Personalwesen Lohnabrechnung: Papierlose Prozesse erfolgreich umsetzen

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Die Digitalisierung verändert auch im Personalwesen bestehende Abläufe. Insbesondere die Lohnabrechnung zählt zu den Vorgängen, die von papiergestützten Verfahren hin zu softwarebasierten Lösungen überführt werden. Unternehmen versprechen sich davon schlankere Abläufe und weniger Fehlerquellen.

Neben einer Effizienzsteigerung bei der Lohnabrechnung stehen jedoch auch regulatorische Anforderungen, Datenschutz und organisatorische Fragen im Fokus. Entscheider aus HR, IT und Geschäftsführung sind gefordert, die Umstellung strukturiert zu gestalten und die internen Voraussetzungen genau zu prüfen.

Hoher Aufwand durch papierbasierte Prozesse bei der Lohnabrechnung

Trotz technischer Fortschritte erfolgt die Entgeltabrechnung in vielen mittelständischen Betrieben noch immer teilweise analog. Ausdrucke, Versand per Post und manuelle Archivierung binden Ressourcen und schaffen unnötige Medienbrüche. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz, Sicherheit und Revisionsfähigkeit.

Ein häufiges Problem liegt in fragmentierten Softwarelandschaften: Zeiterfassung, Personalstammdaten und Abrechnung sind nicht ausreichend miteinander verknüpft. Das führt zu redundanter Dateneingabe, erhöhtem Abstimmungsaufwand und erhöht die Fehleranfälligkeit.

Lohnabrechnung strategisch digitalisieren

Die Einführung papierloser Prozesse im HR-Umfeld erfordert ein strategisch geplantes Vorhaben. Zunächst sollte definiert werden, welche Ziele mit der Umstellung erreicht werden sollen. Das könnte zum Beispiel eine schnellere Durchführung, mehr Rechtssicherheit oder ein komfortablerer Zugang für Beschäftigte bedeuten. Ein interdisziplinäres Projektteam bestehend aus Personalabteilung, IT und gegebenenfalls externen Partnern sorgt für eine realistische Einschätzung der aktuellen Situation und der nötigen Maßnahmen. Ein klarer Zeitplan mit Meilensteinen und Verantwortlichkeiten schafft Transparenz und ermöglicht eine strukturierte Umsetzung.

IT-Anforderungen systematisch bewerten

Grundlage jeder automatisierten Entgeltabrechnung ist eine stabile technische Infrastruktur. Dabei sind insbesondere Schnittstellen zu bestehenden Lösungen wie ERP, Zeiterfassung und Buchhaltung zu berücksichtigen. Ein durchgängiger Datenfluss ohne Medienbrüche ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf. Cloud-basierte Plattformen bieten Flexibilität und entlasten die interne IT, während lokal installierte Programme mehr Kontrolle über sensible Informationen ermöglichen. Die Wahl hängt von Sicherheitsrichtlinien, Budgetrahmen und vorhandener Architektur ab.

Gesetze und Datenschutz richtig einhalten

Die Umstellung auf elektronische Abrechnungsroutinen muss geltende gesetzliche Vorgaben erfüllen. Nach § 108 GewO besteht beispielsweise die Pflicht zur schriftlichen Information, was auch in digitaler Form möglich ist, sofern bestimmte Bedingungen eingehalten werden. Zudem gelten strenge Anforderungen an die Vertraulichkeit personenbezogener Informationen. Die eingesetzten Anwendungen müssen sicherstellen, dass sensible Daten nur berechtigten Personen zugänglich sind und gegen unbefugten Zugriff geschützt werden. Auch die Archivierung hat revisionssicher und nachvollziehbar zu erfolgen.

