Geschäftsprozesse Digitale Buchhaltung: Vorteile, Tipps und Risikomanagement

Anbieter zum Thema

d.velop AG

Kendox AG

xSuite Group GmbH

Ordner voller Rechnungen und Wände voller Aktenschränke könnten längst der Vergangenheit angehören, denn dank moderner Software für digitale Buchhaltung und dem gesetzlichen Rahmen können Unternehmen mittlerweile fast 100 Prozent der Anforderungen digital erledigen. Das spart nicht nur Papier und Lagerraum, sondern auch Arbeitszeit ein und ebnet so den Weg zu einem effizienten Betrieb.

Wer den Überblick über Aufträge und Rechnungen behalten möchte, kann eine moderne Buchhaltungssoftware verwenden und damit zahlreiche Prozesse automatisieren. So werden weniger Ressourcen für die Buchhaltung gebunden und es bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft. Gerade in kleinen Betrieben, in denen es keine oder nur eine sehr kleine Abteilung für die Buchhaltung gibt, sind solche Lösungen von Vorteil. Die Buchhaltungssoftware hilft beim Erstellen von rechtssicheren Rechnungen, macht es einfacher, Belege aufzufinden und ermöglicht die schnelle und effiziente Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. 

Erstellung von elektronischen Rechnungen

Rechtssichere Rechnungen müssen eine Reihe von Pflichtangaben enthalten, die es möglich machen, das leistende Unternehmen und den Leistungsempfänger eindeutig zu identifizieren. Natürlich sind Unternehmer stets selbst für die Einhaltung der Vorgaben verantwortlich, jedoch kann ein Programm für die digitale Buchhaltung bei der Erstellung von Rechnungen helfen und darauf hinweisen, wenn wichtige Pflichtangaben fehlen.  

Ferner eignet es sich hervorragend, um unveränderbare Rechnungen zu erstellen, die den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) entsprechen und infolgedessen von den Finanzämtern oder dem Betriebsprüfer anerkannt werden. Laut den GoBD muss die Buchhaltung vollständig und richtig sowie nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Besonders wichtig ist außerdem, dass die Buchungen zeitnah durchgeführt werden und Rechnungen sowie Buchungen unveränderbar sind oder Änderungen aufgrund von Fehlern klar und deutlich nachvollzogen werden können.

Digitale Buchhaltung: Auffindbarkeit von Belegen

Die Digitalisierung der Buchhaltung erleichtert darüber hinaus die Organisation in einem Betrieb, denn mithilfe der Programme lassen sich einzelne Belege schnell auffinden und zuordnen, sodass langes Wühlen in Aktenschränken nicht mehr nötig ist. Stattdessen kann einfach gezielt nach einer Belegnummer, einem Kunden oder einem Lieferanten gesucht werden und das System gibt die passenden Belege aus. 

Vereinfachtes Forderungsmanagement

Für die Liquidität eines Unternehmens ist es von großer Bedeutung, dass die Kunden die ausstehenden Forderungen schnell begleichen, sodass es nicht zu großen Defiziten kommt, die letztlich sogar zur Zahlungsunfähigkeit führen können. Bei der digitalen Buchführung fällt es sofort auf, wenn ein Kunde das Zahlungsziel nicht erreicht. So können zeitnah Erinnerungen und schließlich auch Mahnungen herausgeschickt werden. Dadurch passiert es auch nicht so schnell, dass Forderungen verjähren, weil der Buchhaltung zu spät auffällt, dass ein Kunde seine Rechnung nicht beglichen hat.

Reduzierung von Lagerfläche durch digitale Buchhaltung

Während früher zahlreiche Ordner über Zeiträume von zehn Jahren aufbewahrt werden mussten, können die notwendigen Dokumente heute digital gespeichert werden, sodass sie keinen Raum in der physischen Welt einnehmen und Unternehmen weniger Fläche anmieten müssen. Auch große Aktenschränke sind damit ein Relikt aus vergangenen Tagen, was einem freundlichen und minimalistischen Einrichtungskonzept im Büro und in den Besprechungsräumen zugutekommt. 

Vereinfachte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Noch vor wenigen Jahren schickten Unternehmen ihrem Steuerberater die notwendigen Unterlagen in einem Ordner zu, der dann nach einer Weile wieder zurück in den Betrieb wanderte. Diese sogenannten Pendelordner werden mit der Digitalisierung der Buchhaltung überflüssig, denn heute können die Belege einfach per Datev-Schnittstelle übermittelt werden, sodass der Steuerberater ebenfalls digital darauf zugreifen kann. Das vereinfacht nicht nur die Zusammenarbeit, sondern beschleunigt sie auch deutlich.

Digitale Buchhaltung: Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Unternehmen sind bisher nicht verpflichtet, vollständig auf die digitale Buchhaltung umzustellen, profitieren aber direkt mehrfach, wenn sie es tun. Hinzu kommt, dass die meisten Firmen digitale Rechnungen von Lieferanten erhalten, die sie dann gemäß der GoBD buchen und archivieren müssen.  

Somit ist es für viele Unternehmen ohnehin nicht vermeidbar, sich eine entsprechende Software zuzulegen. Im Zuge dessen können sie ihre eigene Buchhaltung ebenfalls umstellen und alle Prozesse einheitlich gestalten, sodass sich die internen Unternehmensabläufe optimieren lassen. Auch im Blick auf die Zukunft ist die Umstellung sinnvoll, denn schon ab dem 1.1.2025 sollen alle Rechnungen in elektronischer Form erstellt werden. Spätestens dann gehört die analoge Buchführung der Vergangenheit an.

Tipps zur Sicherheit bei der Erstellung von E-Rechnungen

So praktisch die digitale Buchhaltung ist, sie birgt auch Risiken. Die Gefahr, dass die gespeicherten Daten in die falschen Hände geraten, ist immer gegeben, sodass Unternehmen entsprechende Sicherheitsmaßnahmen treffen sollten:

• Um den unbefugten Zugriff von außen zu verhindern, sollte die Software mit einem sicheren Passwort geschützt werden und nur über die Zwei-Faktor-Authentifizierung zugänglich sein. 

• Die zuständigen Mitarbeiter sollten regelmäßig Software-Updates durchführen und darauf achten, dass alle Programme stets auf dem neuesten Stand sind, sodass Hacker keine bekannten Sicherheitslücken nutzen können.

•  Für den Versand von E-Rechnungen sollte unbedingt eine verschlüsselte Verbindung gewählt werden.

• Zugleich sollte darauf geachtet werden, dass nur die Personen im Unternehmen Zugriff auf die Rechnungen und die digitale Buchhaltung haben, die auch dafür zuständig sind und keine wichtigen Dokumente in unbefugte Hände fallen.

• Um die digitale Buchhaltung sowie andere digitalisierte Bereiche vor Hacker-Angriffen zu schützen, sollte für einen ausreichenden Schutzschirm wie zum Beispiel in Form einer Firewall gesorgt werden.

• Zusätzlich können regelmäßige Sicherheits-Audits durchgeführt werden, im Rahmen derer überprüft wird, wie angreifbar das System ist und wo Schwachstellen vorliegen.