ECM-Suite als Integrationsplattform Enterprise Content Management: So gelingt die Punktlandung in Sachen Digitalisierung

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Nachhaltiges Wirtschaften, innovative Prozesse, Dekarbonisierung: Das sind die Ziele der Flughafen München GmbH (FMG) für eine zukunftssichere Ausrichtung. Hierfür ebnen unter anderem digitale interne Abläufe den Weg, für deren optimale Abbildung ein Enterprise Content Management-System als zentrale Informationsplattform sorgt – auch im Zusammenspiel mit SAP.

Der Flughafen München erfreut sich seit seiner Eröffnung im Jahr 1992 einer dynamischen Entwicklung und eines kontinuierlich wachsenden Passagieraufkommens. Der Konzern steht zu seiner gesellschaftlichen und umweltpolitischen Verantwortung und setzt sich für die Dekarbonisierung des Luftverkehrs ein. Im Sinne nachhaltigen Wirtschaftens gilt zudem die Digitalisierung der Geschäftsprozesse als Vorgabe für die einzelnen Geschäftsfelder. Im Zuge dessen fiel 2007 die Entscheidung, das bis dato genutzte Dokumentenmanagementsystem durch eine moderne und leistungsfähige Software für Enterprise-Content-Management (ECM) abzulösen. „Wir wollen in Europa bei digitalen Innovationen eine führende Rolle spielen und unsere Kunden erfolgreich an ihr Ziel bringen. Dazu gehört auch ein zukunftsfähiges Informationsmanagement“, erklärt Jan-Henrik Andersson, Geschäftsführer Commercial und Security bei der Flughafen München GmbH.

Digitalisierung als übergeordnete Leitlinie

Die FMG betreibt mit rund 8600 Mitarbeitern als „Full-Service-Operator“ den bayerischen Premium-Hub. Seit seiner Eröffnung gehört er zu den passagierstärksten Airports in Europa und ist ein wichtiges Luftverkehrsdrehkreuz von internationalem Rang. Im Zuge der Vorbildfunktion für nachhaltigen Luftverkehr beinhaltet die Konzernstrategie 2030 ökonomische, ökologische und soziale Zielsetzungen, um dem Anspruch in Richtung einer grünen Mobilitätsdrehscheibe gerecht zu werden. Konkret strebt die FMG bis 2030 C02-Neutralität an. Die genannten Ziele gelten für alle Geschäftsfelder. Zudem sind übergeordnete Leitlinien wie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen umzusetzen, um das Fluggasterlebnis stetig zu optimieren. Die ECM-Software sollte sich nahtlos mit Drittsystemen im Umfeld Enterprise-Resource-Planning (ERP), Computer-Aided-Design (CAD) sowie Microsoft Office verknüpfen lassen. Sie sollte skalierbar sowie modular erweiterbar sein, workflowbasiert arbeiten, Belege automatisiert erfassen und Informationen rechtskonform archivieren – ob Dokumente, Pläne, Handbücher, Bilder oder E-Mails. Überdies galt es, ein digitales Vertragsmanagement zum effizienten Managen der Ausschreibungsunterlagen zu ergänzen.

Enterprise Content Management ermöglicht standortübergreifenden Zugriff auf 20 Millionen Dokumente

Punkten konnte hier die ELO ECM Suite von ELO Digital Office. Gründe dafür waren neben der Solidität des Herstellers und seiner Eigentümerstruktur die intuitive Bedienerführung, modulare Ausbaufähigkeit und Skalierbarkeit. Außerdem die komfortable Integration in Drittsysteme und das überzeugende Preis-Leistungs-Verhältnis. Die ECM-Einführung übernahm ein erfahrener Business Partner, der zunächst die Basissoftware in verschiedenen Abteilungen implementieren sowie die Daten aus dem Altsystem migrieren sollte.

