Personalverwaltung HR-Prozesse: So optimierte AIR Avionics die Vorgänge

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Mitarbeiterverwaltung statt Produktentwicklung? So erging es auch den Verantwortlichen bei Air Avionics, die kostbare Zeit mit dem HR-Management zubrachten. Der Anbieter von Luftfahrtsystemen brauchte dringend eine Lösung, um seine HR-Prozesse für 40 Mitarbeiter zu optimieren. Die Wahl fiel auf Sage HR.

AIR Avionics ist ein Hersteller von Systemen für kleine Luftfahrzeuge, die Piloten Kollisionswarnungen geben sowie die Ortung und Kommunikation mit der Flugsicherung am Boden ermöglichen. Mit einem Team von rund 40 Mitarbeitern beliefert das Unternehmen private Piloten ebenso wie professionelle Akteure in der Luftfahrt, z.B. Anbieter von Rundflügen, Luftrettung und Polizei. Ein zweiter Unternehmenszweig betreibt den „Air Store“, einen Online-Store für die eigenen Produkte und sehr viele weitere Produkte aus dem Marktsegment.

Manuelles Management der HR-Prozesse als Herausforderung

Bei einer Größe von rund 40 Mitarbeitern geriet das manuelle Management der HR-Prozesse bei AIR Avionics an seine Grenzen. Noch kam das Unternehmen ohne Vollzeit-Personaler aus und die Mitglieder des Managements teilten sich die entsprechenden Verantwortlichkeiten. „HR-Aktivitäten nahmen einen immer größeren Raum in unserem Tagesgeschäft ein“, erinnert sich Marc Förderer, Mitgründer und COO von AIR Avionics „Statt mich beispielsweise mit der Entwicklung neuer Produkte zu befassen oder einer optimierten Vermarktung, nahm die Personalarbeit jeden Monat viele Stunden in Anspruch.“

Neben der Erfassung und Genehmigung von Urlaubsanträgen und der Arbeitszeiterfassung, gestaltete sich auch die interne Kommunikation verbesserungswürdig. So teilte das Management zum Beispiel Ankündigungen, Arbeitsanweisungen oder abteilungsspezifische Informationen per E-Mail. Nicht wenige Mitarbeiter, insbesondere in der Produktion, verfügten aber gar nicht über eine E-Mail-Adresse oder lasen ihre E-Mails nur sehr selten. Viele Kollegen an den beiden Unternehmensstandorten und im Homeoffice haben darüber hinaus keinen festen Arbeitsplatz, an dem sie etwa über das traditionelle „schwarze Brett“ hätten informiert werden können. In dieser Situation suchte das Team um Förderer nach Möglichkeiten, die HR-Prozesse effizienter zu gestalten und so mehr Zeit für seine Kernaufgaben zu gewinnen und die interne Kommunikation zu optimieren.

Funktionsumfang und Bedienung von Sage HR überzeugt

Die Geschäftsleitung von AIR Avionics schaute sich eine Reihe digitaler HR-Systeme an und entschied sich letztlich für Sage HR. „Ganz wesentlich für unsere Entscheidung waren neben dem Funktionsumfang die einfache Bedienung und die Tatsache, dass Sage HR Cloud-basiert ist“, kommentiert Förderer. „Das gesamte Personal kann überall einfach via App oder Webbrowser auf das System zugreifen, seine Arbeitszeit erfassen lassen oder Urlaub beantragen. Es hat sicher auch geholfen, dass wir bereits ein ERP-System von Sage im Einsatz hatten. Sowohl mit der Lösung als auch mit dem gebotenen Service von Sage sind wir rundum zufrieden.“ Und weil sich die Mitarbeiter ohnehin täglich in Sage HR einloggen müssen, um ihre Arbeitszeit erfassen zu lassen, sehen sie auch zeitnah sämtliche Ankündigungen, Arbeitsanweisungen etc.

Die Einführung von Sage HR verlief zügig und technisch problemlos, auch weil für die Cloud-basierte Lösung keine Infrastruktur-Investitionen seitens AIR Avionics erforderlich waren. „Es gab bei einigen im Personal durchaus Vorbehalte“, erinnert sich Förderer. „Nicht jeder freute sich auf die Digitalisierung der Personalprozesse. Nur wenige Wochen nach der Einführung von Sage HR wollte aber niemand mehr in der Belegschaft das Tool missen. Die Benutzung ist derart einfach und effizient.“

Vorteile durch Digitalisierung der HR-Prozesse

Durch die Digitalisierung mit Sage hat AIR Avionics zahlreiche Vorteile erzielt. Das beeindruckendste Ergebnis ist die Zeiteinsparung für die Mitglieder der Geschäftsleitung. Deren Aufwand für HR-Arbeiten wurde durch die Einführung von Sage HR um etwa 90 Prozent reduziert. Mit Hilfe von Sage HR konnte das Unternehmen seine HR-Prozesse zudem standardisieren, was zu einer effizienteren und fehlerfreien Arbeitsweise führte. Die digitalisierten Daten und Prozesse ermöglichen es dem Management darüber hinaus, fundiertere Entscheidungen zu treffen, insbesondere über die Personalplanung und -entwicklung.

Sage HR schafft laut Förderer eine Win-Win-Situation für Management und Personal: „Vor allem sparen wir Kosten und Aufwand. Das System sorgt auch für Transparenz und die Kolleginnen und Kollegen fühlen sich besser informiert und besser abgeholt.“ Nicht zuletzt deshalb sieht Förderer sein Unternehmen gut gerüstet für die Zukunft: „Ich fühle mich tatsächlich so, als wären wir unstoppable wegen unserer Leute. Wir haben ein tolles Team, für das ich jederzeit die Hand ins Feuer legen würde, und mit Sage HR hat das Team das HR-Tool, das es verdient.“

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