Automatisierung Sourcing: Gut geplant ist halb beschafft

Anbieter zum Thema

Esker Software Entwicklungs-und Vertrieb

Kendox AG

xSuite Group GmbH

Beschaffungslösungen sind integraler Bestandteil des Procure-to-Pay-Prozesses. In ihnen erfolgt das Management bestehender Lieferanten, interner Freigabeprozesse und die Verwaltung von Artikeln. Sourcing-Lösungen setzen einen Schritt früher an: Sie helfen, die richtigen Lieferanten und geeignete Produkte zu marktgängigen Preisen zu finden.

Will man Prozesse optimieren, hat es sich bewährt, in ganzen Prozessketten zu denken. Das gilt nicht zuletzt für den Procure-to-Pay-Zyklus, der den Beschaffungsvorgang, die Verbuchung eingehender Rechnungen und deren Zahlung umfasst. Im Procure-Schritt will man den Beschaffungs- bzw. Einkaufsvorgang in einem Unternehmen möglichst effizient gestalten. Dazu gehören ein wirkungsvolles Lieferantenmanagement mit aktuellen Stammdaten und Verträgen, dokumentierte Workflows von der Bestellanforderung bis zur ausgelösten Bestellung sowie ein Bestand bestellbarer Artikel. Letzterer sollte gut gepflegt sein und kann ebenfalls durch Anbindung an Bestellportale wie Amazon Business zur Verfügung gestellt werden. 

In einem solchen Beschaffungsprozess lassen sich nicht nur Produkte ordern, die direkt in Produktion und Vertrieb eingesetzt werden. Neben diesen sogenannten direkten Gütern können auch indirekte Güter, etwa C-Teile wie Büromaterial, Bestandteil des Einkaufsprozesses sein. Ein klassisches Beispiel für ein seit vielen Jahren am Markt etabliertes Beschaffungstool ist das Modul MM (Materials Management) von SAP, das seinen Schwerpunkt allerdings auf die Beschaffung von Waren für die Produktion legt.

Procure-to-Pay-Zyklus wird zum Source-to-Pay-Prozess

Neuerdings betrachtet man einen Teilprozess der Beschaffung getrennt, weil er an Bedeutung gewinnt und die Grundlage für effiziente Beschaffungsvorgänge legt: das Sourcing. Der Procure-to-Pay-Zyklus wird damit zum Source-to-Pay-Zyklus. Befördert wird diese Sichtweise, die dem Sourcing mehr Aufmerksamkeit schenkt, nicht zuletzt durch die Martkforscher von Gartner, deren „Magic Quadrant“, eine ausgeklügelte Bewertung von Software-Anbietern für unterschiedliche Prozesse, nicht selten von Unternehmen zur Auswahl von Optimierungslösungen herangezogen wird. Nach Gartner sind relevante Anbieter von Source-to-Pay-Suites SAP, Oracle, Coupa, Esker oder Jaggaer. 

Sourcing bezeichnet den ersten Prozessschritt bei der Beschaffung: Bevor man etwas beschaffen kann, müssen die entsprechenden Artikel und Lieferanten, also die „Quellen“ für die Beschaffung, ausfindig gemacht werden. Hier geht es um das Onboarding neuer Lieferanten, die Konsolidierung oder Erweiterung des Artikelbestands, die Koordinierung von Angebotsprozessen, das Management von Ausschreibungen (Request for Proposal, RFP) oder die Durchführung von Auktionen. Im Folgenden werden drei Szenarien beim Sourcing kurz vorgestellt, um den Nutzen von Sourcing-Anwendungen zu verdeutlichen.