Rechtskonforme Archivierung und automatisierte Abläufe

Ende 2008 war die ECM-Suite in den Abteilungen Technische Dokumentation (Technik), Einkauf & Beschaffung, Finanzen & Controlling, Informationssysteme & Technologien, Personalabteilung sowie Rechtswesen startklar. Sie wird seither kontinuierlich aktualisiert und archiviert so Informationen sowie E-Mails rechtskonform. Zudem vereinfachen workflowbasierte Abläufe Freigabeprozesse. Von der Suite profitieren seit 2019 auch die acht Mitarbeiter, die den Betrieb des Personen-Transport-Systems (PTS) zwischen dem Terminal T2 und dessen Satelliten verwalten.

Das Enterprise Content Management-System hat das Datenvolumen dank Dublettenprüfung um rund ein Drittel reduziert. Die Mitarbeiter finden gewünschte Informationen auf Knopfdruck und sind – auch Behörden gegenüber – jederzeit auskunftsfähig. Alle Bearbeitungsschritte werden versioniert protokolliert. Ein Feed gewährleistet kurze Abstimmungen innerhalb des Teams und deren Dokumentation.

ECM-Suite als Integrationsplattform für medienbruchfreies Arbeiten

In einem zweiten Teilprojekt verknüpften die Digitalisierungsexperten mit Hilfe der zertifizierten Schnittstelle SAP Archive Link die ECM-Suite mit dem ERP-System SAP R/3. Die Buchhaltung erhält so über ihre führende SAP-Anwendung die gesamte ECM-Funktionalität, ohne SAP zu verlassen. Zusätzlich wurde die Suite über eigenprogrammierte Cockpits angebunden, um den Rechnungseingang zu automatisieren.

Die Technische Dokumentation ist als Dreigestirn aufgebaut: Die Unterlagen der technischen Anlagen wie z. B. Prüfprotokolle liegen im ECM-System. Von der Planfeststellung über Baugenehmigungen für rund 300 Gebäude bis hin zu allen Dokumentationen zu Gebäuden und Anlagen wie z. B. Aufzügen, Fahrtreppen oder Fahrsteigen. Diese Daten sind für den Betrieb der Anlagen, Wartungen, Instandhaltungen, Prüfungen, Umbauten und Systemerneuerungen erforderlich. Wartungsverträge und kaufmännische Daten werden dagegen in SAP und lagebezogene Daten im CAD-Informationssystem VisMan verwaltet. Eine ECM-CAD-Kopplung ermöglicht den medienbruchfreien Zugriff auf relevante Informationen.

Ausschreibungen digital managen und Informationen mobil verarbeiten dank Enterprise Content Management

Als öffentlicher Auftraggeber benötigte die FMG in der Konzernbeschaffung ein Vertragsmanagementsystem (VMS). Ziel war die strukturierte Ablage von Ausschreibungen sowie daraus entstehender Verträge und Nachträge. Über ein mit Hilfe der Entwicklungsplattform direkt in der ECM-Suite programmiertes VMS lassen sich Ausschreibungen workflowbasiert elektronisch verwalten. Es bildet den Ausschreibungsprozess exakt ab und trennt zwischen aktiven und schlussgerechneten Verträgen. Die seit Anfang 2022 in das VMS integrierte elektronische Signaturkomponente eSignature von DocuSign sorgt für rechtsverbindlich unterzeichnete Dokumente. Seit 2023 nutzt die Abteilung Real Estate die ECM-App, um die Anlagen außerhalb des Flughafenzauns mobil zu verwalten.

Digitale zeitsparende Prozesse verleihen Bayerns Premium-Hub Flügel

Heute arbeiten unternehmensweit rund 2800 Mitarbeiter mit der Enterprise Content Management-Lösung. Allen Berechtigten stehen Dokumente und Informationen jederzeit standortunabhängig zur gemeinsamen Bearbeitung zur Verfügung. Geschützte Informationen sind dabei zugriffsicher, auch im VMS. Personenbezogene Archive ließen sich auflösen und die Auffindbarkeit der Informationen dank der Volltextsuchfunktion sicherstellen. Dies spart Papier und schont die Umwelt. Realisieren ließ sich auch ein gesetzeskonformes Langzeitarchiv für Finanzunterlagen, um internen und externen Prüfungen zu genügen.