnell) anwendbare Tipps, mit denen KMU je nach individueller Bedarfslage in Sachen Rechnungseingang, also Belegeingang und -ausgang, ein optimales Ergebnis erzielen können. Hört sich das gut für Sie an? Wir meinen ja und fragen weiter: Wenn nicht jetzt, wann dann? Denn im Homeoffice hat vieles sehr gut funktioniert, gerade in der Kommunikation. Wo es aber teils immer noch hakt, das sind die komplizierten Geschäfts- und Verwaltungsprozesse. Etwa bei der Beschaffung, in der Produktion – oder eben beim digitalisierten Rechnungseingang sowie Dokumenten- und Belegmanagement.

Buchhaltungs-, Prozess- oder IT-Verantwortliche kennen folgende Ausgangslage, die sie vor große Herausforderungen stellt:

• dezentraler Belegeingang,

• Medienbrüche,

• unübersichtliche interne Dokumentenwege,

• „babylonische“ Formatverwirrung,

• ineffiziente Freigabeprozesse,

• laufend mäandernde gesetzliche Verpflichtungen oder

• inneffektiver Ressourceneinsatz.

Doch wie können die Verantwortlichen diese tagtäglichen Probleme lösen – im Büro wie im Homeoffice? Denn in vielen Unternehmen haben sich spätestens im Homeoffice in den letzten Monaten Arbeitsabläufe herausgebildet, die weder sinnvoll noch sicher oder gar „compliant“ sind.

Zentrale Herausforderungen beim Rechnungseingang

Selten kommen Rechnungen und andere Belege über nur einen Kanal im Unternehmen an – und ebenso selten verlassen sie es über eine Quelle, den immer gleichen Weg und nach einem strukturierten Freigabeprozess. Spätestens in Homeoffice-Zeiten sind es vor allem die Themen Erfassung, Weitergabe und auch Ablage der Dokumente, die ins Stolpern bringen.

1. Dokumenteneingang: Von dezentral zu zentral

In den meisten KMU werden Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen von mehreren Mitarbeitenden empfangen. In der Dokumentenflut geht der Überblick über Zuständigkeiten und den Stand der Dinge nur allzu schnell verloren. Von der viel beschworenen vollautomatisierten „digitalen Supply Chain“ sind die meisten KMU weit entfernt. Und das nicht ganz zu Unrecht! Denn angesichts begrenzter Finanzkraft geht es zunächst einmal schlicht darum, Engstellen und Blockaden in bestehenden Prozessabläufen zu eliminieren – statt auf die digitale Komplettlösung zu setzen. 

Die einfachste Lösung also zunächst: Streamlinen. Das bedeutet, dass dafür gesorgt werden muss, dass es ein zentrales E-Mail-Postfach für all Ihre Eingangsrechnungen gibt. Nur so erlangen Sie den Überblick über eingehende Dokumente. Alle Mitarbeitenden müssen darüberhinaus dazu angehalten sein, eingehende (Rechnungs-)Belege an dieses Postfach weiterzuleiten. Zusätzlich kann eine Automatisierung helfen. E-Mails mit eindeutigen Schlüsselbegriffen wie „Invoice“ oder „Rechnung“ laufen dann ohne menschliches Eingreifen über den zentralen Rechnungseingang ein.

2. Schluss mit Papier beim Rechnungseingang

Zehn Jahre schon bringt es keinen umsatzsteuerlichen Vorteil mehr, wenn Belege in Papierform ausgetauscht werden. Trotzdem sind analoge Schreiben oder auch solche per Fax keinesfalls ausgestorben, während eine beachtliche Anzahl an Unternehmen bereits nur noch digitale Rechnungen versendet. Das Ergebnis ist ein erheblicher Koordinationsaufwand. Die einzige Lösung: KMU müssen den Eingang analoger Dokumente weiter stark reduzieren.

Bewährt hat sich, so zeigt die Erfahrung der Experten, ein Anreizsystem: Dabei kann dem Versender analoger Dokumente beispielsweise versprochen werden, dass digitale Belege schneller verarbeitet und Rechnungen schneller bezahlt werden. Die letzten wenigen Rechnungen der Unbelehrbaren, die noch immer in Papierform eintreffen, lassen sich ähnlich wie per E-Mail immerhin zentralisieren – einer Rechnungseingangs-Postadresse sei Dank.

3. Belege beim Rechnungseingang in einem Format

Die Frage ist nicht nur, was auf Papier oder digital ankommt. Auch trudeln Belege gerne in unterschiedlichsten Formaten im Unternehmen ein oder verlassen es gar in immer wieder neuen Ausführungen. Es bedeutet viel Aufwand, die Informationen im Nachgang wieder formgerecht zu erfassen. Was aber wiederum die Voraussetzung für weitere Schritte im professionellen Kreditorenprozess ist. Sollte Ihr KMU in solchen Fällen immer noch auf händisches Abtippen setzen, ist Ihnen sicher bekannt, wie unwirtschaftlich und fehleranfällig das ist.

Glücklicherweise gibt es KI-gestützte OCR-Technologie! Was für manche Entscheider noch abstrakt und futuristisch klingt, bietet in vielen Bereichen erhebliche Erleichterung und Qualitätssteigerung. So auch beim Rechnungseingang. Dank OCR-Technologie, also „Optical Character Recognition“, zu Deutsch „Texterkennung“, können Dokumente inhaltlich erfasst und in das gewünschte System überführt werden. Durch maschinelles Lernen wird dieser Vorgang von Dokument zu Dokument besser, genauer und schneller.

