Rechnungseingang Buchhaltung: So gelang Carl Zauber Tiefbau die Digitalisierung

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Seit 1991 setzt die Carl Zauber Tiefbau Lösungen von HS Hamburger Software ein, um Buchhaltung, Kostenrechnung und den Rechnungseingang zu digitalisieren. Kürzlich hat das Bauunternehmen die digitale Rechnungseingangsverarbeitung und ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt.

In Berlin fällt das gelbe Logo der Carl Zauber Tiefbau GmbH an zahlreichen Baugruben und Kanalschächten ins Auge. Das 1921 von Carl Zauber und seinem Sohn in Berlin-Charlottenburg gegründete Unternehmen steht für Tradition, Qualität und Zuverlässigkeit im Tief- und Rohrleitungsbau. Mit über 100 Jahren Erfahrung und rund 150 Beschäftigten ist die Firma auch für die digitale Zukunft bestens gerüstet: Seit 1991 vertraut das Führungsteam auf Lösungen von HS Hamburger Software, um Buchhaltung, Kostenrechnung und Rechnungseingangsmanagement effizient zu digitalisieren und kontinuierlich zu optimieren.

„Dit is Berlin“ passt perfekt zur Carl Zauber Tiefbau GmbH. Der ursprüngliche Firmensitz in der Kiefholzstraße, direkt an der ehemaligen Berliner Mauer, wurde 2010 nach Schönefeld verlegt. Hier verfügt das Westberliner Traditionsunternehmen über moderne Büroräume, großzügige Lagerflächen und einen gut ausgestatteten Fuhrpark mit Baggern, Tiefladern und LKWs.

„Unsere Hauptkunden sind öffentliche Vergabestellen wie die Berliner Wasserbetriebe und die Tiefbauämter.Im Straßenbau arbeiten wir eng mit unserer Partnerfirma Paulus-Zauber Straßenbau GmbH zusammen, um ein umfassendes Leistungsangebot zu gewährleisten“, erläutert Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und kaufmännische Leiterin des Unternehmens. Die Zusammenarbeit in Arbeitsgemeinschaften (ARGE), in denen mehrere Firmen gemeinsam an einem Bauprojekt arbeiten und sich Aufgaben und Ressourcen teilen, bringt zusätzliche Anforderungen an die Buchhaltung mit sich.

Effiziente Buchhaltung mit maßgeschneiderter Software

Bereits seit 1991 setzt Carl Zauber auf die Finanzbuchhaltungs-Software von der HS - Hamburger Software. „Damals lief das System noch unter DOS auf IBM-Rechnern“, erinnert sich Branka Schwarzlow-Pecak, die seit 1988 im Unternehmen arbeitet. „Von Anfang an war es uns besonders wichtig, Kostenstellen und Kostenträger detailliert auswerten zu können.“ Zusammen mit dem langjährigen Softwareberater Lothar Jeck, einem Berliner Spezialisten für die Lösungen von HS - Hamburger Software, entwickelte sie maßgeschneiderte Tabellen und Funktionen, um die spezifischen Anforderungen des Bauunternehmens abzubilden.

„Da wir oft in Arbeitsgemeinschaften arbeiten, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die wiederum Rechnungen an den Auftraggeber weiterleitet. Das alles muss im Zahlungsverkehr korrekt abgewickelt werden“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak.

Hohe Anforderungen durch doppelte Rechnungsstellung

Die Komplexität dieser Abläufe zeigt sich besonders bei der Anwendung von §13b UStG, wonach Bauleistungen netto fakturiert werden müssen, während die ARGE die Leistungen brutto an den Endkunden weiterberechnet. Diese doppelte Rechnungsstellung stellt hohe Anforderungen an die Software. „Ohne eine Lösung wie HS wäre das kaum zu bewältigen. Ein kleines Zwischenprogramm, das Herr Jeck für uns entwickelt hat, hilft uns zudem bei der automatischen Umwandlung und Verarbeitung der Rechnungen“, berichtet die Finanzexpertin.

Lothar Jeck, der Carl Zauber seit vielen Jahren bei der Digitalisierung begleitet, erklärt: „Eine spezifische Herausforderung in diesem Unternehmen war die multiple Abwicklung von Rechnungen: Aus einer Ausgangsrechnung wird eine weitere Ausgangsrechnung sowie eine Eingangsrechnung, die sich auf verschiedene Mandanten auswirkt. Dank der individuell entwickelten Lösungen auf Basis von HS konnten wir diese Komplexität jedoch erfolgreich bewältigen.“ Lothar Jeck hebt außerdem hervor, wie wichtig durchgängige digitale Prozesse im Rechnungswesen für die Branche gerade angesichts des Fachkräftemangels sind. So würden Automatisierung und Digitalisierung die tägliche Verwaltung entlasten und Freiräume für andere wichtige Aufgaben schaffen.

