Digitale Verwaltung Verwaltung: Vom Software-Dschungel zu durchgängigen Lösungen

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Die Digitalisierung der deutschen Verwaltung wird seit Jahren diskutiert. Dabei geht es nicht nur um den Grad der Digitalisierung, sondern auch um die Vielzahl der eingesetzten Systeme. Folglich haben Sachbearbeiter Schwierigkeiten, im Software-Dschungel den Überblick zu behalten. Fünf Tipps, wie die Digitalisierung in der Verwaltung gelingen kann.

In deutschen Städten und Landkreisen sind oft in einer einzigen Verwaltung weit über 100 Fachverfahren, sprich Softwarelösungen, im Einsatz. Viele Anbieter derartiger Produkte sind eher klein, existieren seit vielen Jahrzehnten und befinden sich mitten in einem Generationswechsel. In diesem Kontext ist es nahezu unmöglich, größtenteils veraltete Technologien für neue Standards und Entwicklungen wie Cloud, Cyber Security oder KI weiterzuentwickeln.

Sachbearbeitern fällt es schwer, in diesem „Software-Dschungel” die Übersicht zu behalten. Häufig liegt die eigentliche Herausforderung jedoch eine Ebene höher: Es gibt strenge Auflagen und Regularien, die Software erfüllen muss, damit sie vor dem Hintergrund strenger Datenschutzanforderungen in hochregulierten Bereichen überhaupt eingesetzt werden darf.

Verwaltung: Implementierung einheitlicher Lösungen

Durch Kooperation mit den richtigen Partnern lassen sich dennoch einheitliche Lösungen implementieren, die mit den Anforderungen der Verwaltung wachsen und Mitarbeitenden sowie Nutzern den Arbeitsalltag erleichtern, ohne Sicherheitsrisiken einzugehen. Dabei lassen sich die Anforderungen des Onlinezugangsgesetztes (OZG) und der Datenschutzgrundverordnung ebenso erfüllen wie der Anspruch auf einfache Bedienbarkeit und Barrierefreiheit in der Software selbst. Auch der Einsatz von KI ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Folgende fünf Tipps zeigen, wie sich die Digitalisierung in Städten und Kommunen erfolgreich umsetzen lässt:

1. Datenhaltung in einer einheitlichen Plattform

Silodenken hemmt nicht nur die Innovationskraft von Unternehmen, sondern kann auch zu Problemen bei der Data Governance in der Verwaltung führen. Wenn jeder Fachbereich oder jede Abteilung eigene Lösungen einsetzt, wird dadurch die Kollaboration erschwert und unnötige Doppelstrukturen treiben die Kosten in die Höhe. Noch schwerer wiegt aber die Gefahr der Schatten-IT. Mitarbeitende, denen keine zeitgemäße Lösung von ihrer Dienststelle angeboten wird, können leicht auf die Idee kommen, nach Workarounds zu suchen und eigenmächtig Dienstleistungen zu nutzen, die nicht DSGVO-konform oder potenziell unsicher sind. Um dies zu verhindern, sollten sich die IT-Abteilungen öffentlicher Verwaltungen um einheitliche Plattformen kümmern, die dem Stand der Regulatorik entsprechen und für Mitarbeitende aller Bereiche einfach zugänglich sind.

2. Skalierbarkeit im Umfeld der Verwaltung bedenken

Auch im Verwaltungsumfeld ist die Digitalisierung nicht statisch, sondern eine dynamische Entwicklung. Verantwortliche sollten darauf achten, dass die Lösungen, für die sie sich entscheiden, mit zukünftigen Anforderungen mitwachsen können. Sollen weitere Prozesse digitalisiert oder gar automatisiert werden, muss dafür die notwendige Infrastruktur vorhanden sein – sowie Tools, die dies bei Bedarf auch den Mitarbeitenden ermöglichen, ohne dabei externe Dienstleister zurate zu ziehen. Unter dieser Prämisse sollte auch die Cloud in Städten und Kommunen kein rotes Tuch mehr sein. Inzwischen existieren Lösungen europäischer Anbieter, die vollständig innerhalb der EU gehostet werden, DSGVO-konform sowie sehr gut abgesichert sind und sich somit auch für sensiblere Daten eignen. Cloud-Lösungen bieten den Vorteil, dass sie sich im Bedarfsfall ganz einfach per Klick erweitern lassen.

3. Verwaltung: Digitale Bürgerportale fördern

Die Digitalisierung von Terminvereinbarungs- oder Antragsprozessen bietet sowohl für Bürger als auch für Mitarbeitende viele Vorteile. Für einige Vorgänge ist dadurch kein persönliches Erscheinen auf dem Amt und auch kein Postversand mehr notwendig. Sind dennoch In-Persona-Termine vorgesehen, können diese effizienter und kürzer gehalten werden, wenn Daten bereits im Vorfeld digital erfasst worden sind. Nicht zuletzt sind Behörden nach dem OZG dazu verpflichtet, Dienstleistungen in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen und so einerseits die Mitarbeitenden zu entlasten und zugleich die Servicequalität zu erhöhen. Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung sollten Verantwortliche auch darauf achten, dass diese mittels Programmierschnittstellen mit der internen Software-Landschaft des Hauses integrierbar ist. Nur so lassen sich komplette Antrags-Workflows vom Ausfüllen eines Online-Formulars bis zur internen Abwicklung wirklich nahtlos digitalisieren.

4. Auf Low Code und No Code setzen

In praktisch allen IT-Berufen fehlen Fachkräfte und auch Verwaltungen fragen sich, wie sie weitere Prozessautomatisierung trotz fehlender Ressourcen umsetzen können. No-Code-, bzw. Low-Code-Ansätze bieten auch für Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse die Möglichkeit, in die Prozessautomatisierung einzusteigen, indem sie intuitiv zu bedienende, grafische Oberflächen nutzen können. Dabei erwerben die Angestellten nebenbei zusätzlich neue Digital-Skills.

5. KI-Wissens-Bots in der Verwaltung nutzen

Viele Verwaltungen verfügen über einen enormen Wissensfundus, aus dem benötigte Informationen erst aufwendig extrahiert werden müssen. KI-Integration in Form von interaktiven Bots bietet die Chance, solche Abfragen zu automatisieren und erheblich zu beschleunigen. Ein spezialisierter Bot ermöglicht es Mitarbeitenden, in natürlicher Sprache Fragen an Datenbestände zu richten. Wichtig bei Überlegungen zum KI-Einsatz in regulierten Umgebungen ist allerdings, dass öffentliche Verwaltungen mit zertifizierten Anbietern zusammenarbeiten, die spezielle Modelle verwenden, die den europäischen Regularien entsprechen.

Elektronische Rechnungsstellung

E-Rechnung und ECM: Von der Pflicht zur Kür

Grundlegendes Ziel von Stadt- und Kreisverwaltungen sollte es sein, eine zentrale, standardisierte Plattform einzusetzen, statt weiterhin auf unzählige separate Softwarelösungen zu vertrauen, deren Interoperabilität oft nicht gewährleistet ist. Nur so lassen sich sukzessive Prozesse für alle Fachbereiche digitalisieren und automatisieren, vom ersten Kontakt zu Bürgerinnen und Bürgern bis hin zu digitalen Anträgen, der internen Verarbeitung und Umsetzung. Gleichzeitig wird damit die Grundlage für den datenschutzkonformen Einsatz von KI-Technologien geschaffen.