Process Mining Prozessintelligenz: „Datenbasierte Analysen bis auf den letzten Einzelfall“

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Manuel Haug von Celonis gibt im Interview Einblicke in die Rolle von Business Intelligence, Process Mining und KI für den digitalen Wandel. Er erklärt, wie diese Technologien die operative Effizienz durch KI-gestützte Automatisierung steigern.

Auf der Homepage von Celonis steht: „Nur wenn künstliche Intelligenz dieselbe Sprache wie Ihr Business spricht, kann die Technologie Ihre Prozesse zu Hochleistungen antreiben.“ Wie ist das gemeint? Wie kommt es dazu, dass KI Unternehmen nicht versteht?

Manuel Haug: Selbst Unternehmen sprechen in unterschiedlichen Bereichen untereinander nicht dieselbe Sprache. Wie über Themen gesprochen und entschieden wird, ist selten einheitlich. Gleiches gilt für die Kommunikation zwischen IT-Systemen. SAP verwendet z. B. andere Tabellen als Salesforce oder Microsoft. Das verursacht einen Bruch auf zwei Ebenen. Problematisch wird es, wenn man auf dieser Basis die Performance eines Prozesses bemessen will.

Genau da setzen wir an mit Process Mining: Wir schließen uns an die IT-Systeme von Unternehmen an und bieten Trans­parenz darüber, wie Prozesse ablaufen. Damit geben wir Geschäftsbereichen die Möglichkeit, in derselben Sprache auf derselben Grundlage über einen Prozess zu sprechen und diesen zu optimieren. Unser System stellt quasi einen Übersetzungs-Layer dar. Das ist die Grundlage für unsere Prozessintelligenz.

Prozessintelligenz: Wie läuft das konkret ab?

Wir führen Daten aus verschiedenen Prozessen zusammen. Daraus erstellen wir ein systemübergreifendes Datenmodell. Das erlaubt uns, Abhängigkeiten von unterschiedlichen Prozessen sichtbar zu machen. Darauf können wir Berechnungen vollziehen, zum Beispiel wie viel Zeit ein Kunde für einen Buchungsprozess braucht. Wir finden heraus, wo Ineffi­zienzen liegen, etwa ob es doppelte Buchungen oder zwischenzeitlich nicht berücksichtigte Preisänderungen gibt.

Klassische Prozessineffizienzen können wir so transparent machen. Gemeinsame Sprache meint dann in diesem Zusammenhang das gemeinsame Prozessmodell. Sowohl Menschen als auch LLMs können mit so einem Datenmodell interagieren, um einem Nutzer sinnvolle Antworten zu geben. Das LLM durchforstet die Daten des Prozesses und gibt die Information über ein Dashboard oder ein Sprach-Interface, also einen Chat, aus.

Unsere Software erfasst digitale Dokumente bzw. Daten aus den IT-Systemen eines Unternehmens, wie etwa ERP-Systemen, Salesforce oder anderen Quellen.Zusätzlich sammeln wir bereits ohnehin vorhandene digitale Fußspuren dazu.

Mit Prozessintelligenz die Prozessdaten vereinheitlichen

Wie können Unternehmen eine gemeinsame Sprache mit ihrer KI sprechen?

Dafür erfasst unsere Software digitale Dokumente bzw. Daten aus den IT-Systemen eines Unternehmens, wie etwa ERP-Systemen, Salesforce oder anderen Quellen. Zusätzlich sammeln wir bereits ohnehin vorhandene digitale Fußspuren dazu. Also etwa, was mit einem Dokument passiert ist, zum Beispiel ob eine Rechnung gestellt oder bereits bezahlt ist. Dies erfolgt über Konnektoren, über die diese Daten von unserer Software einfach erfasst werden. Kunden können dabei entweder von uns bereitgestellte Apps für viele gängige Abläufe nutzen oder die Applikationen selbst um ihre kundenspezifischen Anforderungen erweitern.

Zusätzlich besteht die Option, gemeinsam mit unseren Experten und/oder unseren zahlreichen Partnern individuelle Apps maßgeschneidert neu zu entwickeln. Das Ziel ist ein digitaler Zwilling, der eine multidimensionale Ansicht sämtlicher Unternehmensabläufe und der mit ihnen verbundenen Faktoren und Abhängigkeiten. Damit lässt sich das komplette Spektrum sowohl an Ineffizienzen als auch an Potenzialen rund um die verschiedenen Prozesse abbilden. Unser Process Intelligence (PI) Graph erfasst und vereinheitlicht dafür die Prozessdaten eines Unternehmens und ergänzt sie mit maschinellem Lernen und umfassendem Prozesswissen aus Tausenden von Kundenprojekten.

Welchen Nutzen bietet diese Lösung Unternehmen?

