Mitarbeiterzufriedenheit Spesenmanagement: Wie Westernacher Consulting den Aufwand reduzierte

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Unternehmen suchen derzeit nach Lösungen, den Aufwand für Verwaltung und Bürokratie zu verringern. Westernacher Consulting ist es gelungen, mit einem intelligenten Spesenmanagement 75 Prozent an Effizienz zu gewinnen, und konnte so die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter erhöhen.

Als Berater für die Umsetzung komplexer IT-Projekte und SAP war es Westernacher Consulting wichtig, auch selbst über moderne Lösungen zu verfügen. Weshalb, das zeigt ein Effizienzgewinn von 75 Prozent über Niederlassungen in 21 Ländern hinweg. Diesen hat Westernacher dadurch erzielt, dass das Unternehmen im Spesenmanagement von veralteten Tools und Excel hin zur intelligenten Lösung von Rydoo gewechselt ist.

Die Umstellung zu Rydoo hat sich als Erfolg auf vielen Ebenen erwiesen. Am signifikantesten ist dabei die eingesparte Zeit, denn das Team von Westernacher berichtet, im Durchschnitt etwa 75 Prozent weniger Zeit für Spesenberichte aufbringen zu müssen. Statt Stunden oder Tage benötigen sie nun lediglich Minuten. Die freien Kapazitäten stehen nun voll und ganz Kundenprojekten zur Verfügung und ermöglichen zusätzliche Umsätze.

Transparente Genehmigungsverfahren beim Spesenmanagement

Ein Blick auf die Zahlen macht das Ausmaß der Einsparungen deutlich: Während einer klassischen Reisewoche können pro Consultant bis zu 30 Belege anfallen. Bei über 100 Team-Mitgliedern, die regelmäßig reisen, ergibt das mehr als 3.000 Belege pro Woche, die zuvor in Papierform und Excel-Tabellen verwaltet werden mussten.

Dieses Reduzierung an administrativen Aufgaben hat zu einer deutlich höheren Zufriedenheit im Team gesorgt. Nicht nur, dass Erstattungen schneller vorhanden gehen, auch die Genehmigungsverfahren sind deutlich transparenter als zuvor. Und insbesondere das nutzerfreundliche Einscannen aller Belege per OCR-Technologie konnte überzeugen.

Globale Flexibilität und nahtlose SAP-Anbindung

Das Ziel von Westernacher Consulting war es, die globalen Abläufe beim Spesenmanagement einheitlich zu regeln, statt in jeder Region verschiedene Lösungen zu nutzen. Dafür suchten sie nach dem bestmöglichen Tool. Aus verschiedenen Grünen fiel die Wahl dabei auf Rydoo: Einer ist die Flexibilität, sich je nach Land gemäß lokalen Vorschriften anpassen zu lassen und dennoch in ein globales Unternehmen eingebunden zu sein.

Die direkte Integration mit SAP war mindestens ebenso wichtig. Mitarbeitende reichen Belege nun per Smartphone ein, wobei die Daten automatisch mit dem SAP von Westernacher synchronisiert werden. Auch bei globalen Projekten ist so ein Austausch in Echtzeit möglich. Der Aufwand für das Backoffice-Team ist dadurch extrem gesunken, ebenso die Anfälligkeit für Fehler. Sämtliche Abrechnungen und Erstattungen dagegen gehen einfacher denn je zuvor von der Hand.

Neue Lösung für das Spesenmanagement ist ein Gamechanger

„Vor Rydoo verbrachten wir den halben Tag mit der Bearbeitung von Belegen. Jetzt können Berater ihre Spesen innerhalb von Minuten einreichen und sie werden sofort mit SAP synchronisiert“, lautet das Fazit von Kristian Schachner, SAP Transportation Management Consultant bei Westernacher Consulting. Rydoo hat sich für Westernacher als wahrer Gamechanger erwiesen. Das Unternehmen kann sich daher gut vorstellen, Rydoo in Zukunft noch intensiver zu nutzen. Interessant ist dabei beispielsweise die Fähigkeit, Berichte zu reisebezogenen Emissionen zu erstellen.

Rydoo ist ein B2B-SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen und Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Unternehmen können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren.

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