Gesetzliche Grundlagen bei digitaler Abrechnung:

• § 108 Gewerbeordnung: Pflicht zur Abrechnung in Textform
• DSGVO: Schutz personenbezogener Daten
• GoBD: Anforderungen an digitale Archivierung
• § 147 AO: Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege, wie Rechnungen, Lohn- und Gehaltslisten, seit 1. Januar 2025 eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren

Softwarelösungen für die Lohnabrechnung gezielt auswählen

Die Auswahl der richtigen Lohnsoftware hängt von mehreren Faktoren ab: Neben Funktionalität und Bedienkomfort spielen Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit und Verfügbarkeit von Support eine wichtige Rolle. Mittelständische Unternehmen sollten gezielt Anbieter wählen, deren Produkte auf ihre Anforderungen abgestimmt sind. Einige Anbieter richten sich mit vereinfachten Anwendungen gezielt an kleinere Betriebe mit überschaubaren Anforderungen an die digitale Gehaltsabrechnung.

Auswahlkriterien für geeignete Systeme:

• Integration in bestehende Systeme
• Benutzerfreundlichkeit für HR und Mitarbeitende
• Mandantenfähigkeit und Skalierbarkeit
• Automatisierte Updates und rechtliche Aktualität
• Support und Schulungsangebote

Bewährte Anwendungen ermöglichen nicht nur die Erstellung und Verteilung der Abrechnungen, sondern auch die Verknüpfung mit bestehenden HR-Strukturen. Eine Vergleichsliste mit entscheidenden Funktionen hilft bei der Orientierung im Anbietermarkt.

Systemeinführung in mehreren Schritten planen

Ein Projekt zur Einführung digitaler Abrechnungsprozesse durchläuft meist mehrere Phasen. Nach Auswahl und Vertragsabschluss erfolgt die Datenmigration. Bestehende Personaldaten werden in die neue Anwendung überführt und geprüft. Es folgt eine Testphase, in der alle Funktionen durchgespielt und angepasst werden. Parallel erfolgt die Schulung der zuständigen Fachkräfte, um einen sicheren Umgang mit der neuen Plattform sicherzustellen. Erst nach Abschluss dieser Schritte beginnt der reguläre Einsatz.

Lohnabrechnung: Fehler bei der Umstellung frühzeitig vermeiden

Bild 3: Ein häufiger Fehler liegt in der ungenauen Analyse bestehender Abläufe. Wer ineffiziente Vorgänge einfach digital abbildet, nutzt das Potenzial nicht aus. Ebenso problematisch sind unklare Zuständigkeiten oder fehlende Schulung der Teams. Auch bei der Datenübernahme treten oft Hürden auf – etwa durch fehlerhafte oder veraltete Informationen. Eine gründliche Bereinigung empfiehlt sich vor dem Import.

Typische Fehlerquellen und Stolpersteine:

• Keine detaillierte Prozessanalyse
• Schulungsbedarf unterschätzt
• Unvollständige Datenmigration
• Fehlende interne Kommunikation

Erfahrungen aus dem Mittelstand gezielt nutzen

Viele mittelständische Betriebe haben die automatisierte Entgeltabrechnung bereits erfolgreich eingeführt. Erfolgsfaktoren sind unter anderem die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten, klare Kommunikation und die Zusammenarbeit mit erfahrenen Implementierungspartnern. Besonders positiv wird die Zeitersparnis bei monatlichen Routinen hervorgehoben – ebenso wie der digitale Zugriff über Self-Service-Portale, der Transparenz und Komfort für Angestellte erhöht.

Digitale Lohnabrechnung nachhaltig verankern

Die Umstellung auf digitale Verfahren gelingt mit realistischer Planung, klaren Rollen und einer strukturierten Umsetzung. Entscheidende Vorteile zeigen sich vor allem bei kontinuierlicher Anwendung und Weiterentwicklung. Ein schrittweiser Einstieg kann sinnvoll sein. Entscheidend ist, die Akzeptanz im Unternehmen zu fördern und gezielt in Kommunikation und Qualifizierung zu investieren.