Studie zu Arbeitzsplätzen Digital Workplace: Technische Probleme verursachen Stress

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Laut einer neuen Umfrage von Hirschtec und Powell Software fühlen sich 42 Prozent der digital arbeitenden Beschäftigten in Deutschland, zumindest teilweise, vom Digital Workplace überfordert. Technische Probleme, ständige Updates und zu wenig Schulungen gehören zu den Stressfaktoren am Arbeitsplatz.

Ein moderner Digital Workplace ist erfolgsentscheidend für Unternehmen. 58 Prozent der digital arbeitenden Beschäftigten in Deutschland kann diesen offenbar auch bereits problemlos im Arbeitsalltag nutzen. Allerdings geben auch 18 Prozent an, sich oft vom digitalen Arbeitsplatz überfordert zu fühlen, ein Viertel empfindet dies zumindest teilweise so. Damit scheint der Digital Workplace bei rund 42 Prozent der digital arbeitenden Beschäftigten nicht sein volles Potenzial entfalten zu können. Das zeigt eine aktuelle repräsentative YouGov-Umfrage im Auftrag von Hirschtec und Powell Software. Befragt wurden insgesamt 504 Angestellte ohne Führungsverantwortung in Deutschland. Unter den Befragten arbeiten 392 teilweise oder vollständig digital. Auf diese Gruppe beziehen sich die dargestellten Ergebnisse.

Technische Probleme und Updates sind die größten Stressfaktoren

Dabei sagt rund die Hälfte der Befragten, dass technische Probleme und Ausfälle am meisten Stress verursachen. Dem folgen ständige Updates und Änderungen (31 Prozent) sowie ein Mangel an Schulungen und Unterstützung (25 Prozent). Für Unternehmen ist es daher essenziell, den Digital Workplace kontinuierlich zu warten, zu überwachen, weiterzuentwickeln und sicherzustellen, dass er stabil läuft. Zudem sollten sie genau überprüfen, welche Software-Updates oder -Änderungen sinnvoll für den Arbeitsalltag sind und anhand des Funktionsumfangs entscheiden, was Mitarbeitenden wann und wie kommuniziert wird und worin sie besonders geschult werden.

Digital Workplace: Mitarbeiter wünschen sich mehr Schulungen

Gefragt nach gewünschten Verbesserungen, sprechen sich 37 Prozent der Befragten für bessere Schulungen und mehr Unterstützung aus. Weitere 35 Prozent wünschen sich zur Stressreduktion eine einfachere Bedienung der Tools, beispielsweise bei Navigation und Suche. Gerade, weil Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams schnell zu einer überbordenden und unstrukturierten Inhaltsspeicherung einladen, ist es daher umso wichtiger, am digitalen Arbeitsplatz auf eine logische und schlanke Struktur zu setzen. Zudem gilt es für Inhalte passende Metadaten zu definieren, damit sie einfach gefunden werden. 29 Prozent der Befragten wünschen auch eine Reduzierung der genutzten Tools, sollten sich Unternehmen auf ihre wichtigsten Kerninstrumente beschränken und klare Anwendungsfälle für diese festlegen.

Ein Viertel der Beschäftigten fühlt sich nicht gut über KI informiert

Zwar sagen bereits insgesamt 42 Prozent der Befragten, dass sie sich schon recht gut über Künstliche Intelligenz informiert fühlen (gut informiert: 16 Prozent, einige Informationen vorhanden: 26 Prozent). Allerdings ist auch bei 28 Prozent das Gegenteil der Fall (nie vom Arbeitgeber über KI informiert worden: 13 Prozent, nicht genug Informationen vorhanden: 15 Prozent). Bei 27 Prozent der Befragten spielt KI am Arbeitsplatz (bisher) keine Rolle. Demnach scheint es Nachholbedarf bei Arbeitgebern zu geben, wenn es darum geht, KI-Tools bereitzustellen, über die Mehrwerte von KI und Automatisierung aufzuklären und somit Arbeitserleichterungen für die Mitarbeitenden zu schaffen.

