Integration neuer Technologien Einsatz von KI: Non-Profit-Organisationen scheitern an manuellen Prozessen

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Eine neue Studie von IDC und Unit4 zeigt, dass gemeinnützige Organisationen den Einsatz von KI gerne vorantreiben würden, um ihre strategischen Ziele zu erreichen, jedoch durch erhebliche Backoffice-Probleme daran gehindert werden. Eine stärkere Fokussierung auf die Integration wird entscheidend für das Erreichen der Ziele sein.

Unit4, Anbieter von Cloud-basierten Business-Anwendungen für kunden- und mitarbeiterorientierte Organisationen, hat jetzt die von IDC in Auftrag gegebene Studie „Mission Impact Through Unified Insight: Modernising the Nonprofit Enterprise“ über den Einsatz von KI und anderen Technologien in gemeinnützigen Organisationen veröffentlicht. Demnach würden die Organisationen KI gerne einsetzen, um ihre strategischen Ziele zu erreichen. Allerdings werden sie daran durch erhebliche Backoffice-Probleme daran gehindert. Eine stärkere Fokussierung auf die Integration von Technologien wird entscheidend sein, um die Ziele für 2026 und darüber hinaus zu erreichen.

Non-Profit-Organisationen wünschen sich Einsatz von KI

83 Prozent der befragten gemeinnützigen Organisationen haben Investitionen in generative KI in ihrer strategischen Roadmap und 67 Prozent haben Pläne für vorhersagende KI. Unter den gemeinnützigen Organisationen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden haben 87 Prozent eine KI-Strategie, die mit ihren Geschäftstransformationszielen verknüpft ist, verglichen mit nur 32 Prozent der Organisationen mit 250 bis 999 Mitarbeitenden. Die Befragten sehen in dem Einsatz von KI die Möglichkeit, wichtige Anwendungsfälle besser umzusetzen, wie zum Beispiel:

• Vorausschauende Wartung und Anlagenverwaltung
• Dateneingabe und Dokumentation
• Automatisierte Berichterstellung

Es besteht auch Einigkeit darüber, dass der Einsatz von KI Automatisierung und Verbesserungen ermöglichen kann:

• Fokus auf Automatisierung: In den nächsten 24 Monaten sollen Echtzeit-Informationen und Berichterstellung verbessert sowie automatisierte Workflows eingeführt werden, um manuelle Fehler zu reduzieren.
• Erweiterungsschwerpunkt: Im Finanzbereich sehen die Befragten KI als Möglichkeit zur Erweiterung der drei wichtigsten Bereiche: Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung und Finanzberichterstattung

Rafael Artacho, Director AI Product Incubation bei Unit4, erklärt: „Angesichts der wechselnden Anforderungen, mit denen gemeinnützige Organisationen konfrontiert sind, ist es verständlich, dass sie KI als einen wichtigen Weg zur Maximierung ihrer verfügbaren Ressourcen betrachten. Sie gehen auch davon aus, dass KI eine Vielzahl von Vorteilen bieten kann, von vorhersagenden Analysen bis hin zu Automatisierung und Erweiterung. Größere Organisationen sind bei der Bewertung der Technologie vielleicht etwas weiter fortgeschritten, aber dies ist auch eine große Chance für kleinere Organisationen, die KI-Integrationen als Teil von Paketlösungen übernehmen können, die auf ihren spezifischen Sektor und ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.“

Angesichts der wechselnden Anforderungen, mit denen gemeinnützige Organisationen konfrontiert sind, ist es verständlich, dass sie KI als einen wichtigen Weg zur Maximierung ihrer Ressourcen betrachten.

Rafael Artacho, Unit4

Einsatz von KI optimiert die Finanzsysteme

Es gibt klare Probleme beim Zugriff, der Nutzung und der Verwaltung von ERP-Daten:

• 45 Prozent aller Befragten verwenden nach wie vor manuelle Prozesse für Richtlinien- und Compliance-Workflows.
• Große gemeinnützige Organisationen haben Schwierigkeiten, Statusaktualisierungen und andere Informationen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit zu erhalten.
• 39 Prozent aller Befragten geben an, dass die Erfassung und Berichterstattung von Finanzinformationen umständlich ist.

