Digitaler Workflow Digitales Vertragsmanagement: So gelingt es smart und effizient

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Unternehmen schließen Verträge zum Großteil mit externen Partnern ab. Dennoch beziehen Betriebe ihre Kunden, Lieferanten oder auch Rechtsvertretungen häufig nicht oder nicht vollständig in ihre digitalen Workflows mit ein. Manueller Aufwand und Medienbrüche sind oftmals die Folgen. Digitales Vertragsmanagement vermeidet diese Probleme und bietet wichtige Vorteile.

Viele Tätigkeiten im Abstimmungs- und Zeichnungsprozess bei Verträgen laufen immer noch manuell ab: Beispielsweise der unsichere Datenaustausch via E-Mail, der mehrmalige Vergleich von Dokumentenversionen oder das händische Signieren. Um Medienbrüche zu vermeiden, stellt sich daher nicht die Frage, ob externe Akteure in die Workflows eingebunden sind, sondern wie. Für reibungslose und sichere Abläufe müssen Unternehmen ihr Vertragsmanagement inklusive der damit verbundenen Geschäftsprozesse durchdacht und durchgängig digitalisieren – und alle Beteiligten miteinbeziehen.

Eine smarte Vertragsmanagement-Lösung unterstützt Unternehmen, die Geschäftsprozesse rund um ihre Verträge effizient und transparent gestalten wollen und müssen. Die direkte Einbindung der Partner führt nicht nur zu einer erheblichen Zeitersparnis, sondern reduziert auch Risiken, die durch den unsicheren Austausch sensibler Daten oder durch das händische Eingeben von Text sowie beim Abgleich von Dokumentenversionen entstehen. Gleichzeitig behalten Unternehmen stets den Überblick, denn dank automatisierter Prozesse können sie sämtliche Tätigkeiten steuern und dokumentieren.

Digitale Zusammenarbeit an einem Ort

Der Grundgedanke der Digitalisierung ist es, einen „Single Point of Truth“ (SPOT) zu schaffen, um Redundanzen und damit unterschiedliche Informationsstände zu vermeiden. Sind vertragsrelevante Daten bereits an einem SPOT digitalisiert, gilt es, die externen Personen in das bestehende System miteinzubeziehen. Hierfür bietet sich ein eigener Datenraum innerhalb der Solution an, der zum Austausch von Informationen mit externen Akteuren dient. Die Verantwortlichen verschieben dazu die zu teilenden Unterlagen in jenen Bereich. Das bedeutet, die Daten verlassen, anders als beim E-Mail-Versand, zu keinem Zeitpunkt die digitale Umgebung. Dabei bleibt eine Verknüpfung zum Dokument in der ursprünglichen Vertragsakte bestehen, um den Überblick über die Informationen und die gewohnte Ablagestruktur zu bewahren.

Smartes Berechtigungskonzept für sicheres digitales Vertragsmanagement

Damit nur Befugte auf den externen Bereich zugreifen, braucht es ein smartes Konzept mit sicheren Zugriffs-Mechanismen, darunter einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Je nach erteilter Berechtigung können die Personen nach erfolgreicher Anmeldung unterschiedliche Aktionen in jenem Datenraum durchführen. Angefangen beim Lesen, Kommentieren und Bearbeiten von Dokumenten, bis hin zum digitalen Signieren von Verträgen. 

Durch die Versionierung und die Historisierung lassen sich Änderungen selbst bei großen Vertragswerken rasch und lückenlos identifizieren. Mittels elektronischer Workflow-Unterschriften können die Verantwortlichen belegen, dass alle Beteiligten das betroffene Dokument auch tatsächlich gesehen und freigegeben haben. Gleichzeitig ist es Externen möglich, selbst erforderliche Unterlagen wie Zertifikate sicher bereitzustellen.

Integrierte digitale Signaturen

Die Integration einer fortgeschrittenen sowie qualifizierten elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung ermöglicht den sicheren und schnellen Vertragsabschluss auf Knopfdruck. Mit individuell definierbaren Workflows (entweder vorgefertigt oder ad hoc) nimmt der Vertragspartner direkt am Zeichnungsprozess teil. Der Status quo ist dabei jederzeit nachvollziehbar. Persönliche Aufgabenlisten und Erinnerungen via E-Mail-Benachrichtigung und Push-Notification vereinfachen zusätzlich den Überblick über alle durchzuführenden Tätigkeiten.

Diese nahtlose Einbindung der Partner verschafft Unternehmen enorme Arbeitserleichterungen. Ist ein Betrieb beispielsweise vom Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) betroffen und muss mehrere Tausend Lieferanten auf einmal informieren oder um Zeichnung bitten, geschieht dies dank digitaler Prozesse automatisiert.

Digitales Vertragsmanagement: Ein Fazit

Für einen unkomplizierten, medienbruchfreien und sicheren Austausch mit Kunden, Lieferanten und Rechtsvertretungen müssen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse smart digitalisieren. Mit einem in das Vertragsmanagement eingebundenen externen Bereich sparen Unternehmen wertvolle Zeit, minimieren ihr Risiko und maximieren die Transparenz.

Umsichtig statt umständlich

Digitales Vertragsmanagement: Die Geheimwaffe im Recruiting?