Remote Working: Wie Unternehmen das Arbeiten nach der Krise richtig organisieren

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Viele Unternehmen konnten die Corona-Krise nur dank kurzfristig organisiertem Homeoffice überleben. Jetzt müssen sie sich auf die Zeit nach der Krise vorbereiten und Remote Working richtig organisieren. Wie sich Unternehmen jetzt aufstellen sollten, erklärt Gastautor Sridhar Iyengar von Zoho.

Auf den rapiden Veränderungsdruck waren nur die wenigsten Unternehmen vorbereitet: Zwar hatten viele von ihnen bereits erste Erfahrungen mit Homeoffice gemacht, besonders für mittelständische Unternehmen galt das aber nur in Ausnahmefällen und nicht systematisch. Die Pandemie hat Tausenden von Unternehmen jedoch keine Alternative gelassen und sie innerhalb kürzester Zeit in das Modell des Remote Working gezwungen.

Weder die Organisationsstruktur noch die Arbeitsorganisation, die technische Infrastruktur oder die Mitarbeiter waren darauf vorbereitet. Statt stationärer Arbeitsplätze mussten plötzlich Homeoffice-Equipment und die dafür ausgelegte IT-Infrastruktur mit hochskalierbaren Servern und ausreichenden VPN-Verbindungen bereitgestellt werden.

Remote Working: Arbeitsorganisation und Firmenkultur anpassen

Wie der Krisenverlauf zeigt, reicht es aber nicht, nur die Hardware-Voraussetzungen für Remote Working zu schaffen. Es müssen auch die nötigen Software-Tools für Management, Kommunikation und Kollaboration zur Verfügung gestellt werden. Erfreulicherweise ist dafür ein breites Angebot an SaaS- und Cloud-Anwendungen verfügbar. Entsprechend schwer ist die Wahl der richtigen Lösung. Nachdem klar ist, dass Remote Working auch nach der Pandemie seinen festen Platz im Arbeitsplatz-Mix haben wird, ist es jetzt an der Zeit, das Unternehmen zukunftsfest aufzustellen.

Für die erfolgreiche Umsetzung von Remote Working müssen die Arbeitsorganisation angepasst, die Unternehmenskultur überdacht und die Fähigkeiten der Mitarbeiter, vom Homeoffice aus effizient für das Unternehmen zu arbeiten, geschult werden. Bei der systematischen Umstellung auf Remote-Arbeit gibt es demnach eine Vielzahl von Aufgaben zu lösen:

Technisches Verständnis entwickeln: Die eingesetzte Technologie sollte von allen verstanden werden. Das gilt insbesondere für die SaaS- und Cloud-Lösungen. Verantwortliche und Entscheider müssen sich mit den Unterschieden und den spezifischen Vor- und Nachteilen von Angeboten wie Infrastructure as a Service (IaaS), Software as a Service (SaaS) und Platform as a Service (PaaS) auseinandersetzen und die richtige Wahl für ihr Unternehmen treffen.

Komplexität vermeiden: Die Versuchung ist groß, sich bei der Umsetzung der Homeoffice-Strategie aus dem reichhaltigen Angebot an Software-Lösungen und -Tools zu bedienen. Unterschiedliche SaaS-Anwendungen für verschiedene Aufgaben, Workflows und Abteilungen werfen jedoch Probleme beim Management und der Interoperabilität der Applikationen auf. Dazu kommen die Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit über Team- oder Abteilungsgrenzen hinweg. Und auf der Management-Ebene wird die Datenanalyse für die Entscheidungsfindung erschwert, oder sogar unmöglich gemacht, wenn die benötigten Informationen in unterschiedlichsten Apps abgelegt sind.

Investitionen in die IT-Infrastruktur und Security

In Online-Ressourcen investieren: Zahlreiche Firmen und Mitarbeiter haben in den vergangenen Monaten erlebt, dass Homeoffice-Anwendungen, wie zum Beispiel Videokonferenz-Apps, abgestürzt sind. Das ist ein Beleg dafür, dass viele Unternehmen die Anforderungen an die für Remote Working notwendigen Leitungskapazitäten unterschätzt haben. Sowohl auf Server- als auch auf Client-Seite müssen ausreichende Bandbreiten vorhanden sein, um einen ausfallfreien Betrieb zu ermöglichen. Zusätzlich sollten sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter mit geeigneten Computern und Webcams ausgestattet sind. Alte Endgeräte mit beschränkter Performance behindern die effiziente und produktive vernetzte Zusammenarbeit.

Sicherheit nicht vergessen: Für Cyberkriminelle haben sich mit der raschen Verbreitung von Remote Working neue Angriffsfelder erschlossen. Ungesicherte Verbindungen und Geräte vereinfachen Attacken und Zugriffe auf wertvolle Unternehmensdaten. Auch bei der Auswahl eines Service Providers sind Sicherheitsaspekte essenziell. Ein wichtiges Kriterium ist dabei die Frage, ob der Provider Werbung auf seiner Seite schaltet. Ist das der Fall, dann ist davon auszugehen, dass Kundendaten für personalisierte Werbung genutzt werden und sie nicht nur in der eigenen Infrastruktur gespeichert sind, sondern auch bei den Ad-Service-Providern. Um Security- und Compliance-Vorgaben erfüllen zu können, sollten wichtige, unternehmenskritische Daten in einem eigenen Rechenzentrum gespeichert werden.

Online-Trainings aufsetzen: Menschen adaptieren neue Technologien unterschiedlich schnell. Daher ist es wichtig, alle Mitarbeiter in Training Sessions per Videokonferenz zu schulen, sodass sie neue Anwendungen möglichst rasch produktiv und sicher einsetzen können. Versierte Anwender sind besser gegen Cyberangriffe geschützt. Online-Ratgeber und Support Hotlines ergänzen die unterstützenden Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeiter.

Die in der Krise geforderten rapiden Veränderungen wirken sich auch auf die Firmenkultur aus. Mit einer Kombination aus technologischen Innovationen, neuen Formen der Arbeitsorganisation und unterstützenden Maßnahmen für die Mitarbeiter setzen Unternehmen die Maßstäbe für ein Krisenmanagement, dass auch in Nach-Corona-Zeiten die Wandlungs- und Wettbewerbsfähigkeit sichert. (sg)

Über den Autor: Sridhar Iyengar ist Geschäftsführer von Zoho Europe. Zoho bietet Business-Software mit mehr als 45 Anwendungen an, mit denen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse verwalten, digitalisieren und automatisieren können.

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