Enterprise-Content-Management ECM: So integriert KI unstrukturierte Daten in die Systeme

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Künstliche Intelligenz markiert den Beginn einer neuen Ära im Enterprise-Content-Management. Ließen sich bisher vor allem strukturierte Abläufe automatisieren, ermöglicht es KI nun, auch unstrukturierte Informationen zu verstehen, zu interpretieren und zu verarbeiten – und somit die Dokumentenbearbeitung im ECM vollständig zu automatisieren.

Der Fortschritt durch KI verändert derzeit die gesamte Wirtschaft mit einer schier unvorstellbaren Geschwindigkeit. Branchenübergreifend entstehen neue Geschäftsmodelle, Arbeitsweisen und Formen der Wertschöpfung. KI-Systeme übernehmen nicht mehr nur repetitive Aufgaben, sondern werden zu kreativen und analytischen Partnern – in Forschung, Entwicklung, Service oder Management. Und dennoch: Wir stehen erst am Anfang dieser Evolution. Das volle Potenzial der Technologie ist längst nicht ausgeschöpft und vermutlich haben wir gerade erst die Tür zu einer neuen industriellen Revolution geöffnet, in der Maschinen nicht nur Daten verarbeiten, sondern Bedeutung verstehen. Auch ECM-Systeme wird die KI verändern.

ECM und KI: intelligentes Ökosystem, das Wissen aktiv nutzt

Volles Potenzial erwächst im Zusammenspiel mit modernen ECM-Systemen. Diese agieren als veritabler Informationspool, insbesondere im Verbund mit Drittsystemen aus dem Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM). In jedem Fall bieten sie ideale Voraussetzungen, um KI-Modelle zu trainieren, kontextbezogen zu nutzen und Entscheidungen datenbasiert zu unterfüttern.

Hersteller fortschrittlicher ECM-Systeme setzen genau hier an und integrieren KI-Komponenten. Diese sind nicht nur imstande, auch unstrukturierte Inhalte zu durchsuchen und zusammenzufassen, sondern diese semantisch zu verarbeiten und zu automatisieren. Möglich macht es beispielsweise ELO Digital Office, Large-Language-Models (LLM) wie ChatGPT von OpenAI, Gemini von Google oder spezialisierte Branchenmodelle anzubinden. So können Unternehmen ihre KI-Strategie frei wählen – ob Cloud-basiert, hybrid oder lokal betrieben. Selbst eigene Modelle lassen sich einbinden und gezielt für firmenspezifische Aufgaben trainieren.

Das Ergebnis: Ein intelligenter, zukunftsfähiger Informationsraum, in dem Dokumente nicht mehr nur abgelegt, sondern verstanden werden; ein Raum, in dem sich Prozesse selbst optimieren – und in dem KI nicht als weiteres Tool, sondern als integraler Bestandteil der ECM-DNA agiert. So wird aus einer rein verwaltenden Software ein lernendes, vorausschauendes System, das Prozesse effizienter gestaltet – und die Arbeit mit Dokumenten auf eine völlig neue Ebene hebt. Davon profitiert insbesondere die Verarbeitung unstrukturierter Informationen, die rund 90 Prozent aller Unternehmensdaten ausmachen. 

KI als integraler Bestandteil der ECM-DNA

Der Nutzwert integrierter KI-Funktionalität lässt sich ideal anhand reeller Use Cases in unterschiedlichen Branchen und Bereichen veranschaulichen:

• Hocheffiziente Recherche und Bearbeitung in Rechtsabteilung, Kanzlei oder Gericht: Mit der Anbindung eines Sprachmodells für juristische Nomenklatur lassen sich Verträge, Gesetzestexte, Urteile, Fachliteratur, aber auch E-Mails und Chat-Nachrichten schnell automatisiert durchsuchen und auswerten. Die KI erkennt relevante Informationen, stellt rechtliche Zusammenhänge her und liefert fundierte Vorschläge für Argumentationslinien oder zu erstellende Dokumente.
• Automatische Analyse und Indexierung von Baustellenfotos: Die Baubranche dokumentiert Baufortschritte, Materiallieferungen oder Qualitätskontrollen oftmals fotobasiert. Hier punktet ein intelligenter Assistent, indem er importierte Bilder automatisch im Hintergrund analysiert, indexiert und in der zugehörigen Akte ablegt. Die KI sorgt für konsistente, sofort nutzbare Metadaten und macht manuelles Sortieren obsolet. Mitarbeiter haben quasi in Echtzeit Zugriff auf Informationen, alle Vorgänge sind lückenlos nachvollziehbar.
• Automatische Erfassung, Klassifizierung und Zuordnung von Patientendaten: KI-gestütztes ECM erfasst, klassifiziert und ordnet (Patienten-)Daten sicher zu – und reduziert so den Verwaltungsaufwand sowie die Fehlerquoten medizinischer und administrativer Teams. Routineaufgaben wie Ablage oder Versionierung laufen automatisiert im Hintergrund.
• Smarte Vertragsanalysen für optimale Konditionen im Einkauf: Angebote lassen sich mit Hilfe der KI automatisch vergleichen: Einsparpotenziale können so sekundenschnell identifiziert und vertragsbezogene Risiken aufgezeigt werden.

Zur Extraktion und Analyse strukturierter Daten sind regelbasierte Verfahren geeignet. Dies gilt jedoch nicht für die wesentlich komplexeren unstrukturierten Informationen. Hier agiert die KI als Gamechanger: Sie kann Muster erkennen, Bedeutung verstehen und entschlüsseln – und daraus kontextbezogene Entscheidungen ableiten. Im Zusammenspiel mit einem ECM-System ergeben sich wertschöpfende Potenziale und Effizienzgewinne bei Prozessen und Abläufen.

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