Dokumentenverarbeitung DocuWare bringt neue Lösung für Intelligent Document Processing

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DocuWare hat eine KI-basierte Lösung für Intelligent Document Processing (IDP) angekündigt, die die Extraktion, Interpretation und Klassifizierung von Daten aus komplexen Dokumenten ermöglicht. Das Produkt ist nicht nur in Verbindung mit DocuWare Cloud und On-Premises einsetzbar, sondern auch als eigenständiges Produkt.

Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz automatisiert DocuWare IDP die Vorverarbeitung wie das Aufteilen und Zuschneiden von Dokumenten, die Dokumentenklassifizierung sowie die Extraktion von Daten aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten, beispielsweise Rechnungen, Bestellungen, Ausweisen und Verträgen. Die Lösung IDP hebt die digitale Dokumentenverarbeitung damit auf die nächste Stufe und optimiert das Informationsmanagement über die DocuWare Plattform weiter. 

Mit seiner fortschrittlichen optischen Zeichenerkennung (OCR) extrahiert DocuWare IDP präzise Daten aus Scans von zerknitterten oder fleckigen beziehungsweise handschriftlichen Dokumenten (HTR). Die Lösung unterstützt Unternehmen, die Produktivität ihrer Mitarbeitenden zu steigern, indem es manuelle Eingriffe reduziert und die Betriebskosten senkt. Hohe Automatisierungsraten, automatische Klassifizierung und vortrainierte KI-Modelle für spezifische Anwendungsfälle tragen somit dazu bei, den Zeitaufwand bei dokumentengesteuerten Prozessen deutlich zu verkürzen.

Besonders Unternehmen, die ein hohes Dokumentenaufkommen haben, bringt IDP große Vorteile. Selbst Dokumente mit unstrukturierten oder komplexen Daten, zum Beispiel Tabellen mit Seitenumbrüchen, lassen sich automatisch verarbeiten, so dass alle benötigten Daten für die weitere Bearbeitung zur Verfügung stehen. Hier einige Beispiele aus der Praxis:

DocuWare IDP: Automatisierung der Poststelle

Heute erhalten Unternehmen Dokumente in der Regel per Post oder per E-Mail zugesandt. Bei einer großen Anzahl von Dokumenten ist die Verarbeitung eine sehr zeitraubende Aufgabe. Hier kommt DocuWare IDP zum Einsatz: Die Lösung klassifiziert die Dokumente automatisch in Kategorien, etwa Rechnung oder Brief, und extrahiert die Daten, die für den identifizierten Dokumententyp relevant sind; zum Beispiel müssen für die Bearbeitung einer Rechnung Einzelposten extrahiert werden, bei einem Brief jedoch nicht. Sobald die erforderlichen Dokumentendaten extrahiert sind, können die entsprechenden Workflows automatisch angestoßen werden, zum Beispiel der Freigabeprozess für Rechnungen oder der Signaturprozess für Verträge. Und das alles ohne menschliche Interaktion.

DocuWare IDP: Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

Die manuelle Extraktion von Daten aus Eingangsrechnungen ist eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe. IDP automatisiert die Extraktion von Daten aus Rechnungen selbst bei komplexen Positionen. Diese Daten können zur automatischen Freigabe mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen werden.

Vertragsmanagement und Forderungsmanagement

DocuWare IDP extrahiert alle relevanten Daten aus Verträgen, die für die automatische Weiterverarbeitung benötigt werden, beispielsweise Vertragsparteien, Vertragsbeginn und -ende oder Kündigungsfristen. Diese Daten können für Workflows zur Vertragsgenehmigung, -verlängerung oder -kündigung verwendet werden und erhöhen den Automatisierungsgrad erheblich.

Die Lösung IDP klassifiziert alle Dokumente und extrahiert relevante Informationen. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise automatisiert sicherstellen, dass alle benötigten Dokumententypen Teil einer Schadenakte sind, und dass die Daten in den verschiedenen Dokumenten konsistent sind.

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