Ältere Mitarbeiter wünschen sich mehr Unterstützung am Digital Workplace

Auffällig ist, dass sich Befragte im Alter von 45 Jahren und älter (43 Prozent) signifikant häufiger eine einfachere Bedienung digitaler Tools wünschen als 18- bis 44-Jährige (30 Prozent). Zudem wollen 44 Prozent der älteren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine bessere Schulung und Unterstützung. Nur ein Drittel der jüngeren wünscht dies. Umso wichtiger ist es, Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen gezielt auf die Bedürfnisse verschiedener Altersgruppen abzustimmen.

Khaled Thaler, Geschäftsführer der Hirschtec GmbH, erklärt: „In vielen Unternehmen scheint das Digital-Workplace-Potenzial noch nicht voll ausgeschöpft zu werden. Gerade in Zeiten von demografischem Wandel und Arbeitskräftemangel wird ein sicherer, intuitiv nutzbarer und auf die wichtigsten Kerninstrumente reduzierter Digital Workplace aber zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Zudem gilt es KI- und Automatisierungs-Tools bereitzustellen, damit Mitarbeitende von Routineaufgaben entlastet werden und wieder mehr Zeit für ihre Kernaufgaben haben.“

Magali Bressan, VP EMEA bei Powell Software, ergänzt: „Mitarbeiter sollen sich an ihrem Arbeitsplatz wohl und zufrieden fühlen – und nicht gestresst. Umso wichtiger ist es, die für sie relevanten digitalen Tools an einem zentralen Ort zusammenzuführen und so die Kommunikation und Zusammenarbeit für alle Mitarbeitenden zu vereinfachen. Dank KI und Automatisierung lassen sich heute zudem das Wissensmanagement und die Content-Erstellung deutlich intelligenter gestalten. So können z. B. Chatbots dabei helfen, personalisierte und relevante Antworten auf drängende Fragen der Mitarbeitenden zu geben.“

KI-Strategie

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Zur Methodik der Umfrage: Im Zeitraum vom 12. bis 19. März 2025 führte das Marktforschungsinstitut YouGov im Auftrag von Hirschtec und Powell eine Online-Befragung zum Thema „Digitale Überlastung und Wohlbefinden der Arbeitnehmern am Digital Workplace 2025“ unter 504 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern (ohne Führungsverantwortung) in Deutschland durch. Von den 504 Befragten arbeiten 392 teilweise oder gänzlich digital. Die dargestellten Ergebnisse beziehen sich daher ausschließlich auf die Gruppe der teils bzw. komplett digital Arbeitenden. 

Im Zuge der Online-Befragung wurden die Mitarbeiter danach befragt, ob sie sich vom Digital Workplace häufig eher überfordert fühlen, als dass er ihnen die Arbeit erleichtert. Zudem wurden sie gefragt, was für sie die größten Stressfaktoren bei der Nutzung digitaler Tools sind, welche Verbesserungen in ihren Augen am meisten zur Reduktion von digitalem Stress beitragen würden und inwiefern sie sich von ihrem Arbeitgeber ausreichend über verfügbare KI-Anwendungen/-Funktionen, die sie bei ihrer Arbeit unterstützen können, informiert fühlen.

Als Service Provider unterstützt Hirschtec Unternehmen bei der Gestaltung ihres Digital Workplace. Die Leistungen umfassen die Entwicklung des Big Pictures für den Digital Workplace, Einführung und Weiterentwicklung des Intranets, Mitarbeiter-Apps und digitale Arbeitsplätze auf Microsoft-365-Basis, Automatisierung von Arbeitsabläufen sowie die Unterstützung bei der Digital Leadership.

Powell Software ist Anbieter von Digital-Workplace-Lösungen, die die Zusammenarbeit in Unternehmen durch Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Mitarbeiterengagement optimiert. Die Intranet-Plattform bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die die interne Kommunikation erleichtert, das Wissensmanagement fördert und sich an die Mitarbeiterbedürfnisse anpasst.