Kanzleien und Steuerberater: GoBD-konforme Mandantenakten

Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberatungen arbeiten mit jahrzehntelangen Papierarchiven. Mandantenakten, Korrespondenz und Vertragsdokumente müssen nicht nur auffindbar sein, sondern revisionssicher nach GoBD aufbewahrt werden.

Die besondere Herausforderung: Akten enthalten häufig handschriftliche Notizen und Randvermerke. ICR-Technologie ist hier entscheidend, da sie auch Handschrift digital durchsuchbar macht. Wer Akten digitalisiert und die Originale anschließend vernichtet („ersetzendes Scannen“), muss sicherstellen, dass der gesamte Prozess lückenlos dokumentiert ist, inklusive Vernichtungszertifikat,  um im Falle einer Betriebsprüfung den Nachweis führen zu können.

Worauf achten: BDSG-konforme Verarbeitung, ICR für Handschriften, PDF-A als Ausgabeformat für die Kanzleisoftware, dokumentierter Vernichtungsprozess.

Ingenieurbüros und Bauunternehmen: Pläne und technische Zeichnungen

Bau- und Ingenieurbüros haben es mit einem besonders heterogenen Bestand im Dokumentenmanagement zu tun: Neben Standard-A4-Dokumenten existieren technische Zeichnungen und Baupläne in Großformaten bis DIN A0 und darüber hinaus. Diese lassen sich nicht mit handelsüblichen Büroscannern erfassen.

Besonders relevant: Ältere technische Zeichnungen existieren häufig nur als Papieroriginal, sind aber für laufende Bauprojekte, Genehmigungsverfahren oder Gutachten unverzichtbar. Eine Digitalisierung schützt dieses Wissen vor Verlust durch Alterung, Feuer oder Wasserschäden.

Worauf achten: Auflösung von mindestens 400–600 dpi für feine technische Details, Unterstützung für Großformate bis 1 m Breite und darüber hinaus, optional: Vektorisierung für die Weiterverarbeitung in CAD-Systemen.

Buchhaltung und Verwaltung: Belege, Rechnungen und Aufbewahrungsfristen

Steuerrelevante Belege und Eingangsrechnungen unterliegen in Deutschland gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren. Laut einer KYOCERA-Studie schätzen 57 Prozent der befragten Unternehmen, dass diese Fristen in ihrer Organisation nicht eingehalten werden – ein erhebliches Haftungsrisiko.

Die gute Nachricht: Steuerrelevante Dokumente dürfen nach GoBD auch digital aufbewahrt werden, sofern sie unverändert, nachvollziehbar und lesbar sind. Ein strukturierter Digitalisierungsprozess mit revisionssicherer Archivierung erfüllt diese Anforderungen und macht Belege auf Knopfdruck in der Buchhaltungssoftware auffindbar.

Worauf achten: GoBD-konforme Archivierung, OCR für maschinelle Verarbeitbarkeit, direkter Import in Buchhaltungssoftware (DATEV, SAP, Lexware etc.) und klare Dokumentation des Gesamtprozesses für den Prüffall.

Dokumentenmanagement: Häufige Fragen zur Digitalisierung

Was kostet die professionelle Dokumentendigitalisierung?

Die Kosten hängen von mehreren Faktoren ab: Volumen (laufende Meter, Seitenanzahl), Formate (DIN A4 vs. Großformat), gewünschte Auflösung und Zusatzleistungen wie OCR-Texterkennung, Indexierung oder Aktenvernichtung. Seriöse Dienstleister erstellen auf Basis dieser Angaben ein individuelles Angebot. Als grobe Orientierung: Der Preis pro Seite liegt bei einfachen Dokumenten im Cent-Bereich; Großformate, ICR oder besondere Sicherheitsanforderungen erhöhen den Aufwand spürbar.

Wie sicher sind unsere Dokumente beim externen Dienstleister?

Das ist eine der wichtigsten Fragen überhaupt. Achten Sie auf: explizite Vertraulichkeitsverpflichtungen aller Mitarbeitenden, einen dokumentierten und nachvollziehbaren Prozessablauf, Konformität mit BDSG und GOBS/GoBIT sowie die Möglichkeit, den Fortschritt aktiv zu verfolgen. Fragen Sie gezielt nach dem Sicherheitskonzept: Ein guter Dienstleister legt dieses transparent offen.

Darf ich steuerrelevante Originaldokumente nach dem Scannen vernichten?

Unter bestimmten Voraussetzungen, ja. Das sogenannte ersetzende Scannen ist durch die GoBD grundsätzlich erlaubt. Entscheidend ist, dass der gesamte Prozess den GoBD-Anforderungen entspricht: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Lesbarkeit und eine lückenlose Verfahrensdokumentation. Für bestimmte Dokumente (z. B. notariell beglaubigte Urkunden) gilt das ausdrücklich nicht. Im Zweifel empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Steuerberater.

Welche Dateiformate sollte ich für die Archivierung wählen?

PDF-A (ISO 19005) ist das empfohlene Format für die Langzeitarchivierung: Es ist standardisiert, unabhängig von proprietärer Software und auf revisionssichere Aufbewahrung ausgelegt. TIFF eignet sich für hochqualitative Bildarchivierung, JPEG eher für unkritische Dokumente ohne Langzeitanforderung. Wichtig: Klären Sie vorab, welche Formate Ihr DMS importieren kann.

Werden auch Großformate wie Baupläne digitalisiert?

Nicht jeder Anbieter deckt diesen Bereich ab. Fragen Sie explizit nach. Für technische Zeichnungen und Baupläne bis DIN A0 und darüber hinaus sind Großformatscanner notwendig. Relevant ist zudem, ob eine anschließende Vektorisierung (für CAD-Weiterverarbeitung) angeboten wird. Die Auflösung sollte bei technischen Zeichnungen mindestens 400, besser 600 dpi betragen

Wie lange dauert ein Digitalisierungsprojekt?

Das hängt maßgeblich vom Volumen ab. Einige hundert Ordner lassen sich inklusive Vor- und Nachbereitung oft in sechs bis zehn Wochen abwickeln. Entscheidend ist, dass das Projekt den laufenden Betrieb nicht unterbricht. Ein guter Dienstleister koordiniert Abholung, Bearbeitung und Rückgabe so, dass Ihr Team kaum eingebunden werden muss.

Was ist bei der Dienstleisterauswahl besonders wichtig?

Neben Preis und Kapazität sollten Sie auf folgende Punkte achten: Nachgewiesene Erfahrung mit Ihren Dokumententypen und -formaten, transparenter Sicherheitsprozess (BDSG-Konformität, Vertraulichkeitsverpflichtungen), Referenzen oder Erfahrungsberichte aus vergleichbaren Projekten, klare Aussagen zum Umgang mit Originalen und ein verständlicher Vertragsrahmen. Eine kostenlose Erstberatung ist in der Branche üblich. Nutzen Sie sie, um den Anbieter einzuschätzen.