Automatisierte Lösung KONSENS: Diese Vorteile bietet das neue Mitteilungsverfahren

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Das KONSENS-Mitteilungsverfahren (KMV) hat zum Ziel, papierbasierte Prozesse durch einheitliche, digitale Meldungen zu ersetzen. Mit dieser Maßnahme sollen Behörden wie auch Arbeitgeber entlastet werden. FIS Informationssysteme und Consulting bietet mit FIS/hrd KMV eine automatisierte Lösung an.

Im Interview erklärt Andre Weis von der FIS Informationssysteme und Consulting GmbH, warum das KONSENS-Mitteilungsverfahren eingeführt wurde und welche Vorteile die automatisierte Lösung FIS/hrd KMV Unternehmen bietet.

Herr Weis, können Sie zunächst erklären, was genau hinter dem KONSENS-Mitteilungsverfahren (KMV) steckt und warum wurde es eingeführt?

Andre Weis: Im Grunde genommen dient das Verfahren zur Vereinheitlichung und Vereinfachung der Meldewege. Das KONSENS-Mitteilungsverfahren ist Teil einer umfassenden Initiative zur Entbürokratisierung. Ziel ist es, papierbasierte Prozesse durch eine einheitliche, elektronische Übermittlung zu ersetzen. Behörden und Arbeitgeber werden damit entlastet, Übertragungen erfolgen digital und standardisiert. 

Der Gesprächspartner

Andre Weis ist SAP HCM-Berater bei der FIS Informationssysteme und Consulting GmbH und bei der Umsetzung kundenspezifischer Anforderungen tätig, um ein bestmögliches SAP-System zu bieten. Von der Analyse über die Entwicklung bis hin zur Fertigstellung begleitet Andre Weis Kunden auf dem Weg zu ihrer perfekten Lösung. Sein Fokus liegt auf der Weiterentwicklung der Lösungs-Suite an HCM-Erweiterungen und -Produkte.

Stichwort digital: Mit welchen Herausforderungen waren Unternehmen bisher ohne standardisierte und automatisierte Prozesse konfrontiert?

Ohne Automatisierung ergaben sich für Unternehmen typische Herausforderungen: Ein hoher manueller Aufwand für HR und IT, erhöhte Fehleranfälligkeit bei der Dateneingabe, uneinheitliche Abläufe über verschiedene Tools und Portale, verzögerte Rückmeldungen aber vor allem auch das Risiko von Bußgeldern bei Verstößen gegen die KONSENS-Mitteilungsverordnung.

Für wen und seit wann gilt das KONSENS-Mitteilungsverfahren, und was ist neu an dem Verfahren?

Das hängt vom jeweiligen Anwendungsbereich ab. Für den öffentlichen Sektor betrifft es beispielsweise die Nebenverdienstbescheinigungen, im öffentlichen sowie nicht-öffentlichen Sektor geht es um die Meldung von Vermögenswirksamen Leistungen. Dort ist die elektronische Meldung bereits seit 2023 verpflichtend. Weitere Bereiche sind in Planung, wie etwa die Lohnsteuerbescheinigung. 

Werden also künftig noch weitere Prozesse über das KONSENS-Mitteilungsverfahren abgebildet? 

Ja, definitiv. Das Meldeverfahren ist über eine XML-Schnittstelle modular aufgebaut. Auf der Plattform esteuer.de kann man einsehen, welche Mitteilungsarten heute schon innerhalb des KONSENS-Mitteilungsverfahren umgesetzt sind und welche sich bereits in der Planung befinden. In Planung ist wie gesagt die Abbildung der Lohnsteuerbescheinigung, die momentan noch mit dem bestehenden Übertragungsverfahren versendet wird. Die produktive Umsetzung ist ab dem Veranlagungszeitraum 2026 geplant.

Wie ist die Entwicklung des Tools FIS/hrd KMV als Ergänzung zum SAP HCM Standard entstanden?

Ursprünglich wurde SAP von Kunden direkt angefragt, ob sie für bestimmte Anwendungsfälle innerhalb des KONSENS-Mitteilungsverfahren eine Lösung entwickelt. Zum Zeitpunkt der Anfrage war jedoch noch nicht klar, welche Meldungen über das KMV umgesetzt werden, wie beispielsweise die Lohnsteuerbescheinigung, die erst zu einem späteren Zeitpunkt in die Planung kam. Es betraf zunächst nur einen kleinen Anwendungsbereich respektive nur wenig Unternehmen, um eine Lösung seitens SAP im Standard zu entwickeln. Deshalb sind Bestandskunden, bei denen der manuelle Aufwand und die Anzahl der zu übermittelnde Fälle sehr hoch war, auf uns zugekommen. FIS bietet mit der FIS/hrd Produktfamilie bereits einige Erweiterungen zum SAP HCM Standard, deshalb lag die Anfrage nahe. So entstand FIS/hrd KMV, das wir in enger Abstimmung und mit Unterstützung von SAP entwickelt haben. 

