Automatisierung HR-Prozesse im Mittelstand: Mehr Effizienz in der Personalarbeit

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Digitale HR-Prozesse können mittelständische Unternehmen spürbar entlasten. Statt Personaldaten mehrfach zu erfassen, Dokumente zu mailen oder wiederkehrende Aufgaben manuell abzuarbeiten, lassen sich viele Abläufe zentral steuern und teilweise automatisieren.

Die Automatisierung der HR-Prozesse schafft Zeit für strategische Personalthemen. Gleichzeitig können Unternehmen Fehler reduzieren, Daten konsistenter verwalten und Mitarbeitern einen schnelleren Zugang zu wichtigen HR-Services ermöglichen. Der Handlungsbedarf ist längst erkannt. Laut einer Personio-Umfrage priorisieren 47 Prozent der befragten HR-Verantwortlichen Investitionen in KI- und Automatisierungstools. Entscheidend ist allerdings, dass Unternehmen nicht einfach einzelne analoge Arbeitsschritte durch neue Software ersetzen. Digitale HR-Prozesse entfalten ihren Nutzen insbesondere dann, wenn Daten ohne unnötige Medienbrüche durch zusammenhängende Abläufe fließen.

Welche HR-Prozesse eignen sich für die Digitalisierung?

Grundsätzlich lohnt sich die Digitalisierung vor allem bei Prozessen, die häufig auftreten, klaren Regeln folgen und regelmäßig dieselben Informationen benötigen. Im Personalwesen trifft das auf zahlreiche administrative Aufgaben zu.  Zu den typischen Einsatzfeldern der HR-Prozesse gehören Recruiting, Onboarding, Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung und Abwesenheits-Management.

Gerade beim Onboarding zeigt sich, welchen Unterschied ein durchgängiger Prozess machen kann. Daten eines neuen Mitarbeiters müssen häufig nicht nur in der Personalverwaltung vorliegen, sondern auch für IT-Zugänge, Arbeitsmittel, Zeiterfassung und weitere Systeme verfügbar sein. Sind diese Anwendungen miteinander verbunden, können relevante Informationen automatisch weitergegeben und einzelne Aufgaben unmittelbar ausgelöst werden.

Lohnabrechnung als zentraler digitaler HR-Prozess

Auch die Lohnabrechnung bietet erhebliches Digitalisierungspotenzial. Schließlich greifen hier zahlreiche Informationen ineinander, etwa Stammdaten, Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Entgeltbestandteile und steuerlich oder sozialversicherungsrechtlich relevante Angaben.Eine digitale Lösung kann dabei helfen, Daten strukturiert zusammenzuführen und wiederkehrende Arbeitsschritte effizienter abzuwickeln. Voraussetzung ist, dass die zugrunde liegenden Informationen korrekt gepflegt sind und sich relevante Vorsysteme sinnvoll anbinden lassen.

Gerade kleinere Unternehmen sollten dabei berücksichtigen, dass die Entgeltabrechnung mehr umfasst als die reine Berechnung des Nettolohns. Welche Angaben und Arbeitsschritte bei einer Lohnabrechnung eine Rolle spielen, zeigt ein ausführlicher Überblick von Lexware. Der entscheidende Vorteil eines digitalen Prozesses liegt auch hier nicht allein in der Software. Muss ein Mitarbeiter beispielsweise eine Änderung seiner Stammdaten nur einmal erfassen und steht diese anschließend in den relevanten Systemen zur Verfügung, sinkt der administrative Aufwand. Gleichzeitig reduziert sich das Risiko, dass unterschiedliche Datenstände parallel existieren.

Schnittstellen entscheiden über den Nutzen

Ein verbreitetes Problem besteht darin, dass Unternehmen ihre HR-Landschaft schrittweise erweitern. Eine Anwendung wie ELO verwaltet Bewerbungen, eine weitere erfasst Arbeitszeiten und ein anderes System übernimmt die Entgeltabrechnung. Jede einzelne Lösung kann ihre Aufgabe gut erfüllen. Fehlt jedoch eine saubere Verbindung zwischen den Systemen, entstehen neue manuelle Zwischenschritte.

