Enterprise Content Management Nscale: Release 9.3 von Ceyoniq bringt verbesserte Usability

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Mit dem zweiten Release in diesem Jahr liefert Ceyoniq wichtige Neuerungen, die die Leistungsfähigkeit und Usability der CMS-Lösung nscale weiter verbessern. Mit den neuen Features werden Kundenbedürfnisse erfüllt und zukunftsfähige Lösungen für Clients, Invoice Management, digitale Signaturen und die Prozessmodellierung mit nscale PAP umgesetzt.

Die Digitalisierung schreitet in Riesenschritten voran – Softwareentwicklung ist dadurch ein stetiger, fortlaufender Prozess. „Wir haben das Ohr immer nah am Kunden und reagieren schnellstmöglich auf neue Anforderungen, seien es technologische Entwicklungen, gesetzliche Änderungen oder ein Bedarf beim Kunden“, erklärt Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei der Ceyoniq Technology GmbH. 

Deshalb liefern der Softwarehersteller im Turnus von sechs Monaten ein Minor-Release – damit das ECM-System nscale immer State-of-the-art bleibt. „Im Vordergrund stehen für uns die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden und passgenaue Lösungen – bei Wahrung aller Vorteile von standardisierten, skalierbaren Anwendungen,“ so Schiffmann weiter. Mit den neuen Funktionen gewährleistet nscale 9.3 die zukunftsfähige Aufstellung seiner Nutzer und verbessert die Usability essenzieller Tools.

Features für die Einführung der E-Rechnungen

Ab dem 01. Januar 2025 sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. „Bisher bestimmen bei vielen Kunden aber noch manuelle Prozesse und Medienbrüche die Rechnungsverarbeitung, hinzu kommt häufig noch eine fehlende revisionssichere Archivierung der Rechnungen“, berichtet Schiffmann. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld, wenn etwa Skontofristen ungenutzt verstreichen.

Die Lösung: Die Eingangsrechnungsverarbeitung nscale IM bietet mit dem Invoice Reader eine automatische Belegerkennung, die Rechnungsdaten eigenständig ausliest und mit den Stammdaten abgleicht. Neben der automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungen werden diese auch als PDF-Ersatzdarstellung, also für das menschliche Auge lesbar, dargestellt. Damit unterstützt nscale IM die effiziente Bearbeitung von Rechnungen bis zur Dunkelverarbeitung, die Wahrung von Fristen ebenso wie eine rechtskonforme Archivierung. Und das ganz unabhängig davon, in welchem Format Rechnungen eingehen.

Mit dem E-Rechnungsportal nscale E-Hub können Unternehmen sich jetzt schon zukunftssicher aufstellen, denn: Spätestens 2028 müssen sie auch in der Lage sein, E-Rechnungen (zum Beispiel in den gängigen Formaten XRechnung und ZUGFeRD) zu versenden. nscale E-Hub bietet dank seiner Schnittstellenstärke eine effiziente, transparente Lösung zur Erstellung und Versendung von E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk und die flexible Anbindung an verschiedenste Systeme – von ERP bis zu behördlichen Portalen. Zusätzlich bietet nscale weiterhin systemweit die bewährte, menschenlesbare HTML-Ersatzdarstellung für XRechnungen als Standardfunktion für die jeweils aktuelle Version (aktuell: 3.0.2).

Elektronisches Signieren mit nscale und FP Sign

Auch in der digitalen Form verlangen Freigabe- und Zeichnungsprozesse häufig nach weniger System- und Medienbrüchen. Kürzere Laufzeiten, eindeutige Versionierungen und Statusinformationen in Unterschriftsprozessen sind gefragt. Mit nscale FP Sign wird elektronisches Signieren im ECM-Kontext zum einfachen, rechtskonformen Standard. „In nscale 9.3 können Endanwender den Unterschriftsprozess direkt aus nscale heraus starten. Der Unterzeichnungsprozess läuft dann im Hintergrund über die Fernsignaturplattform FP Sign. Damit ergänzen wir das Angebot um einen weiteren wichtigen Technologiepartner“, erläutert Schiffmann.

