Automatisierung ERP-Systeme: APplus 9 bringt Intelligenz in die Prozesse

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Mit der neuen Version 9 von APplus will Asseco Solutions einen weiteren Schritt in die Zukunft intelligenter ERP-Systeme gehen. Durch die digitale Abbildung der Kernprozesse eröffnet das System Unternehmen vielfältige Möglichkeiten der Automatisierung.

Die anhaltende Rezession, politische Unsicherheiten und der Fachkräftemangel sind große Herausforderungen. Wer in der heutigen Welt bestehen will, benötigt große Effizienzsteigerungen. Künstliche Intelligenz ist geradezu prädestiniert, in diesem Kontext Abhilfe zu schaffen. Doch der Erfolg der dringend benötigten intelligenten Automatisierung steht und fällt mit einer Grundvoraussetzung: der digitalen Abbildung der relevanten Unternehmensprozesse. Mit der jetzt verfügbaren Version APplus 9 geht Asseco Solutions einen weiteren Schritt in Richtung intelligente ERP-Systeme. Durch die digitale Abbildung einer Vielzahl von Kernprozessen eröffnet die Unternehmen umfassende Automatisierungsmöglichkeiten und ist dabei erstmals in der Lage, Abläufe ohne vorausgehende User-Eingabe voranzutreiben sowie aktiv auf Nutzerinnen und Nutzer zuzugehen, wenn menschlicher Input benötigt wird.

ERP-Systeme: KI-Agenten benötigen digitalisierte Prozesse

„Wenn wir heute über künstliche Intelligenz sprechen, müssen wir mit einem fundamentalen Missverständnis aufräumen: Viele Unternehmen glauben, dass sie KI einfach so in ihre Organisation holen können – Hauptsache, sie haben genügend Daten. Das ist ein Trugschluss“, sagt Markus Haller, CEO und CTO der Asseco Solutions AG. „Daten ohne Prozesse sind wertlos für autonome ERP-Systeme. Nur auf Basis digitalisierter Prozesse ist echte Automatisierung möglich, denn ohne sie sind selbst die fortschrittlichsten KI-Agenten völlig orientierungslos. Damit ist die digitale Abbildung von Prozessen im ERP-System nicht nur ein technisches Thema – sie ist ein strategisches. Nur Unternehmen, die diese Grundlage schaffen, können langfristig wettbewerbsfähig sein.“

Viele Unternehmen glauben, dass sie KI einfach so in ihre Organisation holen können – Hauptsache, sie haben genügend Daten. Das ist ein Trugschluss.

Markus Haller

Ralf Bachthaler, CSO bei der Asseco Solutions AG, ergänzt: „Das Fundament für diese Weiterentwicklung haben wir bereits 2023 mit unserem prozessorientierten Nutzungskonzept Flow Mode gelegt. Der Flow Mode bildet zentrale Unternehmensabläufe in einer hochmodernen Business-Process-Model-and-Notation (BPMN)-Engine ab und führt User so benutzerfreundlich und schnell durch die Bearbeitung ihrer jeweiligen Aufgabe. Gleichzeitig werden die abgebildeten Prozesse auf diese Weise für IT-Systeme verständlich und nachvollziehbar – sodass künftig beispielsweise auch KI-Agenten auf sinnvolle und korrekte Weise mit den Prozessen interagieren können. Das ist die zentrale Grundvoraussetzung dafür, dass Mensch und Maschine eines Tages in natürlicher Sprache an Aufgaben zusammenarbeiten.“

Der Flow Mode bildet zentrale Unternehmensabläufe in einer hochmodernen Business-Process-Model-and-Notation-Engine ab und führt die User so schnell durch die Bearbeitung ihrer jeweiligen Aufgabe.

Ralf Bachthaler

Über 60 Kernprozesse im Flow Mode verfügbar

Um möglichst große Teile des gesamten Geschäftsprozesses auf diese Weise digital abzubilden, wurde die Menge an Szenarien, die sich mithilfe des Flow Mode bearbeiten lässt, in APplus 9 umfassend erweitert: Mehr als 60 praxiserprobte Prozessvorlagen stehen Unternehmen im Best Practice Hub zur Verfügung, von Stammdatenanlageprozessen wie Artikelanlage über Einkaufsprozesse oder Einplanungen bis hin zu spezifischen Abläufen wie Fremdvergabeprozesse, die sich von der Fertigung über den Einkauf bis hin zur Logistik erstrecken. Auch Prozessentscheidungen und Umstellungen wie „Make Or Buy“ sind per Flow umsetzbar: Neben der initialen Entscheidung, ein Teil selbst zu fertigen oder an einen Lieferanten zu vergeben, ermöglicht der Flow-Prozess auch, diese Entscheidung bei Bedarf im Nachgang ohne großen manuellen Aufwand für Stornierungen, Rücksetzungen oder Neueinplanungen zu ändern.

Die entsprechenden Best-Practice-Templates müssen bei Bedarf nur auf die individuellen Anforderungen eines Unternehmens hin konfiguriert werden und unterstützen dann unmittelbar das Tagesgeschäft. Dass viele Standard-Abläufe bereits als Flow-Prozesse vorliegen, vereinfacht den Unternehmen den Einstieg in die Flow-Welt. In Zusammenarbeit mit den Anwenderunternehmen wird der Best Practice Hub Schritt für Schritt erweitert, sodass die Menge der im Standard abgedeckten Szenarien kontinuierlich ansteigt.

ERP-Systeme mit Eigeninitiative

Die digitale Prozessabdeckung des Flow Mode ermöglicht in APplus 9 die automatisierte Bearbeitung ganzer Prozessketten. Mithilfe der neuen Funktion „Automation & Approval“ ist das System in der Lage, ausgelöst durch einen zuvor definierten Trigger die hinterlegten Prozesslogiken selbstständig zu durchlaufen. Dies erfolgt auf regelbasierte Weise: Mittels Entscheidungsknoten lässt sich etwa definieren, dass das System Aufträge unter einem bestimmten Wert automatisch in die Fertigungsplanung geben kann, während bei Aufträgen über einem definierten Schwellenwert die zuständige Führungskraft involviert werden muss. Dies ermöglicht eine hochflexible Aufgabenbearbeitung. Die entsprechenden Entscheidungsregeln können Unternehmen rein auf Konfigurationsebene in den Prozessablauf integrieren – es bedarf dazu weder Anpassungen der ERP-Systeme noch spezialisierter Programmierkenntnisse.

Ausgelöst wird die automatisierte Prozessbearbeitung jeweils durch einen Trigger. Dabei kann es sich um verschiedenste Ereignisse handeln, etwa den Eingang einer E-Mail. Zu diesem Zweck ermöglicht die ebenfalls neue Mail-Integration in APplus 9 ein kontinuierliches Monitoring nicht-personalisierter Outlook-Postfächer (wie „info@“ oder „service@“). Geht dort eine bestimmte Nachricht ein, ist APplus in der Lage, automatisiert den gewünschten Prozess zu starten, beispielsweise zu einer eingehenden Service-Anfrage ein Ticket in APplus zu erstellen und zur Prüfung die zuständigen Techniker zu involvieren. Anstelle einer User-Interaktion ist damit ein benutzerunabhängiges Ereignis der direkte Startpunkt eines Prozesses.