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KI-Agenten führen einzelne Aufgaben selbständig aus

Innerhalb dieses Prozesses lassen sich gezielt KI-Agenten einsetzen, die einzelne Aufgaben automatisiert übernehmen, beispielsweise die Entscheidung darüber, welche Arbeitsmaterialien der neue Mitarbeiter benötigt. In einem rein Low-Code-basierten Ablauf muss der Personaler selbst entscheiden, was benötigt wird und den entsprechenden Workflow starten. 

Dieser Schritt lässt sich mit KI-Agenten automatisieren, indem sie Informationen aus den Stellenbeschreibungen und früheren Onboardings – also den notwendigen Kontext – erhalten. Der KI-Agent erkennt Position, Abteilung, Standort und Hierarchieebene und schlägt auf Basis dieser Informationen die passende Ausstattung vor. Der Personaler kann entscheiden, ob er den Vorschlag übernimmt und den Prozess weiterführt oder ihn zuerst anpasst. Somit behält der Mensch die Kontrolle, spart sich aber Zeit und manuelle Recherchearbeit.

Ein weiterer Teil des Onboardings ist es unter anderem, Mitarbeiter mit bestimmten Regeln, Sicherheitsvorkehrungen oder unternehmensspezifischen Abläufen vertraut zu machen. Dazu entscheiden Personaler und andere Fachabteilungen über passende Schulungen, planen und dokumentieren sie. Die Vielzahl rechtlicher Vorgaben, Normen aus dem Arbeits- und Datenschutz sowie branchenspezifischer Regelungen erhöht den Koordinationsaufwand. Für einen schnelleren Ablauf können sie einen KI-Agenten damit beauftragen, Schulungen vorzuschlagen. Sie prüfen, welche Qualifikationen der Mitarbeiter schon hat, welche ihm für die neue Stelle fehlen und leitet daraus verpflichtende Unterweisungen ab.

Weitere Einsatzbereiche für KI-Agenten im HR-Bereich

Bewerbungsklassifizierungs-Agent: Ein Klassifizierungs-Agent liest die eingehende Bewerbung (E-Mail inkl. Anhängen), extrahiert Eckdaten und Qualifikationen, gleicht sie gegen die im Job hinterlegten Kriterien ab und sortiert in drei Körbe: nein, ja/interessant, Graubereich.

Agentengestütztes Offboarding (komplexer Detailprozess): Das Offboarding involviert oft fünf bis sechs Abteilungen im Unternehmen, hat sicherheitskritische Zeitpunkte und erfordert sensible Entscheidungen: Einzelaufgaben wie Lesen und Auswerten des Kündigungsschreibens (Berechnung letzter Arbeitstag, Resturlaub etc.), Organisation der Abgabe des Dienstwagens, Entziehen von IT-Zugängen, Erstellen von Arbeitszeugnissen oder eines Übergabedokuments auf der Basis offener Vorgänge des Mitarbeiters.

Datenschutz bei LLMs im Blick behalten

Neben Zugriffsberechtigungen für einzelne Aufgaben ist es wichtig, Datenschutzvorkehrungen für den generellen Einsatz von LLMs zu treffen: Dazu gehört, dass die LLMs so eingestellt sind, dass die übermittelten Daten nicht für die Optimierung des Modells verwendet werden. Um eine DSVGO-konforme Verarbeitung sicherzustellen, empfiehlt es sich zudem, dass das Modell auf Servern in Deutschland gehostet wird. Zudem sollte die Digitalisierungsplattform den EU AI Act wahren, indem die Daten permanent innerhalb der Plattform bleiben und ihre Umgebung nicht verlassen. 

Low-Code-Plattform: Höheres Level bei Automatisierung erreichen

Das Zusammenspiel von Low-Code und KI-Agenten hebt den Automatisierungsgrad in Unternehmen deutlich an. Eine Low-Code-Plattform schafft mit digitalen Prozessen, klaren Berechtigungen und revisionssicheren Abläufen eine strukturierte Grundlage. Dort, wo noch Lücken im automatisierten Workflow bestehen, beispielsweise bei kontextabhängigen Entscheidungen oder Auswertungen von Daten und Dokumenten, lassen sich KI-Agenten zwischenschalten – mit menschlicher Freigabe an den richtigen Stellen. So können HR-Teams ihre Workflows auf Basis rollenbasierter Rechtekonzepte optimieren und werden bei manuellen Tätigkeiten weiter entlastet. Der Einsatzbereich der KI-Agenten lässt sich zudem über die Personalabteilung hinaus ausweiten: auch das Rechnungswesen, Procurement oder die Verwaltung können sie nutzen, um einzelne Aufgaben auszulagern.