Buchhaltung Rechnungsbearbeitung für die SAP-Welt von morgen

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Rechnungen treffen in Unternehmen in allen Formaten und auf unterschiedlichen Wegen ein. Ob auf Papier, per E-Mail als PDF oder künftig als echte E-Rechnung im XML-Format. Für die Rechnungsbearbeitung in SAP gibt es erprobte Lösungen. Wichtig ist jedoch, dass sie auch mit der neuen Produktgeneration S/4HANA funktionieren.

Im kommenden Jahr ist es soweit: Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung wird verpflichtend. Viele Unternehmen haben bereits in Lösungen zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen investiert. Papierrechnungen werden damit nach ihrem Eintreffen zunächst gescannt, die Rechnungsdaten mittels Optical Character Recognition (OCR) ausgelesen und ins ERP-(SAP)-System übertragen, wo ein Abgleich mit den Stammdaten stattfindet. Die Buchhaltung hat alle prüfungsrelevanten Informationen damit sofort im Zugriff. Analog funktioniert es bei PDFs – hier entfällt lediglich der Scanvorgang.

Optimales Cash-Management und effiziente Rechnungsbearbeitung

Monats- und Jahresabschlüsse verlaufen mit automatisierter Rechnungsverarbeitung reibungsloser und es lassen sich viel konkretere Aussagen zur Liquidität des Unternehmens treffen. Denn Finanzabteilungen erhalten damit frühzeitig einen Überblick darüber, wie viele Rechnungen im Umlauf sind und wann diese fällig werden. Zahlungen können dadurch so gesteuert werden, dass ein optimales Cash-Management möglich wird.

Weitere Automatisierung ergibt sich, wenn man elektronische Workflows mit Künstlicher Intelligenz ergänzt. Beispiele sind KI-gestützte Datenextraktion für automatische Kontierungsvorschläge oder Vorschlagsfunktionen für die passende Sachbearbeitung einer Rechnung bereits während der Validierung

Bereit für die E-Rechnung?

Viele bereits eingesetzte Lösungen sind aber nicht zwangsläufig fähig, auch strukturierte Rechnungen anzunehmen. Hier ist es also unter Umständen sinnvoll aufzustocken. Denn ab dem Januar 2025 muss grundsätzlich jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten. Dafür braucht es Software-Lösungen, die diese Vorgänge technologisch abbilden können. Folgerichtig gilt dies auch für den Versand elektronischer Rechnungen. Die Verpflichtung dazu folgt zu einem späteren Zeitpunkt.

Auf SAP-Anwender-Unternehmen wartet mit dem anstehenden Wechsel auf SAP S/4HANA derweil eine besondere Herausforderung. Mit der neuen Produktgeneration treibt der ERP-Riese die Entwicklung stark in Richtung Public Cloud. Für Unternehmen, die davor zurückschrecken, gibt es Private-Cloud-Varianten und – zumindest für eine Übergangszeit – noch lokal installierte Varianten.

Lauffähig auf allen S/4HANA-Betriebsmodellen

Bei der Auswahl einer Software für die Rechnungsbearbeitung ist deshalb darauf zu achten, dass diese lauffähig ist für alle Deployment-Modelle – sowie im Idealfall zusätzlich auf der neuen SAP Business Technology Platform (BTP). Dies ist eine Innovationsplattform, auf der SAP-Kunden und -Partner eigene, neue Cloud-Lösungen und Add-ons entwickeln und betreiben können sowie Individualisierungen ihres ERP-Systems auf diese Plattform verlagern können. Für SAP ist die BTP das kommende Fundament für Geschäftsprozesse und ideal für Unternehmen, die Teile ihrer Prozesse in die Cloud auslagern möchten. SAP-zertifizierte Software für alle Betriebsmodelle bietet Unternehmen daher eine hohe Zukunftssicherheit.

Lösungen für optimale Rechnungsbearbeitung auf der SAP Business Technology Platform

Von xSuite gibt es auf der SAP BTP bereits eine Rechnungsverarbeitungslösung sowie ein Business Partner Portal – letzteres eine zentrale Plattform, über die Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente austauschen können. Praktisch ist es auch, wenn diese ein Business Partner Portal bieten – eine zentrale Plattform, über die Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente austauschen können. Der Einkauf arbeitet damit weiter in seiner SAP-Umgebung. Die Bestellung wird wie gewohnt in SAP erzeugt und dem Lieferanten automatisch im Portal zur Verfügung gestellt, sodass er sie sofort vorliegen hat. In der Folge kann er aus der Bestellung alle Folgedokumente selbstständig direkt im Portal erzeugen und darüber wieder an den Einkauf übergeben: Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen und Gutschriften.

P2P: Durchgängige Prozesse für Einkauf und Buchhaltung

Es handelt sich hierbei um die oft zitierte Verkettung von Einkaufs- mit Rechnungsprozessen, kurz P2P (Procure to Pay), die sich ideal über cloudbasierte Portale abbilden lässt. Denn nicht nur bei der Rechnungsverarbeitung, sondern insbesondere auch bei den vorgelagerten Prozessen im Einkauf bieten sich Unternehmen gute Chancen, ihren Digitalisierungsgrad weiter zu erhöhen. Der Einkauf ist heute gefordert, schnell und flexibel zu reagieren. Das geht am besten durch einen hohen Grad an Digitalisierung und Automatisierung.

Workflowlösungen wie von xSuite stellen diese Verbindung zwischen den Prozessen in Einkauf und Buchhaltung her. Sie vereinfachen die interne Bedarfserfassung bis hin zum Versand der Bestellung und verarbeiten eintreffende Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Komponenten für die Rechnungseingangsbearbeitung werden dabei mit solchen zur Bearbeitung von Auftragsbestätigungen und automatisierten Wareneingangsbuchungen in SAP verbunden. Auf diese Weise findet also eine Standardisierung jener Prozessschritte statt, die der Rechnungsverarbeitung vorgelagert sind. Das steigert nochmals den Automatisierungsgrad der Gesamtlösung bis hin zur Archivierung.

Rechnungsbearbeitung: Automatisierung bis zur Dunkelverbuchung

Von einer digitalen, prozessoptimierten Beschaffung profitiert in jedem Fall die kreditorische Buchhaltung: Eine Rechnung mit zugrunde liegender Bestellung lässt sich schneller und einfacher verarbeiten. Sobald im Zuge der Bedarfserfassung alle notwendigen Freigaben erteilt wurden und es per Definition keine Abweichung zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung mehr gibt, erfolgt eine hundertprozentige automatisierte Verarbeitung. Damit ist der automatisierte Durchlauf einer Rechnung bis hin zur Verbuchung komplett im Hintergrund (Dunkelbuchungen) möglich. Mechanismen wie der 3-Way-Match sichern den Prozess vor Fehlern und Betrugsversuchen.

Sicher in die SAP-Zukunft

Umfassende, durchgängige Prozesslösungen tragen nachhaltig zum Geschäftserfolg eines Unternehmens bei – standardisiert und technologisch auf die Zukunft ausgerichtet, unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben und mit Blick auf effiziente Arbeitsabläufe . Bezogen auf SAP und den Rechnungsprozess heißt das: Lösungen dafür sollten sich für jedes S/4HANA-Betriebsmodell eignen. Damit sind Anwenderunternehmen gerüstet für ihre Arbeit in der SAP-Welt von morgen.