HR-Prozesse Low-Code-Plattform: Effiziente HR-Automatisierung für KMU

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Laut einer Umfrage von Personio priorisieren 47 Prozent der befragten HR-Verantwortlichen Investitionen in KI- und Automatisierungstools. Die Verbindung aus Low-Code-Plattform und KI-Agenten schafft neue Spielräume für HR-Verantwortliche im MIttelstand. 

Mit der Verbindung aus einer Low-Code-Plattform und KI-Agenten erhalten HR-Teams standardisierte, automatisierte Lösungen, die sie individualisieren können – schneller und günstiger als mit spezialisierten HR-Tools. Denn Urlaubsanträge, Vertragsdokumente und Onboardings stapeln sich bei ihnen, da vieles noch heute über Papier oder Excel-Listen abläuft. Diese manuellen Prozesse kosten Zeit, sind fehleranfällig und binden Ressourcen, die für strategische Themen wie Mitarbeiterbindung oder Talententwicklung fehlen. 

Unternehmen haben dieses Problem zwar erkannt und arbeiten daran, administrative HR-Prozesse zu digitalisieren. Dabei entscheidet vor allem die Wahl der richtigen Lösung über den Erfolg: Häufig greifen Unternehmen zunächst zu standardisierten HR-Lösungen, die aber weniger Raum für Individualisierung lassen. Um ihre Anforderungen dennoch zu erfüllen, passen Unternehmen ihre Prozesse an die Software an oder lassen die Standardsoftware kostenintensiv erweitern. Oftmals nutzen Organisationen sogar nur einen Bruchteil der Funktionen – eine unwirtschaftliche Investition.

Dabei geht es auch anders: Eine Kombination aus Low-Code-Prozessautomatisierung und KI-Agenten ermöglicht es, individuelle Workflows eigenständig und kosteneffizient aufzusetzen – und das nicht nur im HR-Bereich, sondern auch in anderen Abteilungen. Mitarbeiter können mit der „Agentic Process Automation“ ihre Prozesse nach ihren eigenen Bedürfnissen gestalten und mit agentischen Schritten anreichern.

Was eine Low-Code-Plattform leisten kann

Bei Low-Code-Plattformen bauen Anwender über visuelle Prozessdesigner per Drag-and-Drop-Workflows, legen dafür Berechtigungen fest und definieren individuelle Abweichungen vom Standardablauf. Da kaum Programmierkenntnisse nötig sind, lassen sich Digitalisierungsprojekte innerhalb weniger Wochen bis Monate umsetzen – die IT-Abteilung wird entlastet, die Kosten bleiben überschaubar.

 Doch wie jede Technologie hat auch eine Low-Code-Plattform für Prozessautomatisierung eine Grenze. Diese verlief bisher dort, wo regelbasierte Logik nicht mehr ausreicht: bei komplexen, kontextabhängigen Entscheidungen. Diese mussten Personaler weiterhin selbst treffen. Genau hier setzen KI-Agenten an.

Die Grenzen der Low-Code-Plattform mit KI überwinden

Im Prozessdesigner lassen sich die Agenten an beliebiger Stelle zwischen Arbeitsschritte schalten. User geben ihnen eine klar definierte Aufgabe, die sie eigenständig ausführen. Ein Agent liest und klassifiziert, ein zweiter trifft regelbasierte Vorentscheidungen, ein dritter erzeugt Dokumente, ein vierter überwacht Fristen – und an den richtigen Stellen behält ein Mensch die Entscheidung. Um ihre Aufgaben zu erfüllen, greifen Agenten in der Regel kontextabhängig auf verfügbare Daten (Stammdaten, aber auch historische Daten) und Dokumente innerhalb der Low-Code-Plattform zu. 

Dabei ist es notwendig, bei der Datenauswahl sehr sauber zu arbeiten und die Auswahl auf „für die Erledigung der Aufgabe zwingend notwendig“ zu beschränken, um Halluzinationen vorbeugen und die Qualität zu steigern. Denn je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto schwieriger ist es für den Agenten zu entscheiden, welche für seine Aufgabe relevant sind. Das Ergebnis spielen die Agenten an den Anwender (mit Begründung für die Entscheidung/Auswahl) zurück. Dieser entscheidet dann, ob er den weiteren Prozess auf dieser Basis fortsetzen will. Da der User jederzeit vollumfänglich Einblick in den Auswahlprozess und die Arbeitsweise der KI-Agenten hat, kann er transparent nachvollziehen und noch Anpassungen vornehmen wie zum Beispiel den zugrundeliegenden Prompt optimieren oder die Datenauswahl anpassen.

Bei der Orchestrierung mehrerer spezialisierter KI-Agenten entlang eines Prozesses spielen Low-Code-Plattformen als Prozess-Backbones ihre Stärke aus: Status, Fristen, Eskalationen, Rollen- und Rechtekonzept sowie ein lückenloser Audit-Trail sind bereits Teil der Plattform. Reine Chat-Assistenten leisten das nicht; ihnen fehlt die verbindliche Prozess- und Nachweisebene.  

Da für Low Code kaum Programmierkenntnisse nötig sind, lassen sich Digitalisierungsprojekte innerhalb weniger Wochen bis Monate umsetzen – die IT-Abteilung wird entlastet, die Kosten bleiben überschaubar. 

Axel Ensinger

Wie KI-Agenten Personaler beim Onboarding unterstützen

Die Kombination aus Low-Code- und KI-basierter Automatisierung kann Personaler entlasten und neuen Mitarbeiter eine positive Employee Experience bieten. Wie das funktioniert, zeigt ein Beispiel für den Onboarding-Prozess: Ein gelungenes Onboarding zielt darauf ab, den neuen Mitarbeiter am ersten Tag oder möglichst früh arbeitsfähig zu machen. 

Mit einer Low-Code-Plattform können Unternehmen den gesamten Onboarding-Workflow abbilden: von der Erfassung der Mitarbeiterdaten über die Verteilung von Aufgaben zur Einarbeitung bis hin zur Organisation von Arbeitsmitteln. Das System benachrichtigt Nutzer automatisch bei To-dos, erinnert sie bei nahender Deadline erneut und stellt für den Workflow relevante Dokumente bereit.