gesponsertMit aktualisierter Software Digitalisierung vorantreiben Dokumentenaustausch, aber sicher

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Ferrari Electronic AG

Der Schutz der Daten, ihre Sicherheit sowie die Geheimhaltung während der Übertragung sind wesentliche Elemente, die den Erfolg eines digitalen Dokumentenaustauschs sicherstellen.

In einer Welt, die von Digitalisierung geprägt ist und in den Informationen mühelos innerhalb und zwischen Unternehmen hin- und her fließen, sehen sich Firmen mit der anspruchsvollen Aufgabe konfrontiert, diese Vorgänge sowohl sicher als auch gesetzeskonform zu gestalten. Insbesondere Unternehmen in den Branchen Logistik, Groß- und Einzelhandel sowie dem Finanzwesen tauschen regelmäßig geschäftskritische Informationen aus – intern, zwischen Standorten und Konzernfirmen sowie mit externen Beteiligten. Dabei muss zwingend gewährleistet sein, dass auch vertrauliche Daten, beispielsweise personenbezogene Informationen, nicht in die Hände Unbefugter geraten.

Upgrade statt Neuanschaffung

Moderne Lösungen für den Dokumentenaustausch ermöglichen es, vertrauliche Daten verschlüsselt und zuverlässig zu übermitteln. So kann die IT-Abteilung den gesamten Prozess des Dokumentenversands und -empfangs vollständig nachverfolgen und gerichtsfest dokumentieren. Der Weg zum gesicherten Austausch von Dokumenten muss dabei nicht immer über kostspielige Neuerwerbungen von Software verlaufen. Besonders für Firmen mit eingeschränkten finanziellen Mitteln lohnt sich die Überprüfung ihrer bestehenden Systeme. Oft reicht schon ein Upgrade auf eine höhere Version aus, um die Funktionalität deutlich zu erweitern.

Eine solch unkomplizierte Upgrade-Möglichkeit bietet die OfficeMaster Suite des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Anwender der aktuellen Version 8 mit Supportvertrag können ohne zusätzliche Kosten auf die nächste Version 9, die im Lauf des Jahres auf den Markt kommt, umsteigen und profitieren so von den neuesten Weiterentwicklungen und Anpassungen an neueste Standards.

Von vielen Unternehmen zunächst als Faxserver eingeführt, ist die OfficeMaster Suite mittlerweile zu einer hochmodernen Unified-Communications-Lösung weiterentwickelt worden. Sie integriert verschiedene Kommunikationskanäle, wie Next Generation Document Exchange (NGDX), Voicemail, SMS und Fax, auf einer einheitlichen Plattform und kann ohne Umwege mit Dokumentenmanagement- und Business-Process-Management-Systemen verbunden werden.

Ein durchgehend digitalisierter Prozess erfordert allerdings mehr als nur das Scannen von Papieren. Es ist wesentlich, dass die Daten und Metadaten eines Dokuments übermittelt, automatisch erfasst und verarbeitet werden können. Die OfficeMaster Suite unterstützt diese Prozesse durch optische Zeichenerkennung (OCR), die Dokumente mit einer Textebene versieht, um die digitale Weiterverarbeitung zu gewährleisten, selbst wenn sie nicht über NGDX gesendet wurden. Dies macht eine manuelle Erfassung überflüssig und ermöglicht die automatische Integration in digitale Geschäftsprozesse und Dokumentenmanagementsysteme.

Durch ihre nahtlose Integration in bereits vorhandene Groupware- und E-Mail-Clients ist sichergestellt, dass Anwender auf der ihnen vertrauten Oberfläche arbeiten können. Teure und langwierige Schulungen entfallen somit.

Dokumentenaustausch manipulationssicher und rechtskonform

Die OfficeMaster Suite setzt höchste Standards in puncto Sicherheit und Schutz der Daten. Sie sorgt damit für einen zuverlässigen und manipulationssicheren Austausch von Dokumenten in IP-Umgebungen, der den Vorgaben der DSGVO entspricht. Beim Übertragen von Dokumenten werden sowohl die Dokumente selbst als auch ihr Übermittlungsweg durch Verschlüsselung geschützt. NGDX verwendet dabei eine Kombination aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Die Dokumente werden als verlustfreie PDFs mit vollständigen Metadaten und Schlagwörtern direkt in das E-Mail-Postfach des Empfängers gesendet. Diese modernen Sicherheitsvorkehrungen sichern die Integrität der Dokumente – durch integrierte Hashes lässt sich feststellen, ob es während der Übertragung zu Manipulationen am Dokument kam.

Fazit: Datensicherheit, Datenschutz und Vertraulichkeit sind die zentralen Herausforderungen, wenn es um die moderne Kommunikation und rechtskonformen digitalen Dokumentenaustausch geht. Oft reicht schon ein Software-Upgrade bereits bestehender IT-Systeme, um sichere Workflows zu realisieren und zukunftsfähig zu bleiben.