Die User erhalten im Ergebnis das unterzeichnete Dokument samt Verifizierung und AuditLog, das mehrstufige Unterzeichnungsprozesse lückenlos nachvollziehbar macht. Für das rechtssichere Unterzeichnen nach eIDAS-Standard bietet nscale 9.3 mehrere Möglichkeiten: Elektronische Signaturen in allen rechtssicheren Signatur-Leveln und unternehmensspezifische qualifizierte Siegel.

nscale PAP: Prozessmodellierung noch einfacher

Die Process Automation Platform nscale PAP wird mit zwei Highlight-Features zu einem noch einfacheren, intuitiveren Workflow-Tool. Die neuen Funktionen ermöglichen eine leichtere Modellierung von DMN-Regeln mit Benutzerabhängigkeit – dadurch können Modellierer (= Administratoren) schneller und gleichzeitig detailliert nachvollziehbar arbeiten. Statt einer aufwendigen Synchronisierung von Benutzer-IDs kann jetzt direkt mit klar definierten Personen, Positionen und Gruppen gearbeitet werden.

Im Zuge der Optimierung von Grundfunktionen hat Ceyoniq auch die E-Mail-Benachrichtigungen zu anstehenden Aufgaben überarbeitet. Workflow-Nutzer erhalten in 9.3 sprechende Mails zu ihren Aufgaben, die alle notwendigen Informationen – vom Absender bis zu inhaltlichen Details – enthalten und auch den direkten Absprung zur Aufgabe ermöglichen. Das bringt eine spürbare Straffung und Erleichterung in die Arbeitsabläufe der Anwender.

Updates für das Cockpit von nscale

Weitere neue Funktionen von nscale 9.3 erleichtern Nutzern die tägliche Arbeit im Rahmen einer ganzheitlichen Digitalisierung. Die Möglichkeiten der Suche nach Informationen wurden noch einmal deutlich erweitert: Suchmasken geben Anwendern nun die Möglichkeit, eigene Eingabefelder zu ergänzen. NQL bietet eine strukturierte Suchsprache für komplexe Suchen und – last but not least – können die Suchen für eine spätere Wiederverwendung gespeichert werden.

Die Möglichkeit, in der Dokumentenverarbeitung mit visuellen Stempeln zu arbeiten, wird von vielen Kunden gerne und intensiv genutzt. Mit dem Release erweitert Ceyoniq auch dies Funktion und bietet eine einfache, flexible Lösung zur Erstellung von Textstempeln mit Annotationen (Farbe, Form etc.). Die bisherige Anwendung eines zusätzlichen Grafikprogramms wird damit überflüssig.

Dank einer neuen Serienbrieffunktion können Serienbriefe ohne Systembruch direkt in der gewohnten nscale-Umgebung aus Vorlagen erstellt und an Kontakte und Verteiler versendet werden. Optimierte Arbeitsabläufe ersparen den Nutzern dabei die komplizierte Erstellung mit Templates und Workarounds über verschiedene Systeme hinweg – und sparen damit wertvolle Zeit und Ressourcen. Alle drei Features erfüllen spezifische Anforderungen von Ceyoniq-Kunden und führen zu einer einfacheren, schnelleren Abwicklung von Standardaufgaben, die Anwender und Administratoren entlasten.

Noch flexibler mit dem Web Client

Der nscale Web Client ermöglicht es Nutzern, ihre gesamte Arbeit über den Webbrowser zu erledigen, ohne das zusätzliche Software installiert werden muss. nscale 9.3 macht weitere Funktionen über den Webclient verfügbar. Die wichtigste Neuerung ist in diesem Zusammenhang die Anbindung von nscale Office an nscale Web. Aus dem Webclient heraus können Dokumente direkt mit Word, Excel und PowerPoint bearbeitet werden. Umwege über lokale Speicherung und das Ein-/Auschecken sind nicht mehr erforderlich.

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