Dokumentenmanagement Scan für Scan in die Zukunft

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An kaum einem Ort hat die korrekte Verwaltung von Informationen einen so enormen Stellenwert wie im Gesundheitswesen. Automatisierte Dokumente bieten hier eine effiziente Lösung, indem sie den gesamten Prozess der Patientenverwaltung von der Aufnahme bis zur Entlassung verbessern. 

Worin besteht die größte Herausforderung für Unternehmen jeglicher Art in einem modernen und durchgetakteten Arbeitsalltag? Für Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH, kann die Antwort nur eine sein: Effizienz. „Das inzwischen uralte Motto ‚Zeit ist Geld‘ hat auch bis heute noch nicht seine Relevanz verloren; sondern hat ganz im Gegenteil eher noch daran gewonnen“, so der Experte für digitale Transformationen. „In einer derart globalisierten und vor allem schnelllebigen Arbeitswelt besteht der größte Wettbewerbsvorteil darin, das größtmögliche Maß an Produktivität in die kleinstmögliche Zeitspanne zu pressen.“ Es gibt unzählige Möglichkeiten, die Effektivität in Unternehmen an den verschiedensten Ecken und Enden zu steigern – eine davon steckt in der Automatisierung von Dokumenten. Diese innovative Technologie bietet nicht nur eine erhöhte Effizienz, sondern auch eine gesteigerte Präzision in der Verwaltung und Verarbeitung von Informationen. „Rein menschliche Produktivität hat ein natürliches Limit“, so Rudolph. „Kombiniert man diese aber mit intelligenter Scan-Software, entstehen teilweise ungeahnte Potenziale.“

MFPs und OCR als Basis der Automatisierung

Wie können die analoge und die digitale Welt Hand in Hand arbeiten, um den Arbeitsalltag so effizient wie möglich zu gestalten? Diese Frage stellen sich auch Rudolph und sein Unternehmen exapture: „Niemand bekommt das Papier raus aus unseren Geschäftsabläufen. Dafür hat es einen zu hohen Stellenwert im Umgang mit Dokumenten, Rechnungen oder Zeugnissen und bleibt daher weiterhin integraler Bestandteil täglicher Arbeitsprozesse.“ Mithilfe von Software für Multifunktionsgeräte (MFP) lassen sich Informationen aus Papierdokumenten urbar machen und in die weiteren notwendigen Abläufe einpflegen. Die MFPs – die ohnehin schon einen festen Platz in den meisten Arbeitsstätten haben – erweisen sich hier als Ausgangspunkt digitalisierter Methodiken. 

„Was der Scan am Gerät vorbereitet, verarbeitet die Software durch Optical Character Recognition (OCR) weiter“, erklärt Rudolph. „Durch Texterkennung und voreingestellte Befehle lassen sich Dateien korrekt einsortieren oder allen weiterführenden Arbeitsschritten zuführen – und das völlig selbstgesteuert. So werden aus starren, nicht nutzbaren Informationen auf Papier dynamische und komplett automatisierte Dokumente, die keine weitere menschliche Betreuung mehr benötigen. Der Faktor Mensch endet beim Scannen, was die Effizienz aller nachfolgenden Prozesse enorm steigert und in einer Vielzahl von Branchen Anwendung finden kann.“      

Beispiel: Das Krankenhaus und die sensiblen Patientendaten

An kaum einem Ort hat die korrekte Verwaltung von Informationen einen so enormen Stellenwert wie im Gesundheitswesen. Patientendaten haben entscheidenden Einfluss auf die Qualität der Pflege, der Behandlung sowie die Sicherheit von Kranken und sollten zudem ein hohes Maß an Vertraulichkeit genießen. „Automatisierte Dokumente bieten hier eine effiziente Lösung, indem sie den gesamten Prozess der Patientenverwaltung von der Aufnahme bis zur Entlassung verbessern“, beginnt der exapture-Geschäftsführer und führt aus: „Zum Beispiel lassen sich Dokumente aus Patientenakten in einem gut mit MFPs bestückten Krankenhaus immer genau dort einscannen, wo sie ausgestellt werden, und sich so direkt in das digitale System überführen. Durch das Einlesen der Informationen mittels OCR und die daraus resultierende automatische Ablage haben sowohl Ärzte als auch das Pflegepersonal von überall im Gebäude Zugriff auf die relevanten und nun dezentralen Daten.“ 

In Bezug auf Datenschutz und Sicherheit bieten automatisierte Dokumente zudem Mechanismen zur Verschlüsselung und Zugriffskontrolle, um die Vertraulichkeit sensibler Informationen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten. „Bei der Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten dürfen keine Fehler passieren“, schließt Rudolph. „Durch die Optimierung und Automatisierung vieler Prozesse kann Scan-Software die Arbeit in Krankenhäusern oder Arztpraxen effizienter und sicherer gestalten.“  

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