Jahreswechsel Entgeltabrechnung: Checkliste, die im Herbst beginnt

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In vielen Personalabteilungen beginnt der Jahreswechsel am zweiten Januarwochenende, wenn die erste Entgeltabrechnung des Jahres nicht durchläuft. Zu diesem Zeitpunkt ist der Handlungsspielraum am kleinsten, weil Fristen bereits laufen und die Fachabteilungen mit dem Tagesgeschäft ausgelastet sind.

Wer den Wechsel bei der Entgeltabrechnung dagegen im Oktober aufsetzt, verteilt die Arbeit über fünf Monate statt über zwei Wochen. Der Grund liegt im Kalender der Gesetzgebung: Ein Teil der Werte für das kommende Jahr steht bereits im Sommer fest, ein anderer erst im Spätherbst. Diese Zweiteilung lässt sich planen, sobald man weiß, welche Position wann verbindlich wird.

Entgeltabrechnung: Warum der Oktober der Startpunkt ist

Die Sozialversicherungs- Rechengrößen werden jedes Jahr per Verordnung angepasst. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales erarbeitet den Entwurf, das Bundeskabinett beschließt ihn im Oktober, danach muss der Bundesrat zustimmen. Erst mit dieser Zustimmung stehen Beitragsbemessungsgrenzen, Bezugsgröße und Versicherungspflichtgrenze für das Folgejahr fest. 
Für die Praxis bedeutet das eine klare Reihenfolge. Alles, was von den Rechengrößen abhängt, wird ab November verarbeitet. Alles andere, also Stammdaten, Verträge, Zuschläge und Sachbezüge, lässt sich vorher erledigen. Genau diese Vorarbeit bei der Entgeltabrechnung entscheidet später darüber, wie viele Korrekturläufe im Januar nötig werden.

Entgeltabrechnung: Die Stammdaten sind das Risiko

Fehler bei der Entgeltabrechnung im Jahreswechsel entstehen selten an neuen Rechenwerten, sondern an alten Datensätzen. Ausgelaufene Befristungen, veraltete Steuerklassen, nicht gepflegte Kinderfreibeträge, falsch hinterlegte Krankenkassen und Beschäftigte, deren Entgelt durch eine Mindestlohnerhöhung erstmals über eine Grenze rutscht, machen den Großteil der Januarkorrekturen aus.

Ein systematischer Abgleich vor dem Jahresende fängt diese Fälle ab. Moderne Lohnsoftware unterstützt das mit Plausibilitätsprüfungen, die Datensätze mit fehlenden Pflichtangaben, abgelaufenen Bescheinigungen oder widersprüchlichen Merkmalen automatisch auswerfen. Moderne Anbieter wie Paychex beugen diesem Stress zum Jahreswechsel vor, indem bei jedem Laut der Entgeltabrechnung eine automatische Datenprüfung und -Validierung vorgenommen wird.

Ergänzend gehört der ELStAM-Abruf auf die Liste. Änderungen an Steuerklassen und Freibeträgen werden von den Finanzämtern bereitgestellt, aber nur wirksam, wenn sie tatsächlich abgerufen und übernommen wurden. Ein Abruf im Dezember deckt die Fälle auf, bei denen die Übernahme im laufenden Jahr fehlgeschlagen ist.

Was zum 1. Januar 2027 bereits feststeht

Verbindlich ist bereits die zweite Stufe der Mindestlohnanpassung. Nach der Mitteilung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales steigt der gesetzliche Mindestlohn zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro, nachdem er zum Jahresbeginn 2026 bereits auf 13,90 Euro angehoben wurde. Beide Schritte zusammen ergeben ein Plus von fast 14 Prozent.Daraus folgt unmittelbar eine zweite Anpassung. Die Geringfügigkeitsgrenze ist seit Oktober 2022 an den Mindestlohn gekoppelt und ergibt sich nach Paragraf 8 Absatz 1a SGB IV aus dem Mindestlohn multipliziert mit 130 und geteilt durch drei, aufgerundet auf volle Euro. Rechnerisch liegt die Grenze damit ab Januar 2027 bei 633 Euro monatlich.

Betriebe mit vielen Minijobs sollten diese Zahl früh in die Vertragsprüfung nehmen. Wer die Stundenzahl unverändert lässt, überschreitet mit dem höheren Stundensatz möglicherweise die Grenze und macht aus einem Minijob unbeabsichtigt eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung. Die Korrektur ist rückwirkend aufwendig und trifft Arbeitgeber und Beschäftigte gleichermaßen.