Die Effizienz in den Prozessen wird damit deutlich gesteigert und führt zu Optimierungen wie der Verbesserung der Abläufe in der Lieferkette, Bestandsoptimierung Produktions- und Auslastungssteigerung. So hat etwa die Deutsche Bank Einsparungen von mehr als 60 Millionen Euro mit der Optimierung von nur 40 Prozessen erzielt, die Deutsche Telekom ihre Kosten bei den Procure-to-pay-Prozessen um rund 60 Millionen Euro gesenkt und HP Einsparpotenziale in Höhe von rund einer Milliarde US-Dollar mit Celonis entdeckt. Bei Carl Zeiss führte die Optimierung der Finanzprozesse in zwei Jahren zu Einsparungen von fünf Millionen Euro.

Warum ist Prozessintelligenz für Unternehmen so relevant?

Letztendlich ist es der Kontext. Also zu verstehen: Warum ist eine Marge hoch oder niedrig, welches Verhalten in meinem Team führt zu einem guten oder schlechten Ergebnis? Welche Schritte oder Muster führen zu einem besseren Ergebnis? Es geht auch nicht nur darum, taktisch in einen Prozess einzugreifen und ihn kurzfristig zu optimieren, sondern vor allem darum, die gesamten Unternehmensabläufe kontinuierlich zu verbessern.

Wir geben Empfehlungen auf Basis der tatsächlich ablaufenden Prozesse. Das geschah zuvor traditionell durch Interviews, etwa durch eine Unternehmensberatung. Was wir dagegen liefern können, ist eine datenbasierte Analyse bis auf den letzten Einzelfall, der im Unternehmen abgelaufen ist. Wie wird ein Prozess gelebt, was haben die Mitarbeiter gemacht, was hat funktioniert und was nicht?

Partnerschaften mit über 250 Partnerunternehmen

Agieren Sie dabei als Unternehmensberater?

Eher unterstützen wir die jeweils eingesetzten Unternehmensberatungen, die die Experten für ihre jeweiligen Industrien oder Branchen sind, dabei, effizient datenbasierte Empfehlungen auszusprechen. Wir pflegen strategische Partnerschaften mit mehr als 250 Beratungs- und Technologiepartnern, darunter IBM, Accenture, PWC, KPMG und Service Now. Diese Unternehmen nutzen Celonis sowohl intern als auch eingebettet in ihre eigenen Service- und Technologieangebote. Sie können damit ihre Dienstleistung besser umsetzen. Kunden erwarten mittlerweile von den Unternehmensberatungen, ein Tool wie unsere Prozessintelligenz zu nutzen. "Pi mal Daumen" ist damit nicht mehr gewünscht beziehungsweise möglich.

Was macht die künstliche Intelligenz innerhalb des Tools genau?

Das Tool bietet drei wichtige Funktionen: Informationen zugänglicher machen, sozusagen als Co-Pilot im Chat-Interface. Damit lassen sich Charts, Tabellen und Präsentationen beziehungsweise Reports erstellen. Zweitens können die Daten durch Machine Learning angereichert werden, um weitere Informationen in Form von Prozessvorhersagen generieren zu können. Drittens können wir uns mit existierenden externen AI-Lösungen zusammenschließen, um weiteren Kontext aufzubauen und auf diese Weise zum Beispiel Marktvorhersagen zu treffen.

Unser Datenmodell dient dann auch als Lösung für eine Prozessorchestration. Es bleibt aber nicht bei einer einmaligen Prozessverbesserung, sondern diese erfolgt kontinuierlich. Was-wäre-wenn-Simulationen sind möglich, etwa, wie kann ich reagieren, wenn – salopp formuliert – wieder jemand seinen Frachter quer im Suez-Kanal parkt. Man kann auch den Treiber Nachhaltigkeit gesondert und nachvollziehbar betrachten. Damit sind wir auch weg vom Greenwashing, weil valide nachgewiesen werden kann, wie ein Einkaufs- oder Logistikprozess nachhaltiger gestaltet werden kann, auch in Bezug auf die Einhaltung von ESG-Kriterien.

Wer im Unternehmen ist der richtige Nutzer des Tools für Prozessintelligenz?

Als Einstieg bietet sich oft der Finanzbereich an, weil die entsprechenden Daten schon allein aus buchhalterischen Gründen sehr gut aufbereitet sind. Sehr häufig genutzt wird es aber vom Team um den Chief Operating Officer. Bei kleineren Mittelständlern ist zudem oft der Inhaber unser größter Powernutzer. Der Einführungsaufwand hält sich für die Kunden deutlich im Rahmen, da wir unsere Lösung Cloud-basiert anbieten. Ein typisches Vorgehen bei der Einführung ist, die Technologie in einem Proof-of-Concept anhand von zwei bis drei Prozessen einzusetzen, bevor man sie weiter ausrollt und umfassend anwendet.

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Prozessintelligenz – Garant für den erfolgreichen KI-Einsatz