Dokumentenmanagement E-Rechnungspflicht für Unternehmen: So sind Sie optimal vorbereitet

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Ab nächstem Jahr müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Gemeint sind damit Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Mit einem Dokumentenmanagement-System sind Unternehmen auf die neuen Anforderungen durch die E-Rechnungspflicht für Unternehmen vorbereitet.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland stellt eine bedeutende Änderung im Geschäfts­verkehr dar. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle umsatzsteuerpflich­tigen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen im strukturierten Format anzunehmen. Das heißt, sie müssen sich damit auseinandersetzen, wie sie die Daten solcher Eingangsrechnungen verarbeiten. Diese Neuerung erfordert eine umfassende Vorbereitung und Anpassung ihrer internen Systeme.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten For­mat, das auf der Auszeichnungssprache XML basiert. Die gängigsten Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. Während XRechnung eine reine XML-Datei ist, kombiniert das ZUGFeRD-Format eine XML-­Datei mit einem PDF-Sichtbeleg. Alle anderen Rechnungsformate wie die Papierrechnung oder das einfache PDF im Anhang einer E-Mail zählen für den Gesetzgeber zu „sonstigen“ Formaten und sind somit keine elektronischen Rechnungen.

Auswirkungen der Gesetzesänderung zur E-Rechnungspflicht für Unternehmen

Rechnungen im XML-Format sind für die maschinelle Verarbeitung gedacht und für Menschen erst einmal nicht lesbar. Unternehmen benötigen eine Software, die diese Daten überprüfbar darstellt. Zusätzlich sollte die Lösung auch PDFs verarbeiten können, zu denen auch gescannte Papierrechnungen gehören, da diese während der Übergangsphase weiter anfallen werden. Daher ist ein Tool erforderlich, das verschiedene Dokumentenformate zuverlässig im gleichen System und auf die gleiche Weise erfasst und die Rechnungsdaten ausliest. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist in diesem Fall die richtige Wahl.

Mit einem DMS die Anforderungen meistern

Ein Dokumentenmanagement-System kann entscheidend dazu beitragen, die Herausforderungen der E-Rechnungspflicht zu bewältigen. Moderne DMS bieten umfangreiche Funktionen zur Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen in strukturierten Formaten:

• Automatisierte Verarbeitung: Ein DMS mit automatisiertem Rechnungseingangs-­Workflow ermöglicht die automatische Erfassung und Überprüfung der Rechnungsdaten, was den manuellen Aufwand reduziert und die Fehlerquote minimiert.

• Rechtssichere Archivierung: Rechnungen werden in einem sicheren digitalen Archiv gespeichert, das den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) entspricht.

• Integration in ERP-Systeme: Ein DMS kann nahtlos in bestehende ERP-Systeme integriert werden, wodurch Buchungssätze automatisch übermittelt und manuelle Eingaben vermieden werden.

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Rechnungen und zugehörigen Dokumente können zentral gespeichert und für Betriebsprüfungen abgerufen werden.

E-Rechnungspflicht für Unternehmen erfüllt – was nun?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht sollte als Ausgangspunkt für die weitergehende Digitalisierung der Unternehmensprozesse genutzt werden. Neben der digitalen Verarbeitung von Rechnungen können auch andere Dokumente, etwa Lieferscheine oder Gutschriften, automatisch mit den entsprechenden Rechnungen abgeglichen werden.

Ein leistungsfähiges DMS trägt nicht nur maßgeblich zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und zur Optimierung interner Prozesse bei. Durch weitergehende Digitalisierung reduzieren Unternehmen langfristig Kosten und realisieren Produktivitätssteigerungen.