gesponsertIT-Asset-Management im Hamsterrad  Software-Audits kosten viel Zeit und Geld

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Flexera Software GmbH

IT-Asset-Management (ITAM) ist zentral für stabile IT-Prozesse. Mit SaaS, Cloud und Hybrid-Umgebungen nehmen die Aufgaben stetig zu und viele Teams kämpfen im Dauerlauf gegen wachsende Komplexität. Nirgends ist das so kräftezehrend wie bei Audits. 

Unternehmen investieren jedes Jahr viel Zeit und Budget in die Vorbereitung auf Softwareaudits. Auch wenn die genaue Zeit unklar ist: Die Teams wissen, dass sie kommen. Der Druck ist dauerhaft spürbar und gehört seit Langem zum Alltag in der IT. Trotzdem gelingt es vielen Unternehmen bis heute nicht, den Aufwand für Audits sinnvoll zu gestalten und die Auswirkungen auf interne Ressourcen und SAM-Initiativen zu minimieren.

Audit-Druck wächst

Der aktuelle Flexera State of ITAM Report 2025 bestätigt diese Entwicklung. In der Umfrage unter 500 IT-Verantwortlichen nennen 76 Prozent die Audit-Vorbereitung als höchste Priorität. Weitere 21 Prozent planen, ihre Maßnahmen noch auszuweiten. Der Grund ist offensichtlich: Audits sind teuer. 45 Prozent der Unternehmen berichten von Strafzahlungen über eine Million US-Dollar in den vergangenen drei Jahren. Bei 23 Prozent lag die Summe sogar bei über fünf Millionen.

Audits halten die Unternehmen dauerhaft auf Trab. Die Chancen auf eine Prüfung durch Microsoft stehen „fifty-fifty“: In etwa jedem zweiten Unternehmen stand in den letzten drei Jahren ein Audit-Besuch an. Der Konzern bleibt damit der aktivste Player und nutzt seine starke Präsenz konsequent aus. In Europa liegt IBM mit 46 Prozent deutlich über dem nordamerikanischen Schnitt von 32 Prozent. Auch SAP als europäischer Platzhirsch hat die Zahl der Prüfungen spürbar erhöht. 41 Prozent der befragten Unternehmen waren betroffen (2024: 32 Prozent).

Dunkelzone SaaS und BYOL

Warum ist die Audit Defense weiterhin so schwierig? Oft liegt es an einem Grundproblem: der fehlenden Transparenz über Lizenznutzung und Berechtigungen. Audits haben zwar höchste Priorität, doch gleichzeitig gehen Initiativen rund um die Vorarbeit zurück – etwa die Aufstellung eines vollständigen Lizenzinventars (minus 5 Prozent). Genau dieses Inventar ist entscheidend, um vertragliche Vorgaben einzuhalten und unnötige Prüfungen zu vermeiden. Wer keine Übersicht hat, kann auch nicht proaktiv handeln. Die systematische Erfassung, Pflege und Kontrolle von Softwarebeständen bleibt der Kern jeder nachhaltigen Audit-Strategie.

Besonders deutlich wird das Transparenzproblem in der Cloud. Bei On-Premises-Hardware und klassischer Software melden 76 bzw. 75 Prozent der Unternehmen gute Sichtbarkeit. Auch bei Cloud-Instanzen liegt der Wert bei 63 Prozent. Doch sobald es in die SaaS-Landschaft geht, wird die Sicht trüb. Nur die Hälfte der Befragten fühlt sich ausreichend informiert. Kritisch wird es bei BYOL-Szenarien. Hier haben lediglich 27 Prozent Einblick in Lizenzstatus, Kosten und Sicherheitsrisiken. Insgesamt ist das Vertrauen in die eigene Transparenz von 47 Prozent im Vorjahr auf jetzt 43 Prozent gesunken.

Damit bleibt auch die unkontrollierte Verbreitung von SaaS-Anwendungen (Saas-Sprawl) ein Thema. 35 Prozent der Befragten berichten, dass die Verschwendung durch ungenutzte Lösungen im vergangenen Jahr weiter zugenommen hat. Interessant dabei: Unnötige Ausgaben entstehen in großem Maße auch durch Desktop-Anwendungen. Bei all dem Cloud-Hype geraten lokale Lizenzen schnell in Vergessenheit – und verursachen weiter stille Kosten.

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ITAM Best Practices helfen

Wie also raus aus dem Hamsterrad? SaaS und KI-Anwendungen werden weiter zunehmen und die Dynamik eher noch beschleunigen. Ob damit auch Audits häufiger und fordernder werden, ist abzuwarten. Sicher ist: Wer vorbereitet sein will, braucht Struktur. Lizenzen gezielt wiederverwenden, Wartungskosten für ungenutzte Software senken, Verträge strategisch verhandeln. Smarte ITAM-Praxis zahlt sich auf jeden Fall aus. Laut Flexera-Report konnten 28 Prozent der Unternehmen ihre ungeplanten Nachlizenzierungen oder Audit-Strafen dadurch senken.

Dafür braucht es aber mehr als Fachwissen und Manpower, sondern vor allem auch Automatisierung und integrierte Plattformen. Wer SAM, HAM und SaaS-Management zusammenführt, behält Kontrolle über hybride IT-Umgebungen. Moderne ITAM-Lösungen wie Flexera One for ITAM unterstützen Unternehmen dabei und helfen Transparenz über den gesamten Lifecycle zu schaffen, die Lizenznutzung zu optimieren und Audit-Fähigkeit zu stärken. So können ITAM-Teams durchschnaufen und sich gezielter auf andere strategische Aufgaben fokussieren.