Betriebliche Ausgaben Spesenmanagement: Drei wichtige Trends für 2025

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Gerade in finanziell angespannten Zeiten ist für Unternehmen das Spesenmanagement unerlässlich. Doch auch dieser scheinbar starre Bereich ist fortwährend in Bewegung. Drei zentrale Entwicklungen werden dieses Jahr prägen.

1. Spesenmanagement: KI-Assistenten statt Zettelwirtschaft

Was die Dubai-Schokolade bei Konsumenten ist, sind im B2B die Möglichkeiten und Potenziale von KI-Tools: Das Hype-Thema 2024. Und natürlich haben künstliche Intelligenz und Automatisierung auch im Spesenmanagement bereits Einzug gehalten. So überprüft das KI-gestützte „Smart Audit“ von Rydoo eingescannte Belege in jeder Sprache automatisch auf mögliche Compliance-Verstöße. Diese Weiterentwicklung nimmt Finanz-Teams große Teile manueller Arbeit ab und verschafft ihnen zusätzliche Zeit. 

Außerdem profitieren Unternehmen von Einsparungen in Millionenhöhe, die durch fehlerhafte Abrechnungen oder Betrug regelmäßig entstehen. Kein Wunder also, dass laut einer Umfrage von Gartner schon jetzt bei etwa 60 Prozent aller mit Finanzen verbundenen Aufgaben in Unternehmen eine Form von KI-Tools im Einsatz ist. Auch für 2025 dürfen wir hier neue Features und Funktionen erwarten, die ungeliebte manuelle Aufgaben übernehmen und allen Nutzern das Leben leichter machen.

2. Neue Compliance-Pflichten benötigen transparente Daten

Jahr für Jahr verändern neue Vorschriften Abläufe in der Geschäftswelt. In jüngster Vergangenheit war dabei vor allem Compliance der große Antreiber. Bereits umgesetzte oder kurz bevorstehende Initiativen wie die Pflicht zu E-Rechnungen oder die CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) erfordern auf diversen geschäftlichen Ebenen ein neues Maß an Transparenz. Dabei ist es nötig, Daten nicht nur zu sammeln, sondern auch berichtsfähig zu verwalten. Mit Papierbelegen ist dies kaum zu leisten. 

Wie oben bereits angesprochen, tragen moderne Plattformen für das Spesenmanagement mit ihren KI-gestützten Tools signifikant dazu bei, Compliance-Verstöße zu vermeiden. Auch das Aufbereiten von Rechnungen erleichtern sie deutlich. Daher wird ihnen im Licht neuer Vorschriften weitere Aufmerksamkeit als nützliche Lebensretter zukommen.

3. Spesenmanagement: Optimierung der alltäglichen Geldflüsse

Insbesondere deutsche Unternehmen stehen als Folge der letzten Jahre unter Druck und streben danach, ihr operatives Geschäft zu optimieren. CFOs kommt dabei mehr und mehr die aktive Rolle zu, Firmen finanziell in ruhigen Gewässern zu halten. Um dabei die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen, brauchen sie Daten und Analysen – je leichter diese zugänglich und lesbar sind, umso besser.

Und auch wenn sie weniger im Rampenlicht stehen als große Investments, betrifft dies auch die zahlreichen regelmäßigen Ausgaben im Tagesgeschäft. Ein intelligentes Spesenmanagement kann ganz genau aufzeigen, welche Aufwendungen gut genutzt sind und wo Geldströme möglicherweise versanden. Auf Basis dessen können CFOs wertvolle Ressourcen freilegen.

Dies sind nur drei Entwicklungen, die das  Spesenmanagement im Jahr 2025 prägen werden. Jeder dieser Trends bringt weitere Implikationen, die beleuchtet werden könnten. Doch eines ist sicher: Mehr denn je brauchen Unternehmen ein Spesenmanagement, das digital, komfortabel und transparent ist.

Ausgaben-Policy

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