Transformation der Lohn- und Gehaltabrechung Payroll: Nur vier Prozent der Unternehmen nutzen hierfür KI produktiv

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KI gilt als großer Hoffnungsträger für die Payroll. Doch selbst bei Unternehmen, die sie bereits nutzen, arbeiten nur vier Prozent produktiv und regelmäßig damit, zeigt eine aktuelle Studie von SPS Germany. Auch der wachsende Druck durch Regulierung, Kostenvorgaben und Fachkräftemangel wurde untersucht.

Viele Unternehmen setzen auf künstliche Intelligenz, um ihre Payroll effizienter, wirtschaftlicher und digitaler aufzustellen. In der Praxis beschränkt sich der Einsatz jedoch meist auf Pilotprojekte oder einzelne Anwendungsbereiche. Das zeigt eine Befragung von IW Consult im Auftrag von SPS Germany. Demnach nutzen 28 Prozent der befragten Großunternehmen KI in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Doch nur vier Prozent dieser Unternehmen arbeiten damit produktiv und regelmäßig. Untersucht wurde in der Studie, wie Unternehmen ihre Payroll heute organisieren, wo der größte Transformationsdruck besteht und welche Rolle KI, Cloud und Outsourcing dabei spielen.

Transformations-Treiber bei der Payroll

Die Erwartungen an KI in der Payroll sind hoch. 71 Prozent der befragten Unternehmen rechnen mit positiven Effekten bei Digitalisierung und Automatisierung. 45 Prozent sehen Potenzial im Umgang mit Compliance, Datenschutz und Regulierung. 40 Prozent versprechen sich Entlastung bei Kosten- und Effizienzdruck. Unternehmen, die KI bereits einsetzen, erwarten den größten operativen Nutzen bei Prozessüberwachung und Fehlererkennung, bei KI-gestützten Self-Services für Mitarbeitende sowie bei Prognosen. Damit wird KI vor allem dort als sinnvoll bewertet, wo Prozesse beschleunigt, standardisiert oder besser überwacht werden können.

Neben dem Thema KI wächst der strukturelle Druck auf die Entgeltabrechnung insgesamt. Als wichtigste Treiber der kommenden Jahre nennen die Unternehmen Digitalisierung und Automatisierung (64 Prozent), Compliance- und Regulierungsanforderungen (61 Prozent) sowie Kostendruck und Effizienzanforderungen (61 Prozent).

Payroll: Fehlende Grundlagen bremsen KI-Einsatz

Gleichzeitig zeigt die Studie, dass die Voraussetzungen für einen breiteren KI-Einsatz vielerorts noch fehlen. Rund drei von vier Unternehmen sehen Verbesserungsbedarf in ihrer Payroll-Organisation. Häufig genannt werden der Modernisierungsgrad der Systeme (48 Prozent), der Einsatz innovativer Technologien (45 Prozent) sowie die Qualitätssicherung (44 Prozent).

Auch bei Cloud-Lösungen fehlt vielen Unternehmen eine klare Richtung. 38 Prozent haben keine Strategie. Weitere 21 Prozent befinden sich in der Transformation oder planen die Migration in den kommenden Jahren. 29 Prozent nutzen bereits Cloud-Lösungen. 12 Prozent wollen weiterhin auf On-Premise-Systemen arbeiten. Dabei zeigt sich, dass Unternehmen mit Cloud-Lösungen deutlich seltener Modernisierungsbedarf bei ihren Systemen sehen (30 Prozent) als Unternehmen ohne Cloud-Lösung (58 Prozent).

Modernisierungsdruck trifft auf Personalmangel

Neben technologischen Themen wächst auch der personelle Druck. 51 Prozent der Unternehmen sehen den Wissensabfluss durch das Ausscheiden erfahrener Mitarbeitender als starken Veränderungstreiber. Payroll-Prozesse hängen oft noch stark am Wissen einzelner Fachkräfte.

Marianne Gause, Director Sales & Account Management Payroll Continental Europe bei SPS Germany GmbH, erklärt: „Viele Unternehmen sehen das Potenzial von KI, haben die Voraussetzungen für einen breiten Einsatz aber noch nicht geschaffen. Veraltete Systeme, wenig standardisierte Prozesse und unklare Cloud-Strategien verhindern, dass der Handlungsdruck konsequent in Transformation übersetzt wird.“

Outsourcing als Hebel für Transformation

Ein möglicher Lösungsweg ist die Auslagerung von Payroll-Prozessen an spezialisierte Dienstleister. Rund jedes vierte befragte Unternehmen nutzt Payroll-Outsourcing zumindest teilweise. Von diesen Unternehmen berichten 83 Prozent von deutlichen Verbesserungen in mindestens einem relevanten Bereich. Besonders häufig genannt werden Fortschritte beim Modernisierungsgrad der Systeme (52 Prozent), bei der Entlastung interner Fachkräfte (35 Prozent) sowie bei Qualitätssicherung und Standardisierung (je 30 Prozent).

Für die Studie „Von Compliance-Druck bis KI-Potenzial: Payroll-Outsourcing als Strategie für die Zukunft“ wurden von IW Consult im Auftrag von SPS Germany Verantwortliche aus den Finanz- und Personalabteilungen von rund 100 Unternehmen mit mehr als 1.700 Beschäftigten in Deutschland befragt.

Die SPS Holding AG mit Hauptsitz in Zürich bietet Enterprise Workplace Solutions für moderne Arbeitsplatzkonzepte. Die Angebote im Bereich Technology Business Solutions kombinieren Automatisierungstechnologien mit tiefgreifenden Prozess- und Branchenkenntnissen und einem weltweiten Talent Pool.

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