Dann müssen Mitarbeiter Daten exportieren, Tabellen abgleichen oder Informationen mehrfach eingeben. Aus Digitalisierung entsteht auf diese Weise ein Flickenteppich, bei dem sich der erwartete Effizienzgewinn teilweise wieder auflöst. Nicht die Anzahl der eingesetzten Tools bei digitalen Unternehmensprozessen ist entscheidend, sondern die Qualität ihrer Verbindung. Mittelständische Unternehmen sollten deshalb bereits bei der Softwareauswahl prüfen, welche Schnittstellen vorhanden sind, wo die führenden Daten liegen und welche Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden müssen.

HR-Prozesse – erst prüfen, dann automatisieren

Nicht jeder bestehende Ablauf sollte unverändert digital abgebildet werden. Ein unnötig komplizierter Genehmigungsprozess bleibt auch dann kompliziert, wenn Formulare statt auf Papier in einer Software ausgefüllt werden. Vor der Einführung neuer Lösungen empfiehlt sich deshalb eine Prozessanalyse. Unternehmen sollten dabei insbesondere folgende Fragen prüfen:

• Welche Arbeitsschritte wiederholen sich regelmäßig? 
• Wo werden Daten mehrfach erfasst?
• An welchen Stellen entstehen Wartezeiten oder Rückfragen?
• Welche Aufgaben lassen sich klar standardisieren?
• Welche Systeme müssen Daten miteinander austauschen?
• Wo bleibt eine fachliche oder personelle Entscheidung weiterhin erforderlich?

Besonders interessant sind Prozesse mit hohem Volumen. Wenn eine Personalabteilung jeden Monat dieselben Informationen zusammenführt, regelmäßig identische Dokumente erstellt oder viele vergleichbare Freigaben bearbeitet, lässt sich durch Standardisierung meist mehr erreichen als bei selten auftretenden Sonderfällen.
Automatisierung bedeutet dabei nicht zwangsläufig eine vollständige Bearbeitung ohne menschliche Kontrolle. Digitale Workflows können beispielsweise Informationen erfassen, Aufgaben verteilen, Fristen überwachen und zuständige Mitarbeiter informieren, während eine relevante Entscheidung weiterhin beim Personalverantwortlichen liegt.

Datenschutz und Berechtigungen mitdenken

Personaldaten gehören zu den besonders sensiblen Unternehmensinformationen. Digitale HR-Prozesse benötigen deshalb ein klar definiertes Rollen- und Berechtigungskonzept. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche Daten. Gleichzeitig muss nachvollziehbar sein, welcher Benutzer Informationen ändern, Dokumente einsehen oder Entscheidungen freigeben darf. Dies spielt insbesondere dann eine Rolle, wenn mehrere Systeme miteinander verbunden sind und Daten automatisiert zwischen Anwendungen fließen.

Auch beim Offboarding ist eine konsequente Prozessgestaltung wichtig. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, müssen beispielsweise Zugriffsrechte rechtzeitig angepasst oder entzogen sein. Automatisierte Workflows können dabei unterstützen, dass entsprechende Aufgaben nicht ausschließlich von manuellen Erinnerungen abhängen. Bereits frühere HR-Projekte im Mittelstand setzten deshalb gezielt auf die Verbindung von Personalprozessen und Berechtigungsmanagement.

HR-Prozesse: Digitalisierung schrittweise aufbauen

Eine vollständige Transformation sämtlicher HR-Abläufe in einem einzigen Projekt ist für viele mittelständische Unternehmen weder erforderlich noch sinnvoll. Häufig bietet es sich an, zunächst einen klar abgegrenzten Prozess mit hohem administrativem Aufwand auszuwählen. Nach seiner Digitalisierung lassen sich Erfahrungen zu Datenqualität, Schnittstellen und Akzeptanz sammeln. Anschließend können weitere Prozesse folgen. Entscheidend ist, dass daraus langfristig eine zusammenhängende Prozesslandschaft entsteht und nicht lediglich eine immer größere Sammlung isolierter Anwendungen.