Ebenfalls jährlich angepasst werden die Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft. Sie folgen der Entwicklung der Verbraucherpreise und werden über die Sozialversicherungsentgeltverordnung festgelegt. Betriebe mit Kantine, Essenszuschuss oder gestellter Unterkunft müssen die neuen Werte zum Januar hinterlegen, sonst stimmt der geldwerte Vorteil in der Entgeltabrechnung nicht.

Im Blick behalten sollte man außerdem die Jahresarbeitsentgeltgrenze. Beschäftigte, die sie mit dem neuen Entgelt erstmals überschreiten, können in die private Krankenversicherung wechseln. Der Statuswechsel will rechtzeitig geprüft werden, weil er sowohl die Beitragsberechnung als auch die Meldungen an die Krankenkasse verändert.

Entgeltabrechnung: Die Termine im ersten Quartal des Jahres

 Nach dem Jahreswechsel folgt eine dichte Fristenfolge, die sich gut im Voraus terminieren lässt: 

• Bis zum 15. Februar sind die Jahresmeldungen nach der DEÜV für alle im Vorjahr beschäftigten Personen zu übermitteln. 
• Bis zum 16. Februar erwartet die zuständige Berufsgenossenschaft den digitalen Lohnnachweis für das abgelaufene Jahr.
• Bis zum 28. Februar müssen die Lohnsteuerbescheinigungen elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden.
• Bis zum 31. März ist die Anzeige zur Beschäftigung schwerbehinderter Menschen bei der Agentur für Arbeit einzureichen.
• Laufend zu prüfen sind die neuen Umlagesätze U1 und U2 der Krankenkassen sowie die Insolvenzgeldumlage, die jährlich neu festgesetzt werden.

Diese Termine liegen fest und sind nicht verhandelbar. Ihr Vorteil besteht darin, dass sie sich bereits im November als Kalendereinträge mit Vorlauffristen anlegen lassen.

Unterlagen, die den Jahreswechsel überdauern müssen

Parallel zum Abrechnungslauf entsteht ein Archivierungsbedarf, der gern unterschätzt wird. Lohnkonten sind nach dem Einkommensteuergesetz sechs Jahre aufzubewahren, Beitragsunterlagen der Sozialversicherung bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das der letzten Betriebsprüfung folgt. Wer diese Bestände noch in Papierform führt, verliert genau in der Prüfungssituation Zeit. 

Der Ansatz erst scannen, dann automatisieren lässt sich im Jahreswechsel gut umsetzen, weil ohnehin ein sauberer Schnitt zwischen zwei Abrechnungsjahren entsteht.Sinnvoll ist es außerdem, den Zugriff auf die archivierten Bestände zu regeln. Eine Betriebsprüfung fragt gezielt einzelne Personalfälle ab, und ein Archiv ohne Suchfunktion erzeugt denselben Aufwand wie ein Aktenkeller.

Datenschutz beim Wechsel des Abrechnungsjahres

Der Jahreswechsel ist auch der natürliche Zeitpunkt für den Blick auf Berechtigungen und Löschfristen. Ausgeschiedene Beschäftigte behalten in vielen Systemen jahrelang aktive Datensätze, und Zugriffsrechte von Personen, die die Abteilung längst verlassen haben, bleiben bestehen. Eine praktikable Herangehensweise beschreiben diese fünf Schritte zu mehr Compliance im Unternehmen, die sich ohne großen Aufwand auf die Entgeltabrechnung übertragen lassen.

Besonders relevant ist der geregelte Austausch mit externen Stellen. Schnittstellen zum Steuerberater, Übermittlungen an Krankenkassen und Meldungen an Versorgungswerke laufen über verschiedene Wege, und jede dieser Verbindungen gehört einmal jährlich auf den Prüfstand.

Entgeltabrechnung: Eine Zeitschiene, die sich bewährt hat

• Oktober, Stammdatenabgleich, Vertragsprüfung bei Minijobs und Aufräumen der Personalakten. 
• November, Übernahme der beschlossenen Rechengrößen, Prüfung der Sachbezugswerte und Abstimmung mit der Buchhaltung.
• Dezember, ELStAM-Abruf, Testlauf der Januarabrechnung mit den neuen Werten und Rückstellungen für Resturlaub.
• Januar bis März, Meldefristen abarbeiten und die im Testlauf aufgefallenen Fälle nachziehen.

Der Aufwand verschiebt sich damit in Monate, in denen Personalabteilungen ohnehin ruhiger arbeiten. Wichtiger als die perfekte Checkliste ist die Entscheidung, im Oktober mit der Entgeltabrechnung zu beginnen statt im Januar zu reagieren.