Buchhaltung an aktuelle Anforderungen angepasst

Die Flexibilität der HS Finanzbuchhaltung ist für das Unternehmen seit jeher ein entscheidender Vorteil. „Anpassungen an den Standard der Software sind jederzeit möglich. Sobald ich weiß, was ich benötige, lässt sich das umsetzen und wir erhalten auch die nötige Unterstützung“, berichtet Branka Schwarzlow-Pecak. Diese Anpassungsfähigkeit erwies sich als besonders wertvoll in der Corona-Pandemie, als die Mehrwertsteuer von 19 Prozent auf 16 Prozent gesenkt wurde.

Wir erhalten auch Anzahlungen und müssen dann bei den Schlussrechnungen berücksichtigen, wann die Arbeiten abgeschlossen wurden. Die korrekte Buchung und Ausweisung der Mehrwertsteuer auf den Rechnungen war eine echte Herausforderung.

Branka Schwarzlow-Pecak

Nahtlose Workflows im Eingangsrechnungsmanagement

Kürzlich hat die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Zusammenarbeit mit Lothar Jeck und HS - Hamburger Software die digitale Rechnungseingangsverarbeitung und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt. Branka Schwarzlow-Pecak erläutert: „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter zur Prüfung und Unterschrift. Heute erfolgt alles digital und die Rechnungen werden direkt dem zuständigen Bauleiter zugeordnet. Das läuft fehlerfrei und wir haben jederzeit die Kontrolle über den Vorgang.“

Die Digitalisierung dieses Prozesses bringt weitere Vorteile mit sich: „Bauleiter, die häufig unterwegs sind oder mittags im Baucontainer sitzen, können nun jederzeit ihre Rechnungen digital prüfen und freigeben - auch im Homeoffice oder nach Feierabend“, ergänzt die Finanzleiterin. „Das erleichtert die Arbeit sowohl für die Bauleiter als auch für uns enorm.“ Ein weiterer Vorteil ist die transparente Nachverfolgbarkeit von Rechnungen. „Man sieht sofort, wer die Rechnung bereits bearbeitet hat und wo sie sich aktuell befindet. Dies beschleunigt den Rücklauf erheblich“, ist Branka Schwarzlow-Pecak überzeugt

E-Rechnung - Der nächste Schritt in der Digitalisierung

Auch in puncto E-Rechnung treibt die Carl Zauber Tiefbau GmbH die Digitalisierung voran. Allerdings gibt es noch Herausforderungen, wie Branka Schwarzlow-Pecak erläutert: „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte besteht ja nicht nur aus einer Rechnung, sondern enthält auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Diese umfangreichen Anhänge digital zu übermitteln, bleibt derzeit eine offene Frage.“ Lothar Jeck ergänzt: „Es wird entscheidend sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen. Das gilt neben dem Rechnungswesen insbesondere auch für den Bereich Personalwesen.“

Software als Problemlöser für die Buchhaltung

Branka Schwarzlow-Pecak erklärt, warum HS für die Carl Zauber Tiefbau GmbH unverzichtbar ist: „Die Software ist benutzerfreundlich und zuverlässig. Neue Mitarbeiter können sich schnell einarbeiten. Besonders schätze ich die Möglichkeit, Auswertungen individuell zu gestalten - ein entscheidender Vorteil in unserem Geschäftsfeld. So können wir beispielsweise Kostenstellen- und Kostenträgerrechnungen für unsere Baustellen mit spezifischen Zuschlägen erstellen und anpassen.“

Diese Flexibilität und Anpassungsfähigkeit haben dem Unternehmen eine Lösung ermöglicht, die den besonderen Anforderungen im Bauwesen gerecht wird. „Ohne die digitale Abbildung unserer Prozesse wäre die Fehlerquote höher und der Arbeitsaufwand erheblich größer“, so die Finanzexpertin. Für die Zukunft plant das Unternehmen, die Digitalisierung weiter voranzutreiben. Dabei bleiben Lothar Jeck und HS – Hamburger Software die bevorzugten Partner.

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