Beschaffungsplattform Einkauf: Wie Iryo durch Digitalisierung 3,4 Millionen Euro einsparte

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Iryo, Betreiber von Hochgeschwindigkeitszügen in Spanien, konnte 3,4 Millionen Euro durch die vollständige Digitalisierung im Einkauf einsparen. Die Beschaffungsplattform von Jaggaer ermöglichte einen ROI von mehr als 200 Prozent und 2025 fünfmal mehr Verhandlungen als im Vorjahr.

Iryo, Spaniens erster privater Betreiber von Hochgeschwindigkeitszügen, hat seinen operativen Einkauf vollständig digitalisiert. Über einen Zeitraum von zwei Jahren konnte das Unternehmen dadurch 3,4 Millionen Euro einsparen. Gleichzeitig erzielte es einen Return on Investment (ROI) von über 200 Prozent. Die Anzahl der Ausschreibungen und Bestellungen, die über die Beschaffungsplattform von Jaggaer abgewickelt werden, stieg in diesem Zeitraum um 100 Prozent. Währenddessen sanken die „Back-Door-Einkäufe“. Dabei bestellen Fachabteilungen direkt bei einem Lieferanten, ohne den Einkauf einzubeziehen.

Durch die Einführung der Plattform von Jaggaer, Anbieter für Enterprise Procurement und Supplier Collaboration, gelang es Iryo, sich einen Überblick über alle seine Zulieferer zu verschaffen. Seitdem wird ausschließlich mit zugelassenen Suppliern verhandelt und auch die Vergabe von Aufträgen kann nur an diese erfolgen. Dadurch lassen sich die Beschaffung besser steuern und die Lieferantenrisiken senken.

Einkauf: transparente Ausschreibung der Aufträge

Ares Puivecino, Einkaufsleiterin bei iryo, erklärt: „Aktuell haben wir zu 47 Prozent unserer Lieferanten einen detaillierten Überblick und aussagekräftige Analysen im Portal – und täglich werden es mehr. Unser Ziel ist es, bis Ende 2025 mindestens 60 Prozent zu erreichen.“ Im Jahr 2024 führte iryo 30 Verhandlungsprozesse durch, 2025 waren es bereits 154. Puivecino ergänzt: „In einem wettbewerbsintensiven Umfeld wie dem unseren reduziert die Digitalisierung bei gleicher Personalstärke nicht nur den Verwaltungsaufwand drastisch. Sie fördert auch die Transparenz und den besseren Zugang der Lieferanten zu jeder Ausschreibung.“

Durch den Wechsel von traditionellen Beschaffungsverfahren zu einer digitalen Plattform läuft nicht nur der operative Qualifizierungsprozess für Lieferanten effizienter. Auch das Risikomanagement hat sich verbessert, weil rechtliche, finanzielle, imagebezogene und regulatorische Stolperfallen einfacher erkannt werden. Zudem stieg die Rückverfolgbarkeit und die für Audits erforderliche Transparenz, wodurch der Betreiber von Hochgeschwindigkeitszügen früher auf Veränderungen oder beispielsweise auch Sanktionen reagieren kann.

Vom manuellen Prozess zur KI-Unterstützung

Im November 2022 nahm iryo seinen Betrieb auf, und damit auch die Einkaufsabteilung. Arbeitsabläufe oder Standards waren zu diesem Zeitpunkt nicht definiert. Als eine der ersten Prioritäten wurde festgelegt, ein digitales Werkzeug für die Beschaffung zu entwickeln. Ziel war es, den Einkauf zu zentralisieren und das Abwickeln und Steuern von Abläufen zu vereinfachen. Zudem sollte die Software für Transparenz sorgen sowie die Erstellung von KPIs (Key Performance Indicators) und die prädiktive Datenanalyse zur Strategieentwicklung ermöglichen. All dies musste bei gleichzeitiger Minimierung der Kosten und des administrativen Aufwands erfolgen, damit sich die vorhandenen Ressourcen heute und in Zukunft auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung fokussieren können.

Entsprechend suchte iryo eine Lösung, die sowohl technische als auch ethische und nachhaltigkeitsbezogene Anforderungen erfüllt. Nach einer umfassenden Marktanalyse entschied sich das Unternehmen im Juni 2023 für die Source-to-Pay-Plattform von JAGGAER. Damit vollzog iryo in den Bereichen Beschaffung, Supplier-Registrierung und Verhandlungen mit Lieferanten den entscheidenden Schritt weg von manuellen Prozessen hin zur Digitalisierung 4.0. Derzeit arbeitet der Einkauf daran, seine Abläufe durch den Einsatz von Robotern und künstlicher Intelligenz zu automatisieren, um die Bearbeitungszeiten weiter zu verkürzen.

Digitaler Einkauf: Nächste Schritte bis 2027

Nach der Digitalisierung seines Einkaufs hat iryo bereits weitere Schritte und Verbesserungsprojekte in Angriff genommen. Dazu gehört die Anbindung der Plattform von Jaggaer an SAP, die im Dezember 2025 abgeschlossen sein wird. Ebenfalls bis Ende des Jahres will der Einkauf weitere Änderungen am Registrierungs- und Zulassungsprozess für Lieferanten umsetzen, um den Ablauf noch effizienter zu gestalten.

In der ersten Hälfte des Jahres 2026 plant iryo außerdem das Einkaufsportal zu optimieren sowie eine Initiative zur kontinuierlichen Verbesserung mit Lieferanten durchzuführen. Darüber hinaus soll bis Ende 2027 ein Projekt im Warengruppenmanagement abgeschlossen sein, um die Einkaufsstrategien des Unternehmens weiter voranzubringen.

Iryo ist seit 2022 der erste private Betreiber von Hochgeschwindigkeitszügen in Spanien. Das Konsortium besteht aus den Aktionären der italienischen Eisenbahngesellschaft Ferrovie, der spanischen Fluggesellschaft Air Nostrum und Globalvia. Globalvia ist auf die Verwaltung von Verkehrsinfrastruktur und Mobilitätsdiensten spezialisiert. Iryo bietet nachhaltige und kundenorientierte Eisenbahn-Verkehrsdienste.

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