Dies wird durch die drei größten operativen Herausforderungen untermauert:

• Überwachung von operationellen Risiken und Compliance
• Begrenzte Einführung und Integration von Technologien
• Siloartige Informationen

Integration von Technologie als Schlüssel zu einer „Single Source of Truth“

Die Befragten geben an, dass Technologie Möglichkeiten zur Vereinheitlichung von Daten bietet und mit KI-Innovationen neue Benutzererfahrungen, ein neues Maß an Transparenz und tiefgreifendere Wirkungsmessungen ermöglicht. Mehr als die Hälfte der Befragten (54 Prozent) bestätigt außerdem, dass sie die Bereitstellung von Backoffice-Anwendungen in der öffentlichen Cloud gegenüber einer hybriden Cloud bevorzugen (26 Prozent).

Non-Profit-Organisationen legen Wert auf eine stärkere Integration zwischen den zentralen Backoffice-Systemen, um diesen Umstieg auf die Cloud zu unterstützen: 100 Prozent aller gemeinnützigen Organisationen planen die Integration von Finanz- und Rechnungswesen sowie Personalwesen. Über 90 Prozent planen die Integration von Betriebsmanagement sowie Programm- und Projektmanagement. 82 Prozent möchten Beschaffung, Einkauf und ihre Bezugsquellen integrieren. Diese Integration wird zu einer einzigen Informationsquelle innerhalb dieser Organisationen führen, was folgende Verbesserungen ermöglicht:

• Transparenz der Prozesse
• Eine einheitliche Sichtweise für konsistente Compliance
• Datenqualität und bessere Entscheidungsfindung mit KI
• Finanzkontrollen und Compliance
• Optimierte Prozesse

Durch Einsatz von KI strategische Vorgaben erfüllen

Wenn gemeinnützige Organisationen diese Integrationsherausforderungen bewältigen können, hilft ihnen dies, ihre wichtigsten geschäftlichen Herausforderungen anzugehen und strategische Prioritäten zu erfüllen:

• Beschaffung von Finanzmitteln, Zuschüssen und Aufbau von 
• Spenderbeziehungen (40 Prozent)
• Finanzielle Nachhaltigkeit (34 Prozent)
• Messung und Nachweis der Wirkung ihrer Mission (31 Prozent)
• Spendenbeschaffung, finanzielles Wachstum und Diversifizierung
• Verbesserung der Umsetzung der Missionsergebnisse

Steigerung der Wirkung und der Ergebnisse der Mission

Ruthbea Yesner, Vice President Government Insights, Education, and Smart Cities bei IDC, kommentiert die Ergebnisse der Studie: „Angesichts der großen Herausforderungen, denen gemeinnützige Organisationen heute gegenüberstehen, besteht ein echtes Interesse daran, Innovationen als Mittel zum Erreichen strategischer Ziele zu nutzen. Ein wichtiger Ausgangspunkt muss eine stärkere Integration zwischen den zentralen Backoffice-Anwendungen sein, da dies die für digitale Innovationen wie KI erforderliche einheitliche Datenquelle ermöglicht.“

Zur Methodik der Studie: Im Oktober 2025 befragte IDC 70 gemeinnützige Organisationen mit 250 oder mehr Mitarbeitenden. Die Befragten haben ihren Hauptsitz in Nordamerika und Europa, sind jedoch in mehreren Ländern weltweit tätig. Unit4 bietet ERP-Lösungen, die Finanzen, Procurement, Projektmanagement, HR und FP&A vereinen, Echtzeitdaten sowie wertvolle Erkenntnisse liefern, mit denen Unternehmen ihre Produktivität steigern können.

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