gesponsertE-Rechnungspflicht erfüllen mit moderner Software  So machen sich Unternehmen fit für E-Invoicing

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xSuite Group GmbH

Schrittweise wird ab Januar 2025 die E-Rechnungspflicht in Deutschland im B2B-Bereich eingeführt. Für Unternehmen gehen damit wichtige Vorteile einher. Dafür ist es aber erforderlich, technisch jetzt die Weichen zu stellen. 

Wenn Rechnungen künftig überwiegend nur noch elektronisch in den vorgeschriebenen E-Rechnungsformaten versendet und empfangen werden, ändert sich in den Finanzbuchhaltungen der Unternehmen einiges: Sie profitieren zwar beim E-Invoicing – wie schon generell bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung – noch einmal mehr von optimierten Prozessen im Rechnungseingang, von weniger Aufwand bei der Bearbeitung etc.; gleichzeitig müssen sie aber ihre Softwareanwendungen technisch überprüfen und ggf. anpassen, um diese Vorteile wirklich voll ausschöpfen zu können.

Viele haben bereits eine Software für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung im Einsatz, die Frage ist jedoch, ob diese auch die geforderten strukturierten Formate verarbeiten und neue Eingangswege (wie z.B. das Netzwerk Peppol) bedienen kann und wie der Versand von E-Rechnungen künftig umgesetzt wird.

Die von der neuen E-Rechnungs-Pflicht betroffenen Unternehmen müssen diese Fragen für sich klären und zwar schnell, denn der Ansturm auf spezialisierte Dienstleister, von denen es derzeit noch nicht so viele gibt, wird enorm sein. Ein E-Rechnungsprojekt von dieser Bedeutung will analysiert und geplant werden – durch Bildung eines Projektteams, das sich aus allen thematisch betroffenen Fachbereichen zusammensetzt, inklusive der IT-Abteilung. Auch ist es ratsam, Fachkräfte für (Steuer-)Recht mit einzubeziehen, aufgrund der neu zu beachtenden gesetzlichen Verpflichtungen.

Rechnungsprozess ändert sich für alle

Zunächst sollten sich Unternehmen die Struktur des aktuellen Rechnungseingangs- und Ausgangsprozesses ansehen. Sind bereits vorhandene Systeme noch state-of-the-art, ist der Einsatz von Third-Party-Software möglich? Weil sich der Rechnungsprozess für alle ändert – Unternehmen sowie deren Lieferanten und Kunden – ist zudem eine Kreditoren-Debitoren-Analyse notwendig: Wie sieht es mit der Fähigkeit aus, E-Rechnungen bereits versenden oder empfangen zu können?

Es folgt eine Debitoren-/Kreditorenstrategie. Erstere müssen überzeugt werden, E-Rechnungen zu empfangen, zweitere, sie zu senden. Gibt es gegebenenfalls Kreditoren, die man überzeugen kann, auch schon vor Ablauf der Übergangsfrist bis zur Verpflichtung komplett umzusteigen? Liegen alle Informationen vor, lässt sich an dieser Stelle schon ein erster Return-on-Invest der E-Rechnungslösung abschätzen.

Außerdem gilt es zu prüfen, ob sich der Ein- und Ausgangsprozesses noch optimieren lässt und wo durch die E-Rechnung weitere Kosten eingespart werden können, ggf. auch durch die Verlagerung von Input/Output-Management-Anwendungen in die Cloud.

Suche nach dem richtigen E-Invoicing-Anbieter

Um den richtigen E-Invoicing-Anbieter zu finden, der Rechnungsversand, -annahme und -verarbeitung abdeckt, müssen diesem die richtigen Fragen gestellt werden, idealerweise zusammengestellt in einem Anforderungskatalog. Sehr wichtig ist dabei das Landes-, Format- und Netzwerkportfolio des Anbieters und wie er dieses an Systeme anbindet. Weitere Qualitätsanforderungen an den Anbieter: Seine Größe sollte zur Größe des beauftragenden Unternehmens passen und er muss über freie zeitliche Kapazitäten für ein solches Projekt verfügen.

Schließlich geht dann in enger Abstimmung mit den internen Stakeholdern das neue System für die Inbound- und Outboundprozesse in den Betrieb. Bei der xSuite heißt es „xSuite electronic Document Network Adapter, kurz xSuite eDNA, und läuft vollständig in der Cloud. Lange Implementierungszeiten wie früher, wo erst ein Capture-Prozess zum Auslesen aufgesetzt und trainiert werden musste, sind passé. Es ist im Prinzip nur noch ein Zusammenstecken der Cloud-Lösung mit dem im Unternehmen eingesetzten ERP (SAP)-System.

Die Rechnungen gehen künftig über ein Netzwerk, derzeit vorwiegend Peppol (in Europa) und landen in xSuite eDNA. Dieses formt aus den heterogenen Eingangsdokumenten ein einheitliches Format, das der nachfolgende Rechnungseingangsworkflow nahtlos übernehmen kann. Eine Validierung ist technisch gesehen nicht erforderlich, auch dies erledigt der Adapter. Für die debitorischen Vorgänge wird diese Lösung auch den „Druck“ der Ausgangsrechnungen übernehmen, in dem es aus den angelieferten Rechnungsdaten eine rechtsgültige Rechnung erstellt, über das Netzwerk der Wahl (Portale, Finanzbehörden, perspektivisch auch per E-Mail) verschickt und gleichzeitig an das Finanzwesen für die Archivierung zurückspielt.

xSuite veranstaltet Thementag E-Rechnung

Alles, was man jetzt zur E-Rechnung wissen muss, erfahren Interessierte auf dem dritten Thementag E-Rechnung der xSuite Group am 18. Juni 2024. Das Online-Event steht ganz im Zeichen der kommenden E-Rechnungspflicht im B2B. Die Teilnahme ist kostenfrei und es gibt ausreichend Möglichkeiten, Fragen zu stellen. Bekannte E-Rechnungs-Koryphäen beleuchten E-Invoicing und die E-Rechnungspflicht von allen Seiten und in allen Facetten. Motto: Auf dem Weg zu den Rechnungsprozessen der Zukunft.