Software-Roboter: großer Mehrwert, aber aufwendige Implementierung

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Der Einsatz von Software-Robotern ermöglicht es Unternehmen, auf effektive Weise Arbeitsabläufe zu straffen. Die Implementierung und Pflege solcher Systeme stellt sich aber häufig als aufwendiger als gedacht dar, wie eine aktuelle Studie von Pegasystems zeigt.

Software-Roboter auf Servern (Robotic Process Automation, RPA) und Desktops (Robotic Desktop Automation, RDA) gelten gemeinhin als einfacher Weg zur digitalen Transformation. Um herauszufinden, ob sie diesem Ruf in der Realität auch gerecht werden können, führte Pegasystems, Anbieter von strategischen Softwarelösungen für Vertrieb, Marketing, Service und Operations. eine weltweite Umfrage unter Unternehmen durch, die RPA und/oder RDA im Einsatz haben. Dabei wurden auch 100 Entscheider aus Deutschland befragt.

Wie die Umfrage ergeben hat, sorgt in der großen Mehrheit der Fälle die Automatisierung mit Software-Robotern für einen signifikanten Mehrwert, der die Erwartungen der Entscheider sogar häufig noch übertrifft. So erklären 66 Prozent der deutschen Befragten, dass die Effekte der Automatisierung in ihrem Unternehmen noch größer als ursprünglich gedacht sind. Lediglich fünf Prozent zeigten sich enttäuscht und gaben an, die Effekte seien kleiner als erhofft.

Software-Roboter: schwierigere Implementierung als häufig angenommen

Der Weg zu dieser Effektivität ist aber oft mit großem Aufwand verbunden. So nannten die deutschen Befragten die Implementierung der Software-Roboter als größte Herausforderung beim Einsatz dieser Technologie. 53 Prozent der Befragten geben an, die Bots seien schwerer zu implementieren als sie eigentlich dachten. Nur den allerwenigsten Unternehmen gelingt es, den Großteil ihrer Roboter in der geplanten Zeit produktiv zu setzen. So gehen im Durchschnitt 18 Monate ins Land, bis es schließlich soweit ist.

Als zweitgrößte Herausforderung nannten die Entscheider aus Deutschland die Pflege der Software-Roboter. Auch sie bereitet den Unternehmen oft mehr Arbeit als ursprünglich angenommen. So sagen immerhin 32 Prozent der Befragten, dass die laufende Verwaltung mehr Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt als erwartet. Weitere 32 Prozent geben an, den Eindruck zu haben, dass mit den Bots mehr Komplexität in die Unternehmens-IT kommt. 23 Prozent sind der Ansicht, dass mit ihnen größere Schatten-IT-Probleme verbunden sind als gedacht.

Software-Roboter führen mit der Zeit zu immer mehr Ausfällen

Zudem deutet einiges darauf hin, dass die Lebenserwartung der Software-Roboter nicht allzu hoch ist. Unvermeidliche Veränderungen an der zugrunde liegenden Architektur werden im Laufe der Zeit wahrscheinlich zu immer mehr Ausfällen führen. 51 Prozent der deutschen Befragten rechnen damit, dass ihre Software-Roboter eine Lebensdauer von bis zu zwei Jahren haben werden. 90 Prozent der Entscheider geben an, schon jetzt in irgendeiner Form Ausfälle erlebt zu haben – wenn auch in den allermeisten Fällen nur sehr selten oder moderat häufig.

Trotz aller Schwierigkeiten ist eines aber klar: Werden Software-Roboter für die richtigen Szenarien eingesetzt, halten sie ihre Versprechen auch. Mit 71 Prozent berichtet die große Mehrheit der deutschen Befragten, dass die Bots einen größeren Mehrwert und einen schnelleren ROI bringen als erwartet. Lediglich zehn Prozent äußern sich diesbezüglich enttäuscht. Als größten Nutzen sehen 53 Prozent der Entscheider die steigende Mitarbeiterzufriedenheit durch die Entlastung von stupiden Routinetätigkeiten. Auf den Plätzen zwei und drei folgen gleichauf die Optimierung von schlechten Prozessen und die Verbesserung der Customer Experience (jeweils 37 Prozent).

Mit Software-Robotern mehr aus den IT-Systemen holen

„Es besteht kein Zweifel, dass RPA und RDA hocheffektive Lösungen für die Optimierung ineffizienter Prozesse sind und dabei helfen, mehr aus den vorhandenen IT-Systemen herauszuholen. Unsere Studie zeigt aber auch, dass es einige Fehleinschätzungen darüber gibt, wie die Bots am besten genutzt werden können", erklärt Harald Esch, Geschäftsführer und Vice President Sales DACH bei Pegasystems.

Er ist überzeugt, dass die Automatisierung mit Software-Robotern zwar als Brücke zur digitalen Transformation dient, aber nicht ihren Endzustand herstellt: „Bots sind eher als Heftpflaster zu sehen, die temporär schlechte Prozesse überdecken können, die unter der Oberfläche nach wie vor vorhanden sind. Wollen Unternehmen eine nahtlose Ende-zu-Ende-Automatisierung schaffen und sich wirklich zukunftssicher aufstellen, sollten sie kurzfristig auf Software-Roboter setzen und diese dann langfristig mit einer umfassenden digitalen Prozessautomatisierung kombinieren.“

Zur Methodik der Studie: Pegasystems befragte für die Studie 509 Entscheider aus den USA, Großbritannien, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden und Australien. Ihre Unternehmen erzielen jeweils einen jährlichen Umsatz von mindestens 100 Millionen US-Dollar und stammen aus den Branchen Gesundheitswesen, Finanzwesen und Versicherungen, Fertigung, Kommunikation und Medien. (sg)

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