Sourcing: Das Identifizieren neuer Lieferanten und Artikel

Die Gründe, neue Lieferanten und Artikel zu finden, können vielfältig sein. Bei strategisch wichtigen Artikeln will man eventuell mehrere Lieferanten haben, um Lieferengpässe ausgleichen zu können, bisherige Lieferanten können nicht mehr in der gewohnten Qualität liefern oder erhöhen über Gebühr die Preise. Bei C-Gütern will man eventuell nur einmalig einen Lieferanten finden, der Büromaterial für einen Großkonzern zum bestmöglichen Preis liefert. Sourcing-Lösungen besitzen deshalb Möglichkeiten, um vorab recherchierte Lieferanten automatisiert anzuschreiben, die dann über ein Portal die geforderten Angebote abgeben. 

Sollte es zu einem Zuschlag kommen, kann sich der Anbieter als neuer Lieferant registrieren (Self-Onboarding), zugleich Selbstauskünfte geben oder beispielsweise notwendige Produkt- oder Compliance-Zertifikate hinterlegen. Artikel lassen sich im Artikelstamm hinterlegen, so dass sie zukünftig zur Bedarfsplanung, Budgetüberwachung und Bestellung bereitstehen. Ziel ist dabei, das Lieferanten-Onboarding und die Artikel-Verwaltung über ein standardisiertes Verfahren möglich zeit- und kosteneffiziert zu handhaben.

Effiziente Steuerung der Ausschreibungsprozesse

In vielen Unternehmen, und bei der öffentlichen Hand ohnehin, ist ab einer bestimmten Bestellgröße ein formaler Ausschreibungsprozess nötig. Schließlich möchte man in einem unabhängigen Bewertungsverfahren den richtigen Dienstleister und die richtigen Produkte mit einem möglichst optimalen Preis-/Leistungsverhältnis finden. Ausschreibungen werden häufig noch manuell durchgeführt: Die Ausschreibungsdokumente werden an vorausgewählte Dienstleister verteilt und diese schicken ihre oft mehrere hundert Seiten umfassenden Antworten in unterschiedlichen Formaten zurück. 

Die Herausforderung für das Ausschreibungsgremium liegt hierbei darin, sich durch den Wust an Unterlagen zu kämpfen und die Angebote vergleichbar zu machen. Sourcing-Anwendungen können diesen Prozess standardisieren, indem der Ausschreibungskatalog in einem Portal hinterlegt wird und alle Anbieter ihre Antworten dort in einer festgelegten Struktur abgeben. Die Anwendung gewichtet und bewertet die Antworten nach zuvor festgelegten Kriterien und zeigt automatisch den passendsten Anbieter.

Order Management

Wie Solvay die Bestellprozesse optimierte

Sourcing-Lösungen stellen Infrastruktur für Auktionen bereit

Auktionen werden häufig für die Beschaffung von C-Gütern, üblicherweise große Mengen zu kleinen Stückpreisen, genutzt. Diese Auktionen erfolgen zumeist als „Reverse Auctions“: nicht das höchste Gebot entscheidet, sondern das niedrigste. Sourcing-Lösungen stellen dafür die nötige Infrastruktur bereit. Will beispielsweise ein Großkonzern für alle Unternehmen im Verbund Büromaterial zentralisiert ordern, kann er ein Auktionsevent einrichten. In der Sourcing-Anwendung werden Mengen und Beschaffenheit der benötigten Artikel erläutert und eventuell ein Höchstpreis genannt. Anbieter können nun über das Sourcing-Portal bieten - mit dem Ziel, mit einem möglichst niedrigen Preis den Zuschlag zu erhalten. .

Beträgt das ursprüngliche Beschaffungsbudget beispielsweise fünf Millionen Euro und man ist in der Lage, durch eine Auktion mit zehn- oder 15-prozentiger Ersparnis zu ordern, werden die gewaltigen Kosteneinsparpotenziale deutlich.Der Wert von Sourcing-Lösungen liegt nicht allein darin, Kosteneinsparungen bei zu beschaffenden Produkten oder Dienstleitungen zu erzielen. Sie reduzieren überdies die internen Prozesskosten, sorgen für eine bessere Prozessqualität und legen den Grundstein für ein effizientes Lieferanten- und Beschaffungsmanagement. Was man in diesem Prozessschritt versäumt, lässt sich später schwerlich wieder aufholen