Routineaufgaben: So lassen sie sich optimieren

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Routineaufgaben im Büro sind meist eintönig und werden häufig als langweilig und unnötig abgestempelt, dennoch sind sie im Unternehmensalltag für viele Vorgänge essenziell. Automatisierung von Prozessen kann Unternehmen helfen, Wettbewerbsvorteile zu schaffen, Effizienz und Motivation der Mitarbeitenden zu steigern sowie Kosten zu reduzieren.

Untersuchungen zufolge machen Routineaufgaben ein Viertel bis zu einem Drittel der Arbeitszeit von Fachkräften in Bürojobs aus. Würden diese Prozesse vollständig digitalisiert und anschließend automatisiert werden, ließe sich also viel Zeit sparen, die dann für produktivere Aufgaben oder für den Kontakt zu Kunden zur Verfügung stünden. Accenture geht in einer Studie beispielsweise davon aus, dass Fachkräfte durch Automatisierung und Digitalisierung bis zu 25 Prozent ihrer Arbeitszeit an Routineaufgaben einsparen könnten. Wie gehen Unternehmen am besten vor, wenn sie sich dazu entschieden haben, auf Automatisierung zu setzen? Eine erste Orientierung bietet dieser Vier-Punkte-Plan:

1. Routineaufgaben identifizieren

Verantwortliche sollten sich zunächst einen Überblick verschaffen, welche wiederkehrenden Aufgaben überhaupt anfallen und überprüfen, ob diese analog oder digital ausgeführt werden müssen. Idealerweise sollten Teams selbst eine Auflistung ihrer Aufgaben anfertigen und eine Einschätzung geben, wie viel Zeit diese erfordern und inwiefern diese digital ausgeführt, bzw. automatisiert werden können. Grundsätzlich eignen sich hierzu besonders dokumentenbezogene Prozesse vor allem im Verwaltungs- oder Personalbereich. Aufgaben, die viel Zeit erfordern und einfach digitalisiert werden können, sollten oberste Priorität erhalten.

2. Passende Software-Lösungen implementieren

Wenn Unternehmen entsprechende Aufgaben und Prozesse definiert haben, können sie loslegen, nach der passenden Software zu suchen. Diese muss natürlich zu den individuellen Anforderungen des Unternehmens und der Branche passen. Verantwortliche sollten sich im Evaluationsprozess mindestens folgende Fragen stellen: Bietet die Software alle notwendigen Funktionen? Kann sie mit dem Unternehmen wachsen und zukünftige Anforderungen erfüllen? Ist sie leicht zu bedienen?

Ist sie mit anderen Unternehmenssystemen kompatibel? Bietet der Software-Hersteller guten Support und passende Schulungsangebote? Ist eine Skalierbarkeit z.B. durch eine Cloud-Bereitstellung gegeben? Liegt der Preis im Rahmen? Bei einer solchen Software kann es sich beispielsweise um eine automatisierte Dokumentenerfassung handeln, die dank Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) analoge Dokumente oder Formulare automatisch und präzise nach dem Scannen in digitale Formate konvertieren und direkt in digitale Akten einordnen kann. Diese sind durchsuchbar und lassen sich in ERP- oder CRM-Systeme integrieren.

3. Test- und Optimierungsphase für Automatisierung von Routineaufgaben

Nach der erfolgreichen Implementierung der Software sollte eine gründliche Testphase folgen, um sicherzustellen, dass die Funktion den Erwartungen entspricht. Herausforderungen und Verbesserungsmöglichkeiten sollten an den Hersteller kommuniziert und im Idealfall gemeinsam umgesetzt werden.

4. Schulung der Anwender

Das Team sollte zwar von Anfang an aktiv in den Digitalisierungs- und Automatisierungsprozess einbezogen werden, doch besonders wichtig ist eine umfassende Schulung nach der Installation. Darum sollte schon bei der Evaluierung auf eine möglichst intuitive, einfache Anwendung Wert gelegt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden die neue Software auch effektiv nutzen und ihr volles Potenzial ausschöpfen können.

Der Autor Stefan Olschewski ist Principal Communications Manager bei d.velop und Experte für Prozessoptimierung.

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