Einführung der E-Rechnung E-Rechnungspflicht: Alles, was KMU dazu wissen müssen

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Ab dem Jahr 2025 wird die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen verpflichtend. Doch was genau bedeutet die E-Rechnungspflicht für die Buchhaltung? Wie KMU die erforderlichen Anpassungen in den Prozessen bestmöglich umsetzen und mögliche Effizienzsteigerungen erreichen, erklärt Gastautor Patrick Sagmeister.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (typischerweise XML), die traditionelle papier- oder PDF-basierte Rechnungen ersetzt. Sie beinhaltet alle wesentlichen Informationen wie Verkäufer- und Käuferdaten, Details zu Produkten oder Dienstleistungen, Preise und Zahlungskonditionen. Entscheidend ist, dass eine PDF-Datei nicht als E-Rechnung zählt. 

Die E-Rechnung ist Teil der europaweiten Initiative „VAT in the Digital Age“, welche die Modernisierung der Mehrwertsteuersysteme anstrebt, um den digitalen Wirtschaftsherausforderungen zu begegnen und Umsatzsteuerbetrug effektiver zu bekämpfen. Die E-Rechnung ermöglicht eine schnellere, genauere Erfassung und Analyse von Umsatzdaten, was die Steuererhebung vereinfachen und Betrugsfälle erschweren soll.

Schrittweise Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Obwohl die E-Rechnung in der Zukunft in allen Bereichen Einzug halten wird, ist die verpflichtende Einführung in Deutschland schrittweise geplant: 
 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen alle Rechnungen elektronisch ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen weiterhin andere Formate verwenden, es sei denn, der Empfänger besteht auf einer E-Rechnung.
 2028: Alle Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden, mit bestimmten Ausnahmen für steuerbefreite Transaktionen und Kleinbetragsrechnungen. 

Trotz der allgemeinen Pflicht sind bestimmte Rechnungsarten ausgenommen, wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, steuerbefreite Transaktionen und Fahrkartenrechnungen.

E-Rechnungspflicht erleichtert die Arbeit der Buchhaltung

Natürlich ist die Buchhaltung von der Einführung von E-Rechnungen stark betroffen. Obwohl das Thema derzeit noch in vielen Fällen Verwirrung stiftet, können E-Rechnungen mit den richtigen Tools die Buchhaltung erheblich erleichtern. Selbst wenn PDFs und Papierrechnungen weiterhin genutzt werden, wird die Buchhaltung dadurch vereinfacht. Buchhaltungsautomatisierungssysteme, die sowohl E-Rechnungen als auch herkömmliche Dokumente verarbeiten, erhöhen den Grad der Automatisierung durch die Verwendung strukturierter Datenformate. 

Vorteile und Herausforderungen der E-Rechnungen

Der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung reduziert den Bedarf an OCR/Data-Capture aus Papier- und PDF-Rechnungen, eliminiert diesen jedoch nicht vollständig aufgrund der bestehenden Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht. Die strukturierten Daten, die E-Rechnungen bieten, erleichtern zwar einige Prozesse, doch die Zuordnung von Buchhaltungsfeldern wie Steuercodes, Sachkonten oder Lieferantenkonten bleiben drei wichtige Herausforderungen:

• Lesbarkeit: Eine zentrale Herausforderung besteht darin, dass E-Rechnungen im Rohformat (typischerweise XML) für Buchhalter nicht direkt lesbar sind. Daher müssen Systeme zum Rendering der E-Rechnungen implementiert werden, um sie in ein verständliches Format zu übersetzen. 

• Archivierung: Zudem muss die gesetzeskonforme Archivierung von E-Rechnungen gewährleistet sein, die dauerhaft zugänglich, lesbar und fälschungssicher bleiben müssen. Dies erfordert oft technologische Anpassungen oder neue Lösungen.

• Kooperation mit Geschäftspartnern und Steuerberater: Die Umstellung verlangt auch eine engere digitale Zusammenarbeit mit Lieferanten und Steuerberatern, um einen effizienten Austausch von E-Rechnungen zu sichern. Dies kann zusätzliche Anforderungen an die IT-Infrastruktur und Datensicherheit stellen.

So gelingt die effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen

Umsetzen lässt sich dies auf verschiedene Arten. Beispielsweise existieren mittlerweile leistungsstarke Cloud-Plattformen, die zusätzlich zum bestehenden ERP- oder FiBu-System eingesetzt und an dieses angebunden werden. Je nach Anbieter liefert nun Künstliche Intelligenz eine Vorhersage zu Sachkonto, Personenkonto oder auch Steuercode. Somit entstehen fertige Buchungsvorschläge, die dann nur noch im Rahmen eines digitalen Prozesses freigegeben werden müssen. Im Übrigen wandeln die Lösungen XML-Daten in PDF-Dokumente um, sodass die Rechnungen für menschliche Buchhalter lesbar und überprüfbar sind. Integrierte Compliance-Checks sorgen darüber hinaus für die Minimierung von rechtlichen Risiken.

E-Rechnungen bewirken positive Veränderungen

Um gut auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet zu sein, sollten Unternehmen möglichst frühzeitig damit beginnen, ihre aktuellen Tools zu überprüfen, die zukünftigen Prozesse zu planen und Mitarbeiter auf die Veränderungen vorzubereiten. Weiterhin empfiehlt es sich, die Gunst der Stunde zu nutzen, um die Eingangsrechnungsverarbeitung weitreichend zu automatisieren. Das Vorliegen strukturierter Daten (XML) ist hierfür eine ideale Basis. Dank moderner Cloud-Lösungen wie der von Finmatics lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad in der Buchhaltung sogar ohne große Investitionen und ohne Änderungen an der bestehenden Systemumgebung erreichen. Wer in puncto E-Rechnung also die richtigen Weichen stellt, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern steigert schon jetzt die Effizienz bei der Verarbeitung von Belegen in der Buchhaltung.