Kommunikation am Arbeitsplatz: Flut an Nachrichten beeinträchtigt Produktivität

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Laut einer neuen Studie von TechSmith zur Kommunikation am Arbeitsplatz gibt die Hälfte der Befragten an, dass die steigende Flut an digitaler Kommunikation wie E-Mails oder Chat-Nachrichten ihre Produktivität beeinträchtigt.

Die TechSmith Corporation, Anbieter von Lösungen für visuelle Kommunikation, hat gemeinsam mit dem unabhängigen Forschungsinstitut Qualtrics, in der Studie „Klarheit statt Chaos: Produktivität in der modernen Arbeitswelt“ den Status Quo der Kommunikation am Arbeitsplatz untersucht. Die Studie hat untersucht, welche Kommunikationsmethoden und -kanäle am meisten genutzt werden. Und warum Mitarbeiter in vielen Fällen mit der Kommunikationsflut nicht mehr mithalten können und wie Unternehmen diese Herausforderungen besser meistern können.

Die zunehmende Verbreitung von hybriden und Remote-Arbeitsmodellen, die verstärkte Nutzung von digitalen Tools über mehrere Plattformen hinweg sowie die Komplexität von Arbeit, die sich über verschiedene Zeitzonen und Kulturen erstreckt, machen Kommunikation am Arbeitsplatz zu einer immer größeren Herausforderung für Unternehmen. Wie die Studie zeigt, werden viele Mitarbeiter mit E-Mails, Meeting-Anfragen, Chat-Nachrichten und Telefonanrufen regelrecht überflutet. 50 Prozent der Befragten gaben an, dass diese tägliche Kommunikationsflut ihre Produktivität beeinträchtigt. Diese Zahlen lassen zudem den Schluss zu, dass das Volumen der Kommunikation zu einer größeren Anzahl an Missverständnissen führt. Und die Befragten deshalb mehr Zeit dafür aufwenden müssen, diese zu klären.

Mitarbeiter gleichzeitig am richtigen Ort zusammenzubringen

60 Prozent der Befragten geben an, dass sie einen angemessenen Teil ihres Arbeitsalltags in Meetings verbringen. Aber nur drei von fünf dieser Meetings seien für sie sinnvoll oder produktiv. Das Hauptproblem in diesem Zusammenhang ist laut der Befragten, die richtigen Leute gleichzeitig am richtigen Ort zusammenzubringen. Hybrid arbeitende Angestellte spüren diese Effekte noch stärker. So geben 58 Prozent an, dass ihre Produktivität durch die allgegenwärtige Kommunikationsflut beeinträchtigt wird. Und 44 Prozent sind der Meinung, dass sie zu viel Zeit in Meetings verbringen.

74 Prozent der Befragten mussten zumindest bereits einmal Zeit dafür aufwenden, kommunikationsbedingte Missverständnisse zu klären. Hierbei gab ein Viertel der Befragten an, dass dies „häufig“ geschehe. Insgesamt erleben 66 Prozent der Befragten zumindest manchmal Missverständnisse oder Verwirrung aufgrund von Kommunikationsfehlern. Die Hälfte gab, dass sie wegen solcher Fehler zumindest manchmal Deadlines versäumt haben oder dass sich Projekte verzögert haben. Die Befragten, die angaben, häufig oder immer Missverständnisse, Kommunikationsausfälle oder Unklarheiten zu erleben, gaben auch mit höherer Wahrscheinlichkeit an, dass sich das Volumen der Kommunikation negativ auf ihre Produktivität auswirkt.

Bilder unterstützen die Kommunikation am Arbeitsplatz

98 Prozent beziehungsweise 97 Prozent sind der Meinung, dass Videos und Bilder die Effektivität der Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern. Die Befragten waren offen dafür, sich für Kommunikation, die keine Konversation in Echtzeit benötigt, wie Status-Updates oder Schulungen, vorab aufgezeichnete Videobotschaften anzusehen, anstatt an Meetings teilzunehmen. Sie gaben zudem an, dass Bildmaterial wie Screenshots, Infografiken und Diagramme für mehr Klarheit in der Kommunikation sorgen als nur Text. Und dass mit dieser Art der visuellen Kommunikation Missverständnisse und Unklarheiten reduziert und Zeit eingespart werden kann.

„Die Arbeitswelt befindet sich momentan in einer Transformationsphase, in der traditionelle Arbeitsweisen und -philosophien auf neue Arbeitsformen, Erwartungen und zahlreiche digitale Werkzeuge treffen. Diese prägen den Arbeitsalltag der Zukunft schon heute. Die Tendenzen zu mehr Flexibilitä und Home Office sowie globalen Teams sind sehr zeitgemäß. Sie bringen aber auch neue Herausforderungen mit Kommunikation, Inklusion und Produktivität mit sich“, erklärt Anton Bollen, Customer Success Manager von TechSmith. „Um diese zu überwinden, müssen sich Führungskräfte auf die Herausforderungen einlassen. Und Wege ebnen, die Kommunikation vor Ort als auch in hybriden und Remote-Arbeitsumgebungen dank neuer Tools und Ansätze klarer und besser zu gestalten.“

Zur Methodik der Studie

Für die Studie „Klarheit statt Chaos - Produktivität in der modernen Arbeitswelt“ von TechSmith Corporation und Qualtrics wurden mehr als 900 Vollzeitbeschäftigte aus den Bereichen digitale Kommunikation und Kollaboration befragt. Diese sind in Unternehmen verschiedener Branchen in den USA, Großbritannien, Deutschland und Frankreich tätig. Die Daten wurden zwischen Juli und August 2023 erhoben

TechSmith Corporation ist der Marktführer für Screen-Capture-Software und Produktivitätslösungen für die Kommunikation am Arbeitsplatz für kundenorientierte Bild- und Videoinhalte. Die Produkte Snagit, Camtasia und Audiate ermöglichen es Nutzern, Videos, Bilder und Audiodateien zu erstellen. Diese vermitteln Wissen für bessere Schulungen, Tutorials und die tägliche Kommunikation. (sg)

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