Rechnungsautomatisierung: Der Weg zum effizienten Workflow

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Eine Rechnung kann in verschiedenen Formaten im Unternehmen eintreffen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Wer bei der Rechnungsverarbeitung auf digitale Prozesse setzt, kann sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern und dadurch richtig viel Zeit und Geld sparen.

Rechnungsautomatisierung in der Praxis: Bis eine Rechnung vollständig manuell bearbeitet und abgelegt ist, vergeht meist sehr viel Zeit - Rechnungen erfassen, Daten auswerten und eingeben, anschließend die Rechnung freigeben, bezahlen und archivieren. Fällt der zuständige Mitarbeiter aus, verzögert sich die Rechnungsverarbeitung zusätzlich. Skontoverluste und unzufriedene Liefer­anten sind die Folge. Digitale Prozesse im Rechnungswesen können hier Abhilfe schaffen. Sie automatisieren die Verarbeitung von Rechnungen, eliminieren manuelle Arbeitsschritte und verwandeln sie in Workflows. Dies beschleunigt den Rechnungsverarbeitungsprozess und trägt zu einem effizienten Arbeiten bei.

Rechnungsautomatisierung mit Cloud Software

Ein intelligentes Dokumentenmanagement-System (DMS) sorgt zunächst dafür, dass Mitarbeiter keine Zeit für die Suche von Dokumenten aufbringen müssen.

Ganz im Gegenteil: Mithilfe weniger Klicks rufen sie durch die detaillierte Indexierung der Rechnungen alle relevanten Rechnungsdaten ab – mit Cloud Software jederzeit und von überall aus. Dank intelligenter Indexierung werden zentrale Informationen eines Dokuments außerdem sofort erkannt, ausgelesen und erfasst. Auch bei der Betriebsprüfung kann ein DMS helfen. Alle geforderten Daten lassen sich in Echtzeit fristgerecht und vollständig elektronisch an den Auditor übermitteln. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS Unternehmen dabei, Gesetze und GoBD-Richtlinien hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen einzuhalten. Mittels umfassender Datenprüfung werden alle Pflichtangaben kontrolliert und Unstimmigkeiten sowie Rechnungen, die sich nicht buchen lassen, gemeldet. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen.

Das erleichtert nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet gleichzeitig mehr Transparenz, eine bessere Kontrolle über den Cashflow, spart Zeit und schaltet mögliche Fehlerquellen aus.

Einsparpotenziale vs. Anschaffungskosten

Demgegenüber stehen jedoch die Anschaffungskosten einer neuen Software sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Die Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten sollten jedoch nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales DMS gelten. Wichtiger ist an dieser Stelle, die Ermittlung des langfristigen Return on Investments, den ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann. Und dieser entwickelt sich durch digitale Prozesse definitiv in eine positive Richtung.

Verläuft die Rechnungsverarbeitung automatisch und digital, senken Unternehmen nicht nur Druck- und Portokosten, sondern profitieren maßgeblich von Skonti. Hinzu kommt die Arbeitszeit, die die Mitarbeiter sparen, indem ihnen das DMS zeitintensive Standardaufgaben abnimmt. Diese gewonnene Zeit lässt sich wiederum in andere, strategisch gewinnbringende Projekte investieren.

Das Ergebnis: der ROI steigt. Laut eines Berichts von Ardent Partners ermöglicht die Rechnungsautomatisierung bis zu 80 Prozent niedrigere Kosten und eine um 73 Prozent schnellere Bearbeitungszeit. Das zeigt, wie groß der strategische Mehrwert ist, den digitale Prozesse innerhalb eines Unternehmens liefern.

Der Autor Hermann Schäfer ist Vice President Partner Sales EMEA bei DocuWare.

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