Prozesslandschaft ERP-Systeme – Wandlung zur Prozesslandkarte für KI und Mensch

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Effizienz entscheidet heute über den Markterfolg – und KI gilt als Stellschraube. Doch klassische ERP-Systeme sind rein datenfokussiert: Das entscheidende Prozesswissen steckt nur in den Köpfen der Anwender. Damit KI wirklich entlastet, muss sich das ERP zur digitalen Prozesslandkarte verwandeln.

Das klassische ERP ist datenfokussiert: Anwender finden darin die Informationen, die sie für ihre täglichen Aufgaben benötigen, und verarbeiten diese in verschiedensten Masken und Ansichten. Wie genau diese Arbeitsschritte aussehen, ist in der Regel nicht im System, sondern in den Köpfen der User hinterlegt. In Zeiten zunehmender KI-Unterstützung ergibt sich daraus eine zentrale Herausforderung: Solange die KI keine Gedanken lesen kann, bleibt ihr das Prozesswissen verschlossen. Ein Status quo, der sich ändern muss: Als IT-Kern der Geschäftsabläufe darf das ERP nicht länger nur als Datenzentrale fungieren. Das ERP muss sich parallel weiterentwickeln zur digitalen Prozesslandkarte der Unternehmen.

Die Effizienz der täglichen Abläufe ist zum entscheidenden Erfolgsfaktor der heutigen Zeit geworden. In dem Maße, in dem die steigende internationale Konkurrenz nationale Preisniveaus unterbietet und die anhaltend volatile Wirtschaftslage Lieferketten und Absatzmärkte beeinträchtigt, gilt es für Unternehmen, flexibler, produktiver und wirtschaftlicher zu werden, um weiterhin erfolgreich am Markt zu bestehen. Die eigenen Kapazitäten zu erhöhen, indem Belegschaften aufgestockt und Teams erweitert werden, stellt dabei in der Praxis oft keine Option dar. Der Fachkräftemangel hält den Arbeitsmarkt weiterhin fest im Griff. Als einzige Stellschraube für mehr Effizienz bleibt dann nur die Technologie; in der heutigen Zeit konkret: künstliche Intelligenz.

Das Potenzial der intelligenten Technologie entwickelt sich in rasantem Tempo weiter. So ist sie bereits heute in der Lage, verschiedenste Aufgaben hochgradig automatisiert zu bearbeiten und damit im Idealfall ganze Prozessketten selbstständig zu übernehmen, etwa die vor- und nachgelagerten Prozessstufen eines Fertigungsablaufs. In einem solchen Szenario kümmert sich die KI um die Auftragsanlage im ERP-System, die Verfügbarkeitsprüfung des benötigten Materials, bei Bedarf die Bestellung von Nachschub sowie die Bestätigung von Auftrag und Liefertermin an den Kunden. Standardabläufe, durch die Mitarbeiter im Normalfall wertvolle Zeit durch monotone Klickarbeit verlieren. Übernimmt die KI den manuellen Aufwand, wird der Mensch zum Supervisor: Er überwacht und prüft die Arbeit der KI, gibt KI-Vorschläge frei und fällt Entscheidungen, die über das Kompetenzspektrum der KI hinausgehen.

Orientierungslose KI bremst ERP-Systeme

Ein solches KI-Szenario wird jedoch auf klassischem Weg nicht ohne weiteres Realität. Denn damit eine KI die ihr übertragenen Aufgaben tatsächlich in korrekter Weise bearbeiten kann, benötigt sie Prozesswissen: Welche Schritte sind in welcher Reihenfolge auszuführen, um die Aufgabe zu bearbeiten? Welche Daten müssen an welchem Prozessschritt zwingend vorliegen, damit der Ablauf weiter vorangehen kann? In der traditionell datengetriebenen Welt der ERP-Systeme ist dieses Wissen nur in den Köpfen der Anwender vorhanden. Dieses informelle Know-how zu formalisieren und der KI zu vermitteln, macht die Implementierung von KI-Automatisierungen bislang oft zu zeitaufwendigen Individualprojekten. Und der Aufwand wiederholt sich, sobald das nächste KI-Szenario realisiert werden soll. 

In Zeiten, in denen der Bedarf an Effizienzsteigerungen durch KI-Automatisierungen kontinuierlich steigt, ist ein Umdenken erforderlich. Es gilt, die Unternehmensprozesse generell in den Fokus zu rücken und bereits vorausschauend mit ihrer Dokumentation zu beginnen. Wer auf diese Weise eine digitale Landkarte seiner individuellen Abläufe entwickelt, schafft nicht nur die zentrale Grundlage dafür, dass beispielsweise KI-Agenten auf korrekte Art und Weise an Aufgaben mitarbeiten und damit für echte Entlastung sorgen. Eine digitale Prozesslandkarte ermöglicht es auch, KI bei Bedarf flexibel an beliebigen Stellen des Gesamtprozesses einzusetzen, ohne zuvor aufwendige Individualprojekte zur Implementierung zu starten.

Die Freiheit, zu wählen

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