ERP-System: Eine messbar höhere Prozesseffizienz erreichen

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Die Philipp Hafner GmbH bietet kundenindividuelle Lösungen im Bereich Fertigungsmesstechnik. Um bei der Projektabwicklung eine ähnliche Präzision wie auf Produktseite zu erzielen, implementierte der Mittelständler 2022 ein ERP-System mit Zuschnitt auf den Sondermaschinenbau.

Die Kernkompetenz des Familienbetriebs Philipp Hafner mit seinen 120 Beschäftigten liegt in der dimensionellen Messung eng tolerierter Werkstücke. Die hochpräzisen Messmaschinen kommen primär in der Automobilindustrie zum Einsatz. Gemessen werden Achs-, Lenkungs-, Getriebe- und Motorenteile sowie Felgen, Bremsscheiben und Teile für die E-Mobilität. Um bei der Projektabwicklung eine ähnlich hohe Präzision wie auf der Produktseite zu erzielen, sollte das vorhandene ERP-System abgelöst werden.

Den grundsätzlichen Ansatz der Philipp Hafner  beschreibt der kaufmännische Leiter Eckhard Rau als klassisch für den Maschinenbau: Während viele Hochpräzisionsteile selbst gefertigt werden, stammen diverse Komponenten wie Motoren und Steuerungstechnik von renommierten Industrieausrüstern und einige Fertigungsteile von Spezialbetrieben. Die Kunst bestehe darin, alle Bauteile optimal miteinander zu kombinieren und die eigene Expertise hinsichtlich des mechanischen Aufbaus, der Werkstoffauswahl sowie der softwareseitigen Verarbeitung der Messdaten einzubringen.  

Erste Überlegungen für ein neues ERP-System

Im Gegensatz zu dem hohen Produktniveau bestand hinsichtlich der Orchestrierung der eigenen Geschäftsprozesse sehr lange Nachholbedarf. Bereits 2008 gab es deshalb erste Überlegungen, ein durchgängiges ERP-System zu implementieren, allerdings hatte der Bau eines neuen Firmengebäudes zunächst Vorrang. 2015 erfolgte dann der Umzug an den neuen Standort. Mit Blick auf das daran anschließende ERP-Vorhaben kam dem zum Projektleiter ernannten Eckhard Rau zugute, dass im Zuge der Gebäudeplanung der gesamte Fertigungsdurchlauf strategisch komplett neu aufgesetzt worden war. Optimale Platzausnutzung, kurze Wege und sauber aufeinander abgestimmte Abläufe boten beste Voraussetzungen, um die äußerst heterogene Software-Landschaft nun ebenfalls auf ein solides Fundament setzen zu können.

Ablösung der isolierten Anwendungen

Dass viele Abläufe zuvor extrem papierlastig und manuell geprägt waren, lag in erster Linie an der Vielzahl dezentraler Einzelsysteme. „Der Plan war folglich, alle vorherigen Software-Inseln, bestehend aus verschiedensten Word-, Excel- und Access-Anwendungen, isolierten Systemen für die Buchhaltung, die Zeiterfassung, die Personalabrechnung und CRM sowie dem herstellerseitig nicht mehr gepflegten PPS-System, abzulösen. Sie sollten in einer Software zusammengeführt werden, um eine größtmögliche Digitalisierung der Prozesse zu erzielen“, bekräftigt der ERP-Verantwortliche. Als essenziell für die angestrebten integrierten Abläufe nennt er zudem die Automatisierung der CAD-Schnittstelle.

Die mit den Key Usern definierten prozessualen Kernanforderungen wurden an ca. zehn ERP-Anbieter versendet, die sich laut eigenen Aussagen im Umfeld der Unikatfertigung bewegen. Die Zahl potenzieller Kandidaten reduzierte sich jedoch schnell auf nur noch drei, weil bei den meisten weitreichende Anpassungen notwendig gewesen wären, um ihre jeweiligen Systemstandards für die Losgröße 1+ tauglich zu machen. Diesen Ansatz bewertet Eckhard Rau als äußerst kritisch: „Wer den Bau von Bohrmaschinen in Kleinserien abbilden kann, weiß noch lange nicht, was den Bau hochindividueller Messmaschinen ausmacht.“ 

Dabei gehe es eben nicht darum, die Stücklisten vorangegangener Aufträge zu duplizieren und darin einige Variationen vorzunehmen. Denn dass eine Anlage zweimal verkauft werde, geschehe bei Hafner nur in Ausnahmefällen. Die Regel sei vielmehr, dass jede Maschine mechanisch und elektrisch neu konstruiert werde, wobei viele Konstruktionsinhalte erst im fortlaufenden Fertigungsprozess entstehen und nach und nach unkompliziert ins ERP-System gebracht werden müssen. Da die letztlichen Ausprägungen der Maschinen meist erst weit nach Konstruktionsbeginn feststehen, war der Umgang mit dynamischen Produktstrukturen, die sich analog zum Projektfortschritt mitentwickeln, eines der zentralen Kriterien.

Flexible Informationsbereitstellung durch ERP-System

Das Rennen machte ams.erp von ams.Solution. Über die Stücklistenstrukturen und die Artikelverwaltung hinaus überzeugte das System die Key User vor allem mit seiner anpassungsfähigen Bedienbarkeit. „Neben den Funktionalitäten für eine bessere Projektabwicklung ging es vor allem um den Gesamteindruck und das Look & Feel“, sagt der ERP-Verantwortliche. Er verweist darauf, dass die meisten Key User nur die Arbeit mit einem weitgehend starren System gewohnt waren, weswegen sie viele der Features, die ein modernes ERP-System, gar nicht kannten. Mit Blick auf die zu erwartenden Arbeitserleichterungen seien sie von Beginn an hochmotiviert gewesen.

Dass ams.erp sogar die komplette Individualisierung der persönlichen Arbeitsbereiche erlaubt, sei dabei erst in den Schulungen klar geworden. „Bis dahin hatten wir gar nicht realisiert, wie flexibel die Anwender in der Bearbeitung ihrer täglichen Aufgaben sein werden. Viele Informationen lassen sich miteinander verketten und schnell auffinden. Das ist ziemlich einzigartig“, stellt Eckhard Rau fest. Der Projektleiter betont, dass diese Flexibilität nicht über aufwendige Programmieranpassungen erkauft werden musste. Das auch von den Consultants der ams.Solution ausgegebene Ziel, selbst speziellere Prozesse komplett im Software-Standard abzubilden, wurde erreicht.

Als einen der größten Nutzen von ams.erp nennt Eckhard Rau den Effizienzgewinn, der sich aus der durchgängigen Digitalisierung der geschäftlichen Kernabläufe und den dahinterstehenden Mengengerüsten ergibt. Sämtliche Informationen rund um Bedarfsanforderungen, Materialwirtschaft und Bestellungen werden direkt im System verarbeitet und müssen nicht mehr ausgedruckt und eingescannt werden. Ebenso werden eingehende Aufträge nicht mehr in Papierform mit handschriftlichen Vermerken weitergegeben. Vielmehr werden die empfangenen Mails samt den PDF-Dokumenten der Angebote automatisch im System hinterlegt und dokumentiert. Somit stehen allen Projektbeteiligten jederzeit sämtliche relevanten Informationen digital zur Verfügung.

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