4. Vom Schreibtisch direkt in die Buchhaltung

Komplexe und lange Dokumentenwege sind in fast jedem KMU ein Problem. Und gerade die Weiterleitungs- und Einlieferungsprozesse von Dokumenten im Kreditorenprozess sind oft unübersichtlich und unnötig lang. Was nicht zuletzt daran liegt, dass Abteilung für Abteilung oder sogar Mitarbeiter ihr eigenes Süppchen kochen. Das Ziel also: Ein einheitlicher Prozess, der auch für Mitarbeitende mit durchschnittlicher Kompetenz im Bereich der digitalen Datenverarbeitung leicht umsetzbar ist!

Hier empfehlen Experten die Anwendung von Scan-Apps. Sie ermöglichen es Mitarbeitenden unter Einhaltung der geltenden GoBD-Vorschriften zur Digitalisierung von analog empfangenen Belegen persönlich übermittelte Rechnungen in Papierform direkt zu digitalisieren – und dem eingerichteten zentralen Mail-Postfach zukommen zu lassen.

5. Rechnungseingang: Effiziente Freigabeprozesse

Spätestens bei der nächsten Betriebs- oder Steuerprüfung zeigt sich, wie viel Geld ineffiziente Freigabeprozesse kosten. Die Zeiten des Homeoffice haben es nicht gerade leichter gemacht, den Überblick über (nicht) erfolgte Rechnungsabgleiche oder die (nicht) digitalisierte Dokumentenfreigabe zu behalten. Fehlen dann auch noch Regeln für den Fall von Krankheit von entsprechenden Mitarbeitenden, sind Vertretungen nicht ausreichend informiert oder Deadlines nicht verbindlich gesetzt, bleibt Wichtiges liegen.

In der Folge können zu Beispiel Skonti nicht genutzt werden. Was hilft, ist nur ein nachvollziehbares und vor allem dokumentiertes Freigabesystem. Für einen effizienten Ablauf sollte das Freigabesystem in Unternehmensstrukturen integriert werden. Häufig bietet sich an, es ins unternehmensinterne ERP-System zu implementieren.

6. Gesetzeskonforme Verarbeitung der Belege – auch remote

Datenschutz im Homeoffice – zwar eine Notwendigkeit, aber auch ein Drahtseilakt. Datenschützer warnen dringend davor, die oft genutzten Teamchat- oder E-Mail-Lösungen nicht mit der DSGVO-konformen Archivierung und Protokollierung im Sinne der GoBD-Vorschriften zu verwechseln. Ehrlicherweise ist die Rechtssicherheit beim digitalisierten Dokumenten- und Belegmanagement für Laien aber natürlich schlicht schwer einzuschätzen. Worauf also ist hier zu achten?

Zum einen: Für einen wahlweise ins eigene ERP-System eingegliederten Freigabeprozess, der klar definiert ist und rechtskonform abläuft, sind unter Umständen hohe Investitionen in ERP-Systemerweiterungen, Lizenzen oder Beratung erforderlich. Günstiger ist es, die Freigabeprozesse außerhalb des ERP-Systems laufen zu lassen. Doch das ist nicht immer effizient. KMU sollten sich also von erfahrenen Dienstleistern wie XimantiX beraten lassen, um jene rechtskonforme Prozesse im Dokumentenmanagement ausfindig zu machen, die genau die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen und optimal mit Ihren individuellen ERP-/Finanzbuchhaltungs-Systeme integriert.

7. Vorhandene Ressourcen richtig einsetzen

Sie merken: Geld- und Zeitverschwendung durch nicht optimierte Kreditorenprozesse – das ist schnell passiert. Daher müssen schlussendlich immer Experten ran, die nicht nur das Wissen, sondern auch den nötigen „Blick von außen“ einnehmen können, um im KMU bei der individuellen Konzeption und Planung des Rechnungs- und Belegeingangs richtig anzusetzen. In der Folge können nicht nur die weiteren betriebsinternen Verarbeitungsprozesse effizienter gestaltet werden, auch weitere Digitalisierungsmaßnahmen bauen so auf einer stabilen Basis auf.

Entsprechende Experten finden sich im Bereich der ERP-Lösung des Unternehmens oder bei spezialisierten Digitalisierungs- und Prozessberatungsfirmen. Eine besonders ziel- und effizienzorientierte Beratung mit Blick auf die individuelle Bedarfslage der KMU bieten spezialisierte eBeleg-Serviceprovider. Dann werfen Sie doch auch einen Blick. (sg)

Lesen Sie auch: Rechnungsversand: 5 Schritte zur Digitalisierung beim Mittelstand

Über den Autor: Tim Roßky ist seit Juli 2021 Geschäftsführer der Ximantix Software GmbH mit Sitz in München. Zuvor arbeitete der erfahrene Manager bereits an zahlreichen Stationen und erfolgreichen Engagements in der Belegdigitalisierungsbranche unter anderem in multikulturellen Umgebungen. Weitere Tipps zum Rechnungseingang finden Sie in dem Optimierungs-Leitfaden „Belege digital(isiert) empfangen und verarbeiten!“ der Ximantix.