Seit wann ist das Tool einsatzbereit?

FIS/hrd KMV ist seit Februar 2025 einsatzbereit, das heißt seither werden Meldungen erfolgreich über das Tool verschickt. Unser Pilotkunde hat bereits 5.000 Meldungen zur Vermögenswirksamen Leistung versendet, und die Anwender sind mit der Lösung sehr zufrieden. 

Worin liegen die Vorteile gegenüber dem bisherigen Verfahren bzw. was macht FIS/hrd KMV aus?

Zuvor mussten Daten manuell aufbereitet und übertragen werden – meist über Excel aber auch über externe Dienstleister. Das war sehr zeitaufwändig vor allem aber fehleranfällig. FIS/hrd KMV ist nahtlos in SAP HCM eingebunden und greift automatisch auf die relevanten Personalstammdaten und Abrechnungsergebnisse zu – etwa steuerpflichtige Zahlungen, Beitragsdaten oder Personalnummern. Diese Informationen werden entsprechend den Vorgaben der Finanzverwaltung aufbereitet und so strukturiert, dass sie den aktuellen Schnittstellenstandards entsprechen.

Im Anschluss erfolgt die verschlüsselte Übermittlung der Mitteilungen über die zentrale KMV-Schnittstelle, in der Regel über die Elster-Plattform, direkt an die zuständige Finanzbehörde. Für die Anwender geschieht dieser Prozess vollständig im Hintergrund – ohne manuelle Exporte oder separate Portalzugriffe. Vorteile die sich daraus ergeben sind:

- Automatisierte Meldungserstellung auf Basis aktueller HCM-Stammdaten
- Nutzung der SAP-Standardwege (Business to Administration Manager B2A)
- Sichere Rückmeldungen und Bestätigungen
- Weniger Fehlerquellen und kein Medienbruch. 

Bei dem Vorteil „sichere Rückmeldung“ möchte ich noch auf die Frage von vorhin eingehen, was neu ist, denn ein wesentlicher Vorteil von FIS/hrd KMV ist die automatisierte Abdeckung des Rückkanals: Rückmeldungen und Bescheide der Finanzverwaltung werden nicht nur digital empfangen, sondern auch direkt den entsprechenden Vorgängen in SAP HCM zugeordnet. So gelangen Bestätigungen oder Rückfragen der Behörde ohne Umwege ins SAP-System und werden dort automatisch verarbeitet.

Wie genau gestaltet sich die Implementierung von FIS/hrd KMV?

In der Regel beträgt die Implementierung des Tools nur ein paar Tage. Diese werden vor allem für das kundenindividuelle Customizing und Absprachen hinsichtlich der Datenstruktur, benötigt, d.h. wie bspw. die Vermögenswirksamen Leistungen im System vorliegen, was von Kunde zu Kunde unterschiedlich ist.

Wenn wir als Dienstleister zusätzlich die Coding Basis einspielen, das Customizing anpassen und mit dem Kunden die Versandparameter, wie z.B. Signaturen oder eine Verschlüsselung abstimmen, dann kann die Implementierung durchaus ein paar Wochen betragen – das ist jedoch die maximale Dauer. In diesem Fall werden auch BAdies, also kundenspezifische Erweiterungen, implementiert. Diese lesen die jeweiligen Personalstammdaten und bereiten sie entsprechend auf, wie beispielsweise die Höhe des Betrages der VWL oder der Institutsschlüssel. Der Kunde selbst überprüft vor dem Go Live das Customizing und führt Tests durch. Der Gesamtaufwand ist in beiden Fällen überschaubar - vor allem kundenseitig.

Gibt es darüber hinaus Schulungsunterlagen und wie gestaltet sich der Support, sobald FIS/hrd KMV implementiert wurde?

Wir bieten initiale Workshops und Key-User Schulungen je nach Kundenbedarf an, in denen die Anwendung und der Meldungsablauf erklärt werden. Zudem steht unser Support dauerhaft für Rückfragen zur Verfügung. Dabei ist jedem Kunden ist ein festes Team zugeordnet, was die Abwicklung der Supportanfragen für den Kunden definitiv erleichtert.

Was raten Sie Unternehmen, die das KONSENS-Mitteilungsverfahren noch nicht im Einsatz haben?

Das Verfahren ist verpflichtend - wer daher noch keine integrierte Lösung nutzt, arbeitet entweder mit manuellen Prozessen oder teuren externen Dienstleistungen. FIS/hrd KMV ist eigentlich ein Muss, da sich alles direkt im SAP-System fehlerfrei, sicher und effizient abbilden lässt. Unternehmen sparen daher viel Zeit, reduzieren Fehlerquellen und entlasten HR wie IT gleichermaßen.

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