Enterprise Resource Planning Wie effizientes Datenmanagement mit dem richtigen ERP-System gelingt

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Die optimale Nutzung verschiedener Daten ist die Basis des Erfolgs im E-Commerce. Sie wollen erfasst, gepflegt, analysiert und weiterverwendet werden – für einen effizienten Betrieb heute und ein besseres Geschäft in der Zukunft. Mit dem richtigen ERP-System wird aus dem Datenchaos durch effizientes Datenmanagement ein Wettbewerbsvorteil: Dank einfacher Erfassung oder Integration, Automatisierung und zentraler Verwaltung.

Von Kundeninformationen, Transaktionsdaten, Bestellhistorien über Lager- und Bestandsdaten – der Handel sammelt, pflegt und nutzt unglaubliche Datenmengen. Die Verwaltung der Daten ist nicht nur essentiell für grundlegende Geschäftsprozesse, sondern fungiert auch als Katalysator für zukünftiges Wachstum – schließlich ermöglicht erst eine ganzheitliche Sicht auf alle Daten die Grundlage für datengetriebene Entscheidungen.

Große Datenmengen bergen großes Potenzial – und die Gefahr von Datenchaos

Die Datenquellen im E-Commerce sind vielfältig: Von Transaktionsdaten und Zahlungsinformationen über Logistik- und Lagerdaten, die den Bestandsstatus und Versandprozesse erfassen bis zu zentralen Unternehmenskennzahlen wie Umsatzrentabilität, Profitabilität, Umsatzentwicklung oder Margen. So wichtig und hilfreich diese Datenfülle ist, so herausfordernd ist deren Management. Je mehr Datenvolumen und -quellen zur Verfügung stehen, desto komplexer ist die Verwaltung. Veraltete oder nicht miteinander kompatible Datensysteme erschweren das Handling zusätzlich.

Ein integriertes ERP-System setzt hier an und erleichtert bzw. automatisiert den Umgang mit Daten im Tagesgeschäft und stellt die Zukunftsfähigkeit inklusive Wettbewerbsvorteile sicher – über die einzelnen Funktionalitäten von verschiedenen Insellösungen hinaus. Die umfassende Software zielt darauf ab, verschiedene Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu integrieren und zu optimieren. Das ERP-System dient hier als zentrales Werkzeug, in dem Geschäftsbereiche wie Einkauf, Lagerverwaltung, Auftragsmanagement, Buchhaltung und Kundenbeziehungsmanagement verbunden und verwaltet werden. Dadurch sichert ein ERP-System einen nahtlosen Informationsfluss zwischen verschiedenen Abteilungen, um Effizienz und Produktivität zu erhöhen. Es fungiert darüber hinaus als zentrale Datenbank, die eine einheitliche und konsistente Sicht auf alle Unternehmensdaten bietet.

Korrekte Datenerfassung als Basis für effizientes Datenmanagement

Die Basis für ein effizientes Datenmanagement im ERP-System liegt darin, Daten korrekt und vollständig zu erfassen und zu verarbeiten. Das ERP-System erleichtert die Erfassung und Integration von Daten aus verschiedenen Quellen, indem es leistungsstarke Schnittstellen und Integrationen mit Onlineshops, Marktplätzen sowie verschiedenen Versand- und Zahlungsdienstleistern anbietet. Somit können Daten nahtlos aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen aggregiert und ausgetauscht werden. Durch die zentrale Datenverwaltung in einer Single Source of Truth können zudem einheitliche Datenstrukturen und -Formate sichergestellt sowie Fehler bei der Datenpflege und -übertragung reduziert werden.

Automatisierte Datenverwaltung im ERP spart Zeit und vermeidet Fehler

Gleichzeitig bietet ein ERP-System verschiedene Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung der Datenverwaltung. So können Daten – wie beispielsweise Kundendaten oder Bestellungen direkt aus verschiedenen Quellen wie Onlineshops oder CRM-Systemen – in Echtzeit automatisiert erfasst und synchronisiert werden. Auch die Identifizierung und Bereinigung von doppelten oder fehlerhaften Daten kann automatisiert erfolgen – das stellt sicher, dass Datenbanken aktuell und verlässlich bleiben.

Über die reine Datenverwaltung hinaus bietet ein ERP viele weitere Automatisierungen in verschiedenen datenbasierten Geschäftsprozessen. Am Beispiel des Prozesses von Auftragserfassung bis zur Lieferung zeigt sich der Umfang: Bestellungen aus verschiedenen Kanälen können zunächst automatisiert erfasst werden, anschließend werden Lagerbestände zugewiesen und Versandetiketten erstellt. In der Lagerverwaltung bieten ERP-Systeme automatisierte Funktionen zur Überwachung der Bestände und zur Optimierung der Lagerauffüllung, um Überbestände zu vermeiden und die Effizienz des Lagerbetriebs zu erhöhen. Auch in der Buchhaltung, dem Customer Relationship Management und weiteren Unternehmensbereichen bereiten eine zentrale, effiziente Datenverwaltung und Lösungen zur Automatisierung den Weg, zeitaufwendige manuelle Prozesse zu reduzieren, Produktivität zu steigern und den Kundenservice zu verbessern.

Zentral, transparent und zielgerichtet: Datenanalyse im ERP

Je mehr Daten, umso schwieriger ist eine transparente Übersicht, aus der sich nicht nur das Tagesgeschäft effizient abwickeln lässt, sondern auch neue Potenziale deutlich werden. Hier liegt eines der größten Stärken eines modernen ERP-Systems: Ein klarer, transparenter Überblick über die Unternehmensprozesse und Bestände und sauber aufbereitete Daten zur Analyse. Das System bildet hierbei alle relevanten KPIs wie Umsätze, Rechnungen, Gutschriften, Aufträge und Bestellungen in Echtzeit ab und fasst diese strukturiert zusammen. Teils bieten ERP-Systeme dazu bereits vordefinierte Reports an, die die relevanten Metriken für das jeweilige Problem oder Geschäftsfeld darstellen. API-Anbindungen wiederum bieten die Option, eigene Berichte für spezifische Analyseanforderungen zu erstellen, Daten auf granularer Ebene zu analysieren und noch detaillierte Einblicke in verschiedene Geschäftsbereiche zu erhalten.

Effizientes Datenmanagement leicht gemacht

Durch den Einsatz eines ERP-Systems im E-Commerce wird effizientes Datenmanagement von einer Herausforderung zu einem strategischen Vorteil. Schon heute bringt effiziente Datenverwaltung und -nutzung weitreichende Wettbewerbsvorteile. Anbieter bauen die Funktionalitäten kontinuierlich aus, sodass künftig mit weiteren Funktionen zu rechnen ist, die helfen, die Leistung des Geschäfts im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen zu bewerten und Strategien entsprechend anzupassen.