Work-Management-Plattform Workflows: Effektive Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI

Anbieter zum Thema

d.velop AG

xSuite Group GmbH

Esker Software Entwicklungs-und Vertrieb

Asana hat die Einführung der Smart-Workflow-Galerie angekündigt. Die konfigurierbaren und KI-gestützten Workflows sollen Menschen und KI dabei helfen, die Arbeit schneller zu koordinieren und Best Practices auf das gesamte Unternehmen zu skalieren.

Asana, Anbieter einer Work-Management-Plattform für die Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI, führt jetzt die Smart-Workflow-Galerie ein. Die Lösung bietet vorgefertigte, KI-gestützte Workflows, mit denen Unternehmen die KI-Nutzung in alltäglichen Workflows skalieren und ihre Mitarbeiter dadurch noch produktiver machen können. Die Smart Workflows basieren auf den Best Practices Hunderter Unternehmen und sind ein Musterbeispiel für eine effektive Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI, das Führungskräften und Teams in den Bereichen Marketing, IT und Betrieb als Vorbild dient.

Bereitstellung von Smart Workflows aus der Galerie

Die Smart-Workflow-Galerie ist eine strategische Ergänzung zum AI Studio von Asana – einer Funktion, mit der Teams ohne Programmierkenntnisse KI-Workflows erstellen und bereitstellen können, um Arbeiten funktionsübergreifend zu koordinieren. Kunden können jetzt wählen, ob sie ihre Workflows neu erstellen oder einen vorgefertigten Workflow nutzen möchten. So können sie sofort mit KI starten. 

Ein Kreativteam kann beispielsweise innerhalb weniger Minuten einen Workflow aus der Galerie bereitstellen und mithilfe der KI neue Arbeitsanfragen überprüfen, Briefings auf ihre Vollständigkeit evaluieren und weitere Informationen sammeln, Hindernisse und sich überlappende Arbeiten markieren, Aufgaben priorisieren und vieles mehr. Dadurch werden die Mitarbeitenden von lästigen Arbeitsschritten entlastet, haben aber dennoch den Überblick und die Kontrolle über die KI und können den Workflow jederzeit anpassen.

Smart Workflows basieren auf dem Work-Graph-Datenmodell

Im Gegensatz zu allgemeinen KI-Assistenten basieren Smart Workflows auf dem proprietären Work-Graph-Datenmodell von Asana, bei dem der gesamte Verlauf aller Arbeiten im gesamten Unternehmen erfasst wird – also wer was bis wann wie und warum macht. Diese Struktur stellt sicher, dass Asana AI mit kontextueller Präzision agiert und klare Grenzen hat, auf welche Daten es zugreifen, welche Maßnahmen es treffen und wie es diese Handlungen ausführen darf. Dank der zahlreichen Integrationen kann die KI sogar auf Daten in externen Systemen zugreifen und Aktionen auslösen.

Laut einer Studie des Asana Work Innovation Lab schaffen es mehr als zwei Drittel der Unternehmen nicht, die KI abseits einiger weniger Geschäftsprozesse einzusetzen, während gleichzeitig mehr als die Hälfte der Zeit der Wissensarbeit für Aufgaben von geringem Wert verschwendet wird. Im Gegensatz dazu verzeichnen Unternehmen, die KI in Workflows integrieren und eine weitgehende Nutzung durch die Mitarbeitenden fördern, mit 43 % höherer Wahrscheinlichkeit einen gestiegenen Umsatz und mit 40 % höherer Wahrscheinlichkeit eine gestiegene Produktivität der Mitarbeitenden.

KI erhöht massiv die Produktivität der Mitarbeiter

Dustin Moskovitz, CEO und Mitbegründer von Asana, kommentiert: „Die KI hat ein enormes Potenzial, die Produktivität der Mitarbeitenden in nie dagewesene Höhen zu bringen, aber die meisten Unternehmen haben Schwierigkeiten, sie abseits isolierter Anwendungsbereiche auf Aufgabenebene einzuführen. Die Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitenden, sich selbst mit der KI-Einführung vertraut zu machen, haben aber keinen Plan, wie sie zum Erfolg gelangen können. Indem KI in vorhersehbare Workflows mit definierten Funktionen und entsprechender Aufsicht integriert wird, schaffen wir eine effektive Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI in großem Maßstab. Dies macht aus kleinen Teams wahre Kraftwerke mit den Fähigkeiten viel größerer Unternehmen.“

Die Smart-Workflow-Galerie und vorgefertigte Workflows werden stufenweise von Mai bis Juli 2025 eingeführt. Zuerst werden Workflows für die IT (Einführung neuer Mitarbeitender, Tickets, agile Planung), Marketing (Redaktionskalender, Kampagnenverwaltung, Kreativanfragen) und Operations (Strategische Planung, Arbeitserfassung, Zielverwaltung) eingeführt, anschließend folgen weitere Implementierungen je nach Kundenbedürfnissen.

Viessmann Group setzt auf KI-basierte Workflows

Die Viessmann Group, ein Anbieter von Heizungs- und Energiesystemen mit einem Umsatz von vier Milliarden Euro und 13.000 Mitarbeitern in 74 Ländern, nutzt Asana zur Koordination komplexer globaler Projekte und zur Transformation der digitalen Abläufe. „Die neuen KI-Lösungen von Asana transformieren Teams, indem sie KI nahtlos in die tägliche Arbeit integrieren. Dieser integrierte Ansatz steigert die Produktivität, optimiert die Koordination und hilft uns, Prioritäten effektiv zu setzen, wodurch wir unsere Impact im gesamten Unternehmen deutlich verbessern können“, fasst Alexander Pöllmann, Director IT & Digital bei der Viessmann Group, zusammen. 

Nancy Gohring, Senior Research Director, AI bei IDC, erläutert die Zusammenhänge: „Unternehmen, die KI erfolgreich einführen, erkennen und ermöglichen das richtige Gleichgewicht zwischen menschlicher Arbeit und Arbeit, die von der KI übernommen wird. Um diesen strategischen Ansatz zu unterstützen, benötigen Unternehmen Tools, die den Kontext ihres Unternehmens verstehen und die Komplexität beseitigen, die die Bereitstellung und Einführung von KI oft mit sich bringt. Wenn Unternehmen KI als natürliche Erweiterung der Arbeitsweise von Teams ermöglichen, werden sie Produktivitätssteigerungen und sinnvolle Geschäftsergebnisse erzielen.“

Workflows

Digitalisierung im HR: Zehnmal schnellere Workflows durch Low-Code