Passwort-Manager Fünf Kriterien für die Auswahl des richtigen Tools

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Daten- und Identitätsdiebstahl oder Wirtschaftsspionage: Unternehmen, die digitale Dienstleistungen über das Internet anbieten, müssen sich gegen viele Bedrohungen behaupten. Dabei verschärft sich die Lage kontinuierlich. Für Online-Accounts ist ein sicheres Login-Verfahren erforderlich – zumeist mit Zwei-Faktor-Identifikation. Hierbei unterstützt ein Passwort-Manager.

Die Auswahl einer passenden Passwort-Manager-Lösung ist angesichts des großen Angebots alles andere als trivial. Woran können sich Administratoren also orientieren? Nachfolgend haben wir fünf wichtige Kriterien zusammengestellt. 

1. Berechtigungen und Kontrollfunktionen

Der Passwort-Manager der Wahl sollte Funktionen enthalten, die dem Admin die Kontrolle über das Teilen von Passwörtern und deren Weitergabe ermöglichen. Das kann sinnvoll sein, um etwa unkompliziert ein Team bilden zu können oder Kollegen vorübergehend Zugang zu eigenen Hard- oder Software-Ressourcen zu gewähren. Dabei stellt sich jedoch die Frage: Wer darf Passwörter teilen? Für welche Funktionen, für welche Zeiträume? Ähnliches gilt für die allgemeine Passwortsicherheit: Gute Passwörter besitzen eine bestimmte Mindestlänge und decken möglichst den gesamten Zeichenvorrat ab. Solche Passwörter sollte die Software automatisch generieren. Wichtig ist auch, dass sie Zugriffsrechte für Teams erteilen und verwalten kann. Top-Produkte bieten zudem einen Audit Log – so lässt sich später rekonstruieren, wer zu einem gegebenen Zeitpunkt welches Passwort nutzen konnte.

2. Passwort-Manager: Zwei-Faktor-Authentifizierung

Ein (Master)-Passwort allein bietet nicht die volle Sicherheit, die eigentlich möglich wäre. Denn erfahrungsgemäß wählen Anwender nicht das sicherste Master-Passwort, sondern eines, das sie sich gut merken können – leider sind „leichte“ Passwörter aber meist nicht so sicher. Merke: Auch Master-Passwörter können gehackt werden, wenn sie zu einfach sind. Stand der Technik ist deshalb neben der Erzeugung eines komplexen, sicheren Master-Passworts die Zwei-Faktor-Authentifizierung, bei der beispielsweise ein Einmalcode als zusätzlicher Sicherheitsfaktor generiert und per e-Mail oder Handy übermittelt wird. 

Zeitgemäße Passwort-Manager sind daher vollständig auf 2FA ausgerichtet. Das Produkt von heylogin sticht darüber mit einer besonderen Eigenschaft aus der Masse hervor: Ein Master-Passwort benötigen dessen User überhaupt nicht – für die Authentisierung nutzt das Produkt den internen Sicherheitschip des Handys oder Security Keys. Das bedeutet keine Einschränkung für die Nutzer, denn praktisch alle zeitgemäßen Geräte sind mit einem solchen Bauteil ausgestattet.

3. Anwenderfreundlichkeit

Das beste Tool nützt nichts, wenn die Zielgruppe es nicht akzeptiert. Ist beispielsweise die Benutzung zu schwierig oder zu wenig intuitiv, so werden die Nutzer Wege suchen und finden, ein solches System zu umgehen. Viele Unternehmen setzen auf Single-Sign-On-Lösungen, jedoch können damit nicht alle Systeme abgedeckt werden. Passwort-Manager sind hier dank ihrer einfachen Logins mit wenigen Klicks die perfekte Ergänzung. Noch einfacher gestaltet sich das Einloggen mit dem „1-Click-Overlay“ bei dem Passwort-Manager von heylogin, übrigens ein Alleinstellungsmerkmal dieses Anbieters. Das funktioniert sogar mit jedem Browser.

4. Passwort-Manager: Leichtes Onboarding

Ohne Zugang zur IT hat ein neuer Mitarbeiter wenig Möglichkeiten, sein Talent zu entfalten oder auch nur einfach seine Aufgaben zu erledigen. Diese Zugangsberechtigung zu erteilen ist daher eine der ersten Prozessschritte beim Arbeitsantritt eines neuen Kollegen. Erledigt wird die Aufgabe in der Regel durch den Admin. Ein verbreitetes Tool hierzu ist Microsoft Entra ID, das vor kurzem noch unter dem Namen Azure AD bekannt war. Gute Passwort-Manager unterstützen den Admin nicht nur durch ihre Berechtigungsverwaltung, sondern bieten auch eine Integration an Entra ID. Extra-Punkte erhalten sie, wenn sie darüber hinaus Admin-Funktionen für ein komfortables Onboarding bieten.

5. Passwort-Manager: Datenschutz und Compliance

Die meisten Anbieter von Passwort-Managern haben ihren Firmensitz in den USA und richten ihren Datenschutz nicht unbedingt nach den strengeren Regeln in Europa aus. Das wird besonders dann von Bedeutung, wenn die Passwörter – und weitere vertrauliche Mitarbeiterdaten – in der Cloud gespeichert werden. Für europäische Anwenderunternehmen ist ein Datenschutz nach den Regeln der DSGVO jedoch verpflichtend. Hier kann es zum ausschlaggebenden Kriterium für die Wahl des Passwort-Managers werden, wenn ein Anbieter garantieren kann, dass er bei seinem Produkt die DSGVO beachtet und dass seine Kundendaten in Europa gehostet werden. Man sollte daher darauf achten, dass der Anbieter der Wahl seine Software in Deutschland oder zumindest in der EU entwickelt und seine Kundendaten hier speichert.