Dokumentenmanagement: Erst scannen, dann automatisieren

Anbieter zum Thema

FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

d.velop AG

Kendox AG

Analoge Papierarchive blockieren Dokumentenmanagement-Projekte und KI-Workflows im Mittelstand. Warum die professionelle Dokumentendigitalisierung der entscheidende erste Schritt ist und wie er gelingt.

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen hat gerade eine moderne DMS-Lösung eingeführt, die KI-gestützten Workflows sind konfiguriert und das Team ist geschult. Und dann: Nichts läuft. Warum? Weil der relevante Bestand beim Dokumentenmanagement noch in Ordnern, Kartons und Aktenschränken schlummert. Nicht durchsuchbar, nicht integrierbar und für keine Software zugänglich.

Das Problem ist gut belegt: Laut einer von aktuellen Studie von Kyocera Document Solutions verbringen Büroangestellte in Deutschland täglich rund zwei Stunden mit Dokumentensuche und -ablage; in Buchhaltung und Verwaltung geben sogar 71 bzw. 64 Prozent der Befragten an, mehr als eine Stunde täglich allein für die Suche im Dokumentenmanagement aufzuwenden. Wer analoge Bestände hat, zahlt diesen Preis jeden Arbeitstag, bevor die eigentliche Arbeit überhaupt beginnt.

Digitale Transformation bedeutet für viele mittelständische Betriebe zunächst: Software kaufen. Dabei ist die eigentliche Vorbedingung für jeden digitalen Workflow eine vollständig digitalisierte Datenbasis. Dieser Artikel zeigt, wie Unternehmen diesen Schritt strukturiert und rechtssicher angehen und worauf es dabei wirklich ankommt.

Dokumentenmanagement: Was ein analoges Archiv kostet

Die Kosten eines nicht-digitalisierten Archivs erscheinen auf keiner einzelnen Rechnung. Sie verteilen sich über mehrere Kostenbereiche:

• Suchzeiten: Laut einer Statista-Umfrage im Auftrag von Kyocera Document Solutions verbringen 51 Prozent der deutschen Büroangestellten täglich über eine Stunde allein mit dem Suchen und Ablegen von Dokumenten – in Buchhaltung und Verwaltung sind es sogar 71 bzw. 64 Prozent. Hochgerechnet auf ein Jahr entspricht das mehreren Arbeitswochen pro Mitarbeiter, die im Verborgenen verschwinden.
• Lagerkosten: Physische Archive belegen Quadratmeter, die als Arbeitsfläche oder Lager genutzt werden könnten oder werden teuer in externen Archivdienstleistungen angemietet.
• Compliance-Risiken: Laut der Studie schätzen 57 Prozent der befragten Unternehmen, dass Aufbewahrungsfristen in ihrer Organisation nicht eingehalten werden. Das ist ein handfestes Haftungsrisiko.
• Blockierte KI- und DMS-Projekte: Jedes moderne Dokumentenmanagement-System und jeder KI-gestützte Workflow benötigt digitale Eingabedaten. Solange Bestände analog vorliegen, kann keine Software ihr Potenzial entfalten.

Dokumentenmanagement: Papierarchiv versus digitales Archiv – der direkte Vergleich:  

Wie funktioniert ein professionelle Dokumentenmanagement?

Professionelles Scannen ist weit mehr als das Durchschieben von Dokumenten durch einen Büroscanner. Wer einen externen Dienstleister beauftragt, sollte verstehen, woraus ein seriöser Prozess besteht und an welchen Stellen Qualität, Texterkennung und Rechtssicherheit entscheiden.

Schritt 1: Vorbereitung und Vorabsortierung

Vor dem eigentlichen Scanvorgang müssen Dokumente aufbereitet werden: Heftklammern und Bindestreifen entfernen, Seiten glätten, Trennblätter einlegen und eine Indizierungsstruktur festlegen. Dieser Schritt wird von vielen Unternehmen unterschätzt. Er entscheidet maßgeblich darüber, wie gut die digitalisierten Dokumente später auffindbar sind. Ein guter Dienstleister berät bereits in dieser Phase, welche Struktur für das jeweilige DMS sinnvoll ist.

Schritt 2: Hochauflösender Scan

Für die Lesbarkeit und spätere Verarbeitbarkeit ist die Scanauflösung entscheidend. Für Standarddokumente genügen in der Regel 200 bis 300 dpi; bei technischen Zeichnungen oder feinen Druckschriften empfehlen sich bis zu 600 dpi. Wichtig ist außerdem das Duplexverfahren, das beide Seiten eines Dokuments in der richtigen Reihenfolge erfasst. Je nach Anforderung werden Dokumente in Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß gescannt und als PDF-A, TIFF oder JPEG ausgegeben. Großformate wie Bauplaner und technische Zeichnungen erfordern spezialisierte Geräte. Nicht jeder Dienstleister deckt diesen Bereich ab.

Schritt 3: Texterkennung mit OCR und ICR

Das Herzstück der digitalen Nutzbarkeit ist die Texterkennung. Erst wenn ein gescanntes Dokument durchsuchbar ist, entfaltet es seinen Wert in einem DMS oder als Datenbasis für KI-Anwendungen.

Schritt 4: Datenschutz und Rechtssicherheit

Unternehmensdokumente enthalten sensible Daten: Verträge, Personalakten und Mandantenunterlagen. Der gesamte Digitalisierungsprozess muss daher den Anforderungen des BDSG sowie den steuerrechtlichen Vorgaben (GOBS/GoBIT, GDPdU) genügen. Achten Sie bei der Dienstleisterauswahl auf: klare Vertraulichkeitsverpflichtungen, einen dokumentierten und nachvollziehbaren Prozess sowie die Möglichkeit, den Fortschritt aktiv zu verfolgen. Ein seriöser Anbieter legt diesen Prozess transparent offen.

Schritt 5: Lieferung und DMS-Integration

Die digitalisierten Dokumente sollten in Formaten geliefert werden, die direkt in das bestehende DMS oder die Cloud-Lösung importierbar sind. Klären Sie vorab: Welches Format erwartet Ihre Software? Wie erfolgt die Übergabe (Download-Portal, Datenträger)? Und was passiert mit den Originalen: Rücksendung oder datenschutzkonforme Vernichtung mit Zertifikat? Letzteres ist für das sogenannte „ersetzende Scannen“ nach GoBD relevant.

Dokumentenmanagement: 4-Phasen-Plan für die Digitalisierung

Ein Digitalisierungsprojekt im Dokumentenmanagement muss den laufenden Betrieb nicht lähmen. Mit einem externen Dienstleister läuft es weitgehend im Hintergrund ab. Der folgende Zeitplan gilt als Orientierungswert; das tatsächliche Tempo hängt vom Dokumentenvolumen ab.