Cloud-Technologie und die Lohnabrechnung der Zukunft

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Die Lohnabrechnung, die früher ein zeitaufwendiger und komplexer Prozess für Unternehmen war, erfährt in jüngster Vergangenheit dank moderner Cloud-Technologie eine umfassende Revolution.

Die neuen und Cloud-basierten Lohnabrechnungs-Systeme bieten eine transformative Lösung, mit der die Lohnabrechnung deutlich flexibler und effizienter wird. Da sowohl Lohnprofis als auch Mitarbeiter quasi komplett ortsunabhängig auf die Daten zugreifen können, trägt diese Entwicklung dem wachsenden Homeoffice-Trend Rechnung. Selbstverständlich kommen dabei auch Fragen zum Datenschutz und den Herausforderungen bei der Umstellung auf die elektronische Entgeltbescheinigung auf.

Lohnabrechnung: Raus aus dem EDV-Datensilo

In der Vergangenheit war die Lohnabrechnung ein mühsamer Prozess, der eine beträchtliche Menge Zeit und Ressourcen in Anspruch nahm. Papierbasierte Dokumente, manuelle Dateneingabe und zeitraubende Berechnungen gehörten zum Arbeitsalltag der Lohnabrechnung. Mit dem Siegeszug der EDV änderte sich dies ein Stück weit, doch oft blieb es beim Einsatz als reines Hilfsmittel. Neuere Cloud-basierte Anwendungen setzen zu einem viel größeren Maß auf die Prozessautomatisierung, wodurch die Lohnbuchhaltungssoftware als Assistent agieren kann. So findet eine fortschreitende Abkehr von den starren Strukturen der Vergangenheit statt. Dadurch kann die digitale Transformation ihr eigentliches Potenzial endlich entfalten.

Die Geschwindigkeit, mit der diese Systeme Daten verarbeiten können, reduziert nicht nur den Zeitaufwand. Durch die vollautomatische Erfassung und Anpassung von Datensätzen minimiert sich auch das Risiko menschlicher Fehler. Bei der Nutzung von Cloud-Diensten wird die Anschaffung und Integration von teurer Hard- und Software in die bestehende Systemlandschaft weitestgehend überflüssig. Außerdem müssen sich insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen durch die Auslagerung weniger Sorgen um die Sicherheit der eigenen digitalen Infrastruktur machen.

Skalierung ohne teure Hardware-Upgrades

Zu den bemerkenswertesten Eigenschaften von Cloud-basierten Lohnabrechnungssystemen zählen ihre Skalierbarkeit sowie die umfassende Flexibilität. In einer Welt, die von ständigem Wandel und unvorhersehbaren Veränderungen geprägt ist, müssen Unternehmen sich möglichst schnell und flexibel anpassen können. Lokale EDV-Datensilos stoßen beispielsweise bei saisonal stark schwankenden Mitarbeiterzahlen schnell an ihre Grenzen oder sind unverhältnismäßig aufwendig zu pflegen.

An diesem Punkt kommen Cloud-Dienste ins Spiel. Diese erlauben in den meisten Fällen eine unkomplizierte Skalierung, während der Funktionsumfang derselbe bleibt. Lediglich die ausschlaggebenden Ressourcen werden bedarfsgerecht und in Echtzeit angepasst. Dies ist besonders bei einem sprunghaften Unternehmenswachstum, saisonalen Schwankungen oder der Einführung neuer Abteilungen nützlich. Die Lohnbuchhaltung wächst und schrumpft in diesen Fällen immer mit.

Zertifizierungen und Normen für mehr Datensicherheit

In einer Ära, in der Datenlecks ein großes wirtschaftliches Risiko darstellen, ist die Frage nach der Sicherheit von Daten in der Cloud besonders relevant. Die Speicherung sensibler Lohndaten außerhalb der unternehmenseigenen Infrastruktur kann berechtigte Bedenken hervorrufen. Doch Cloud-basierte Lohnabrechnungssysteme wurden entwickelt, um genau diese Sorgen zu adressieren und die Datenvertraulichkeit zu gewährleisten. Eine zentrale Säule der Cloud-Sicherheit ist die Verschlüsselung. Bevor Daten in die Cloud übertragen werden, findet eine Verschlüsselung nach aktuellen Standards statt, wodurch unautorisierte Dritte die Informationen nicht mitlesen können. Die Zustellung der Elektronischen Entgeltbescheinigung (EEL), erfolgt daher absolut vertraulich.

Um das Vertrauen in die Sicherheit von Cloud-Lohnabrechnungssystemen weiter zu stärken, unterliegen viele Anbieter strengen Sicherheitsaudits und Zertifizierungen. Die Einhaltung internationaler Sicherheitsnormen wie der ISO 27001 ist ein klares Indiz für die Einhaltung der Branchenstandards. Darüber hinaus sollte jedoch immer auch auf eine zusätzliche DEÜV-Zertifizierung geachtet werden.

Standortunabhängige Zusammenarbeit

Die Einführung von Cloud-basierten Lohnabrechnungssystemen hat nicht nur Auswirkungen auf die internen Prozessabläufe sowie die Datensicherheit, sondern auch auf die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und kommunizieren. Ein oft angeführter Vorteil ist, dass Cloud-basierte Systeme den Zugriff von jedem Ort aus und zu jeder Zeit ermöglichen. Früher war die Personalbuchhaltung in der Regel an das Büro gebunden – durch die Nutzung von Cloud-Diensten hat sich das geändert. Lohnbuchhalter, Personalabteilungen und Manager können nun von jedem Arbeitsplatz aus auf Lohndaten zugreifen, ganz gleich, ob sie am Büroschreibtisch oder im Zug sitzen. Dadurch gewinnen Geschäftsprozesse an Agilität, was ganz direkte Wettbewerbsvorteile bringen kann. Die neu gewonnene Mobilität erlaubt deshalb auch neue Formen der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen.

Herausforderungen bei der Umstellung der Lohnabrechnung

Obwohl die Cloud-basierte Personalbuchhaltung diverse Vorteile birgt, stellt sie viele Unternehmen auch vor Herausforderungen. Die Umstellung von physischen Entgeltbescheinigungen auf eine elektronische Form erfordert beispielsweise oft eine gewisse Eingewöhnungsphase. Außerdem die Unterrichtung von Mitarbeitern und der Personalabteilung. Damit die Vorteile von Cloud-Anwendungen und der EEL zum Tragen kommen, müssen alle involvierten Mitarbeiter das neue System und die geänderten Verfahrensweisen akzeptieren. Bei der elektronischen Übertragung und Speicherung von Lohndaten ist der Datenschutz von größter Bedeutung. Unternehmen müssen deshalb sicherstellen, dass die Vertraulichkeit der Daten mit entsprechenden Maßnahmen durch den Anbieter und die Firma selbst gewährleistet ist. In jedem Fall müssen Unternehmen die rechtlichen Mindestanforderungen erfüllen.